Do rąk podwładnego lub upoważnionej osoby

Zasady wystawiania świadectw pracy określa kodeks pracy i rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm., dalej rozporządzenie).

Niezwłocznie i bez warunków

Według art. 97 § 1 kodeksu pracy w  związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca musi niezwłocznie wydać świadectwo pracy.

Zatem zasadą jest, że gdy dojdzie do rozwiązania stosunku pracy (np. poprzez wypowiedzenie angażu) lub wygaśnięcia (np. wskutek trzymiesięcznego tymczasowego aresztowania pracownika), należy wydać podwładnemu taki dokument.

Ponadto jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy na okres próbny, na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy, szef wydaje świadectwo obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich angaży, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszego z nich.

W takim wypadku pracodawca powinien to zrobić w dniu upływu 24 miesięcy, chyba że umowa rozwiąże się lub wygaśnie wcześniej.

Pracownik ma prawo w każdym czasie żądać wydania tego papieru w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdego z tych angaży lub dokumentu dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed  zgłoszeniem żądania wydania świadectwa. Pracodawca wystawia dokument w ciągu siedmiu dni od złożenia pisemnego wniosku pracownika (art. 97 § 1

1

–1

3

k.p.).

Szef nie może uzależniać wydania tego papieru od uprzedniego rozliczenia się z pracownikiem. Nie wolno mu więc zastrzec, że dokument zostanie wręczony wtedy, gdy podwładny zwróci np. narzędzia lub pokryje koszty szkolenia. Takie działanie pracodawcy byłoby bezprawne i narażałoby go na roszczenie odszkodowawcze pracownika.

Przykład

Pan Kacper rozwiązał angaż bez wypowiedzenia ze spółką X i zwrócił się o wydanie świadectwa pracy. Szef odmówił wydania go do czasu, aż pracownik zwróci mu koszty wyjazdu i pobytu na szkoleniu w Niemczech.

Na skutek braku świadectwa ze spółki X, starając się o pracę w spółdzielni Y, pan Kacper nie mógł wykazać, że ma dziesięcioletni staż jako informatyk i nie został z tego powodu przyjęty.

Wniósł więc powództwo do sądu, domagając się wydania świadectwa i zasądzenia odszkodowania. Sąd uwzględnił jego żądania, zobowiązał spółkę do wydania dokumentu oraz zasądził odszkodowanie na rzecz pana Kacpra.

Kto odbiera

Pracodawca powinien wydać świadectwo bezpośrednio pracownikowi albo upoważnionej przez niego osobie w dniu, w którym dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Nie ma natomiast podstaw, aby robić to wcześniej, np. w okresie wypowiedzenia. Byłoby to bowiem sprzeczne z § 2 ust. 1 rozporządzenia.

W czasie wymówienia mogą bowiem wystąpić różne zdarzenia, po których ślad powinien znaleźć się w świadectwie, np. pracownikowi zostanie udzielony urlop bezpłatny, co należy wykazać w tym dokumencie.

Jeżeli nie jest możliwe natychmiastowe wydanie dokumentu, szef nie później niż w ciągu siedmiu dni od ustania stosunku pracy przesyła je pracownikowi pocztą albo doręcza w inny sposób, np. przez innego zatrudnionego. Korzystając z poczty, warto zrobić to za potwierdzeniem odbioru, aby w razie sporu łatwo wykazać, kiedy dokument został doręczony.

Pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej, bez względu na to czy ten żądał wystawienia tego dokumentu. Nie może tłumaczyć swojego opóźnienia tym, że nikt się tego nie domagał.

Jeżeli pracownik nie zgłasza się po odbiór świadectwa ani nie informuje szefa o tym, w jaki sposób i gdzie je doręczyć, a ten nie zna jego aktualnego adresu, jest zwolniony z odpowiedzialności za jego niewydanie.

Dlatego że nastąpiło to z powodu naruszenia przez podwładnego wymogu współdziałania z pracodawcą. W takiej sytuacji dokument należy złożyć w aktach osobowych pracownika.

Po wyroku

Jeżeli sąd uzna, że rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy zatrudnionego było wadliwe, szef musi wydać nowe świadectwo zawierające informację, że rozwiązanie angażu nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

Również gdy sąd uwzględni powództwo podwładnego o sprostowanie tego dokumentu, firma niezwłocznie wystawia nowy, nie później niż w ciągu trzech dni od uprawomocnienia się wyroku. Obowiązki takie wynikają z § 5 ust. 2 i 4 rozporządzenia.

W aktach lub dla rodziny

Jeśli dochodzi do wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika (art. 63

1

§ 1 k.p.), szef sporządza świadectwo i włącza je do akt osobowych zmarłego. Jednak na wniosek członka jego rodziny oraz innej osoby będącej spadkobiercą musi wydać ten dokument.

Autor jest sędzią Sądu Okręgowego w Kielcach

Zobacz serwisy:

Dokumentacja pracownicza » Świadectwo pracy

Poradniki kadrowo-płacowe » Świadectwa pracy od 21 marca 2011 r.