- Prowadzimy firmę handlującą sprzętem komputerowym i oprogramowaniem. Świadczymy też usługi serwisowe w zakresie sprzętu komputerowego. Mamy bazę danych klientów, która służy wyłącznie przetwarzaniu informacji do celów obrotu handlowego i obsługi serwisowej, czyli do wystawiania faktur i rachunków.
W bazie przechowujemy adresy, telefony, imiona, nazwiska, nazwy firmy, NIP, REGON, numery kont bankowych, adresy www, adresy e-mail, opisy urządzeń i napraw. Nie jest ona wykorzystywana do innych celów. Nie służy też działalności marketingowej. Czy taka baza danych jest zwolniona z obowiązku rejestracji zbioru danych?
Tak. W każdym przypadku przetwarzania danych osobowych to ich administrator powinien dokonać oceny, czy ze względu na charakter przetwarzanych danych ich zbiór podlega obowiązkowi rejestracji, czy też jest z niego zwolniony na podstawie którejkolwiek z przesłanek wskazanych w art. 43 ust. 1 pkt 1 – 11 ustawy o ochronie danych osobowych.
Trzeba pamiętać, że zwolnienie zbioru z rejestracji jest możliwe tylko wtedy, gdy opisana w art. 43 ust. 1 ustawy przesłanka dotyczy wszystkich danych zawartych w tym zbiorze. Jeśli więc w ramach tworzonych zbiorów przetwarzane są, choćby incydentalnie, dane inne niż te wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy, to zbiór podlega wówczas obowiązkowi zgłoszenia do rejestracji.
Art. 43 ust. 1 pkt 8 ustawy o ochronie danych osobowych jednoznacznie określa, że z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych przetwarzanych wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej.
