- Ostatnio jeden ze stałych klientów oburzony zadzwonił do prezesa firmy. Uraziła go formuła mejla służbowego, którego dostał od nowego pracownika. Podwładny zaczął korespondencję od zwrotu „Witam Panie Adamie”, a zakończył słowami „łączę pozdrowienia”. Przejrzeliśmy korespondencję innych osób i zauważyliśmy, że faktycznie mnóstwo w niej sformułowań „witam” i „pozdrawiam”.
Jak taktownie pisać pisma służbowe?
Bez wątpienia pracownicy mają problem z biznesowym savoir-vivrem. W korespondencji służbowej, w tym mejlowej, pełno jest błędów.
Często nieznana ani z widzenia, ani z wcześniejszej korespondencji osoba rozpoczyna wiadomość od słów „witam serdecznie”. – Tymczasem to wyniosłe i entuzjastyczne zawołanie jest zarezerwowane dla równoprawnych sobie osób w relacjach osobistych.
Może go też użyć jedynie osoba starsza wobec młodszej, wyższa rangą wobec podległej sobie – tłumaczy Marzena Raźniewska-Półkoszek, dyrektor generalna firmy szkoleniowo-doradczej Bomis w Poznaniu.
– Pani profesor może napisać do swojego studenta „Witam Panie Krzysztofie”. Odwzajemnienie tej formy przez pana Krzysztofa wobec kobiety będącej swoistym zwierzchnikiem żaka byłoby już dużym nietaktem – dodaje.
Jak zatem rozpoczynać oficjalne listy, od zwykłego „dzień dobry”? Marzena Raźniewska-Półkoszek jest temu przeciwna. – Ta forma jest zastrzeżona dla komunikacji ustnej. Każdy dobrze wychowany człowiek czuje w momencie odbioru tego pozdrowienia wewnętrzną potrzebę odwzajemnienia go również uprzejmym „dzień dobry”. Kartka papieru lub monitor komputera nie odbiorą tego powitania należycie – tłumaczy.
W ocenie Raźniewskiej-Półkoszek najbezpieczniejsza jest formuła grzecznościowa „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie”. Spełnia swoją rolę w korespondencji zarówno polsko-, jak i obcojęzycznej. A ewentualne próby urozmaicenia mogą skończyć się niefortunnie, np. pisemne powitanie „Drogi Panie Prezesie” jest co najmniej dwuznaczne, jeśli istotą komunikacji są pieniądze.
Kłopotliwe jest także kończenie pisma, najczęściej mejla. Powszechnie używa się zwrotu „pozdrawiam”. – W mejlu, którego treścią jest upomnienie się o zapłatę, udzielenie odpowiedzi klientowi na jego zastrzeżenia do produktu i usługi, wyrażenie żalu czy przeprosiny, popełniamy znów gafę, bezrefleksyjnie posługując się tym zawołaniem – zauważa dyrektor generalna Bomisu.
Neutralną, zawsze stosowną formułą kończenia wypowiedzi pisemnej jest zwrot „Z poważaniem” i dołączenie swojego imienia, nazwiska i pełnionej w organizacji funkcji.
Szef powinien szkolić swoich pracowników w zakresie służbowych reguł językowych. Wolno mu także spisać wewnętrzne zasady komunikacji, np. w formie instrukcji.
