Wyżywienie pracownika w podróży a koszty uzyskania przychodów

Chcielibyśmy wypłacać handlowcom wyższe koszty wyżywienia, niż wynosi dieta (100 zł zamiast obowiązujących 23 zł za dobę podróży). Czy od nadwyżki ponad 23 zł, czyli od 77 zł powinniśmy pobrać podatek? Czy pracownik musi nam przedstawić faktury?

Z rozporządzenia o podróżach służbowych wynika, że na pokrycie kosztów wyżywienia w czasie podróży pracownikowi przysługuje dieta. Dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Jeżeli pracodawca zapewnia handlowcom całodzienne wyżywienie w postaci posiłków lub zwraca poniesione przez pracownika koszty, to przychód ten jest zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Potwierdziła to Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 1 października 2010 (ILPB1/415-754/10-4/KŁ):

„jeżeli w konkretnym stanie faktycznym mamy do czynienia z podróżą służbową, to kwoty zwróconych pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową wynikających z przedstawionych przez pracownika m.in. faktur, rachunków, czyli koszty całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej podlegać będą zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, pod warunkiem że spółka sama finansuje bezpośrednio koszty całodziennego wyżywienia pracownika, a pracownikowi przebywającym w podróży służbowej nie są wypłacane diety”.

Co więcej, izba potwierdziła, że wydatek nie musi być poświadczony fakturą.

Przypomniała, że zgodnie z § 8a ust. 3 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990, ze zm.), do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to dietoraz wydatków objętych ryczałtami).

Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zatem, jak podsumowała poznańska izba, „nadwyżka pomiędzy kwotą wskazaną w § 4 ust. 1 rozporządzenia a kwotą z dokumentów przedłożonych przez pracownika do rozliczenia kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej korzysta ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Spółka jako dokument potwierdzający poszczególne wydatki na wyżywienie pracownika podczas podróży służbowej może przyjąć fakturę wystawioną na pracownika, rachunek, paragon z kasy fiskalnej, a w przypadku braku ww. dokumentów oświadczenie pracownika o dokonanym wydatku i podanie przyczyn braku jego udokumentowania”.

Do identycznych wniosków doszła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacjach z 8 października 2009 (IPPB2/415-454/09-4/AS) i z 26 stycznia 2009 (IPPB2/415-1513/08-2/AK).

Wiele firm rozwiązuje ten problem w taki sposób, że kwestie dotyczące zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów całodziennego wyżywienia zapisuje w regulaminie wynagradzania.

Czytaj też artykuł:

Zwrot wydatków z delegacji bez podatku

Zobacz więcej w serwisach:

Podróże służbowe » Podróże i ryczałty pracownika » Podróże krajowe pracownika