Z podróżą służbową mamy do czynienia wtedy, gdy pracownik na polecenie pracodawcy wykonuje zawodowe obowiązki poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, lub poza stałym miejscem pracy. Tak stanowi art. 77
5
.
Przepis ten sam w sobie nie budzi większych wątpliwości. Pojawiają się one dopiero wtedy, gdy pracodawca zbyt szeroko określi miejsce pracy zatrudnionego, wpisując przykładowo, że jest to cały kraj.
Zmiana stanowiska
Kiedyś Główny Inspektorat Pracy twierdził, że miejsca pracy nie można określać tak szeroko, bo w istocie pozostaje ono nieokreślone i wtedy jest nim i tak siedziba pracodawcy - zobacz stanowisko GIP GNP-152/302-4560-274/07/PE.
Zmieniło się to jednak po uchwale Sądu Najwyższego podjętej w składzie siedmiu sędziów 19 listopada 2008 (II PZP 11/08) - czytaj więcej w artykule "Kierowca TIR nie ma prawa do diet".
Inspekcja uznała wówczas, że cały kraj może być miejscem pracy, jeśli uzasadnia to jej charakter (zobacz stanowisko GIP wydane na prośbę redakcji „Rz” i nadesłane 13 lipca 2010, GPP-364-4560-51-1/10/PE/RP). Teraz pracujący każdego dnia gdzie indziej (np. przedstawiciele handlowi, akwizytorzy czy serwisanci) mogą mieć miejsce pracy na terenie całego kraju. Nie dotyczy to jednak osób, które część obowiązków wykonują w siedzibie zakładu.
Skoro jesteśmy przy zawodach mobilnych, to zastanówmy się, w którym dokładnie momencie delegacja się rozpoczyna. Wyobraźmy sobie, że miejscem pracy przedstawiciela handlowego jest teren województwa mazowieckiego. W środę wyjeżdża do Krakowa. Kiedy rozpoczyna podróż służbową: z chwilą przekroczenia województwa mazowieckiego czy wyjeżdżając spod siedziby firmy?
Zdaniem GIP w chwili przekroczenia województwa. Dlatego kadrowe powinny wymagać od podróżującego, aby precyzyjnie określił jego datę i godzinę, w obie strony. W ten tylko sposób będą mogły rozliczyć prawidłowo świadczenia związane z delegacją. Podobnie jest z delegacją zagraniczną, gdy przykładowo miejscem pracy jest cała Polska.
Wówczas odcinek dojazdu do granicy nie jest częścią podróży służbowej. W tym zakresie GIP uznał, że czas zagranicznej podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju.
Jaki czas pracy
Skoro już wiemy, kiedy do podróży służbowej dochodzi, to zobaczmy, czy cały jej okres trzeba zaliczyć do czasu pracy. Wygląda to tak: podróż służbowa składa się co do zasady z dwóch etapów. Pierwszy to czas dojazdów do celu podróży i z powrotem, a drugi – okres wykonywania zadań zleconych przez pracodawcę.
Tu pojawia się wątpliwość, czy takie dojazdy to czas pracy. Kodeks pracy tego nie reguluje, ale w doktrynie przyjmuje się, że bez względu na rodzaj delegacji (krajowa, zagraniczna) przejazd w podróży służbowej można zaliczyć do czasu pracy tylko wtedy, gdy
- w jego trakcie pracownik wykonuje zadania zlecone przez pracodawcę; przykładowo jedzie pociągiem i na laptopie opracowuje raport dla firmy albo
- odbywa się ona w godzinach pracy.
Potwierdza to Sąd Najwyższy. W wyroku z 27 października 1981 (I PR 85/81)
uznał bowiem, że czas dojazdu i powrotu w ramach odbywania podróży służbowej nie jest czasem pracy, o ile podróż służbowa nie odbywa się w czasie pracy wynikającym z harmonogramu.
Zwracam uwagę, że w praktyce w zakresie czasu pracy rozbieżności mogą się pojawić w delegacjach zagranicznych. Wynikają one z różnic w układzie świąt i dni roboczych oraz tego że zatrudniony wykonuje pracę na podstawie harmonogramu ułożonego według polskiego czasu pracy. Jeżeli przykładowo w Iraku piątek jest dniem wolnym, to prawdopodobnie z tego powodu przebywający w delegacji nic na miejscu nie załatwi.
W związku z tym z przyczyn od siebie niezależnych nie wykona w tym dniu służbowych obowiązków. Wtedy za ten czas wolno mu zapłacić wynagrodzenie liczone według osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli takiego składnika brakuje, to 60 proc. wynagrodzenia (art. 81 k.p., tzw. wynagrodzenie przestojowe).
Pracodawcy wysyłający w podróż służbową pytają często, co zrobić, aby uniknąć rozbieżności w dniach roboczych w trakcie zagranicznej delegacji. Najlepiej przed takim wyjazdem zmienić harmonogram czasu pracy. Taka praktyka jest dozwolona wyjątkowo, ale opisywana sytuacja kwalifikuje się do takich odstępstw.
Kombinowanie nie popłaca
Wróćmy teraz do powiązanego ściśle z podróżą służbową miejsca pracy. Alarmowaliśmy swego czasu, że widząc zielone światło od inspekcji pracy, pracodawcy chętnie zmieniają to miejsce na całą Polskę.
Robią to celowo, bo chcą w ten sposób uniknąć płacenia diet. Szybko jednak otwierają oczy ze zdziwienia, gdy zatrudnieni wyciągają rękę po dodatki za nadgodziny. Niejednokrotnie po ich wypłacie okazuje się, że zbyt szerokie określenie miejsca pracy to skórka za wyprawkę. Pozorne oszczędności obrazują przykłady.
Co korzystniejsze
Drożej z nadliczbówkami
Taniej z dietami
ZASADA 1.
Zatrudniony mający miejsce pracy w całym kraju nie jeździ w krajowe podróże służbowe. Bez względu na odległość porusza się po terenie wykonywania służbowych obowiązków. Dlatego nie ma prawa do diet.
ZASADA 2.
Jeżeli czas poświęcony na podróż przekracza co do zasady 8-godzinną dobową albo 40-godzinną przeciętną tygodniową normę czasu pracy, to zatrudnionemu, w zależności od tego kiedy nadgodziny wystąpią (w ciągu dnia roboczego czy w dniu wolnym od pracy), przysługują prócz normalnego wynagrodzenia 50- bądź 100-proc. dodatki albo czas wolny bądź niekiedy cały dodatkowy dzień wolny.
Przykład
Pan Karol wdraża systemy komputerowe. Część obowiązków wykonuje w Warszawie, a część w różnych częściach kraju. Mimo
to miejsce pracy ma w całej Polsce. W poniedziałek 18 kwietnia 2011 wyjechał poza Warszawę. W sumie przejechał 300 km,
a wyjazd trwał jeden dzień. Rozpoczął się o 6 rano, a zakończył
o 22. Od 6 do 9 jechał samochodem, od 9 do 16 pracował, a od 16 do 22 znowu jechał samochodem. Powrót trwał dwa razy dłużej, bo z powodu wypadku zamknięto drogę. Z grafiku czasu pracy wynika, że pan Karol pracuje od 8 do 16. Zarabia 3000 zł.
W dniu podróży przepracował osiem nadgodzin dobowych.
Zarówno wdrażanie systemów komputerowych, jak i przejazdy
stanowią normalne obowiązki pracownicze. Dlatego za nadgodziny przysługuje mu 236,14 zł, w tym 150 zł normalnego wynagrodzenia (NW) oraz 84,41 zł dodatków z tytułu nadgodzin (D) i 1,73 zł za jedną godzinę pracy w nocy. Obliczyliśmy to tak.
NW 3000 zł : 160 godzin = 18,75 zł x 8 godzin = 150 zł
D 3000 zł : 160 godzin = 18,75 zł x 50 proc. = 9,38 zł x 7 nadgodzin dobowych przypadających w ciągu dnia = 65,66 zł
D 3000 zł : 160 godzin = 18,75 zł x 1 nadgodzina przypadająca
w porze nocnej (między 21 a 22) = 18,75 zł
dodatek za pracę w nocy 1,73 zł [(1386 zł : 160 godzin) x 20 proc.]
ZASADA 1.
Gdy zatrudniony ma miejsce pracy w Warszawie,
to każdy jego wyjazd poza nią jest podróżą służbową, za którą
przysługują diety liczone na podstawie
.
ZASADA 2.
Podróż służbową zaliczamy do czasu pracy, gdy
- odbywa się w godzinach pracy bądź
- zatrudniony, na polecenie pracodawcy, wykonuje jej w trakcie pracę.
Przykład
Wyobraźmy sobie, że pan Karol z przykładu obok ma miejsce pracy w Warszawie, i policzmy, ile by dostał razem z dietami.
Te ostatnie wynoszą 23 zł. Natomiast z tytułu pracy nadliczbowej nie należy mu się nic, bo czas dojazdu nie stanowił nadgodzin.
W stosunku do pana Karola pracodawca zaoszczędził 213,14 zł.
PODSUMOWANIE:
Zbyt ogólne określenie miejsca pracy nie zawsze się opłaca. Wynika to z tego, że klasyczna podróż służbowa
nie zawsze jest czasem pracy. Za ten spędzony za kierownicą, w pociągu, autobusie czy samolocie nie trzeba płacić, gdy nie jest to dla zatrudnionego harmonogramowy czas pracy. Inaczej, gdyby zatrudniony nie przebywał w klasycznej podróży służbowej. Wtedy pracowałby w nadgodzinach. Przy mobilnych zawodach trudno to skontrolować. Dlatego w takich sytuacjach najlepiej określić stały ryczał.
Co prawda przepisy nie precyzują, jak tego dokonać, ale eksperci radzą, by określić średnią z kilku ostatnich miesięcy. Pamiętajmy,
że przy ryczałcie nie trzeba prowadzić ewidencji godzin pracy.
Inaczej u kierowców
Odrębnie trzeba potraktować podróże służbowe kierowców. Jeszcze ponad rok temu ich prawo do diet z tytułu tych podróży budziło wiele kontrowersji. W uchwale siedmiu sędziów z 19 listopada 2008 (II PZP 11/08) SN uznał, że kierowcy i inni pracownicy mobilni nie pozostają w podróży służbowej, bo
- ich faktyczne miejsce pracy stanowi obszar, na którym wykonują zadania pracownicze, i
- ich podróże nie mają cech incydentalności, a to oznacza, że nie różnią się niczym od codziennej pracy.
W związku z tym wypłacane kierowcom diety powinny zostać uznane za składnik wynagrodzenia, od którego należy odprowadzić zaliczki na podatek dochodowy i składki ZUS.
Od 3 kwietnia 2010 problemu już nie ma. Obowiązuje bowiem nowa definicja podróży służbowej kierowców, a wraz z nią zasada, że u kierowców miejsce świadczenia pracy (np. województwo, Polska, obszar Unii Europejskiej) schodzi na dalszy plan.
Kierowca rozpoczyna podróż służbową z chwilą wyjazdu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba, oddział, przedstawicielstwo lub filia pracodawcy.
Tak samo jak inni pracownicy ma prawo do należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem zadania służbowego, obliczone na zasadach określonych w art. 77
5
§ 3 – 5 k.p. Tak stanowi
ustawa z 16 kwietnia 2004 o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879 ze zm.)
.
Komentuje Patrycja Zawirska, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy
Jeżeli w trakcie jednego wyjazdu zatrudniony porusza się zarówno po obszarze kraju, jak i poza jego granicami, najwłaściwszym rozwiązaniem wydaje się zsumowanie czasu takiej delegacji. Innymi słowy dla celów ustalenia okresu trwania podróży służbowej należy zsumować czas spędzony w kraju i za granicą.
Rozbijanie takiej delegacji na trzy odrębne (dwie krajowe i jedną zagraniczną) mogłoby okazać się krzywdzące dla pracownika. Przykładowo zatrudniony, który dojeżdżał do granicy siedem godzin i po dwóch dniach w Niemczech również siedem godzin wracał od granicy, nie byłby uprawniony do diety za okres poruszania się po terenie Polski.
Uważam, że nie taki jest cel przepisów o podróżach służbowych. Oczywiście, choć czas podróży liczymy łącznie, to wysokość wypłacanych diet powinna uwzględniać liczbę godzin spędzonych w kraju i poza nim.
Czytaj też artykuły:
Zobacz:
Zobacz więcej w serwisie:
»
»
Podróże służbowe i ryczałty samochodowe
»
»
