Szef określa, gdzie pracownika wysyła w delegację

- Czy przy delegacji pracodawca może zafundować pracownikowi bilet PKP z innego miejsca niż docelowy punkt podróży służbowej? Pracownik przedłużył wyjazd o pobyt prywatny i będzie wracał z innego miasta. Jak to rozliczyć w dokumentach?

– pyta czytelnik

Wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się jego siedziba, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Tak stanowi art. 77

5

§ 1

kodeksu pracy

.

Zasady określające te uprawnienia personelu wynikają z rozporządzeń ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1990 i 1991 ze zm.).

Natomiast dla sfery pozabudżetowej warunki wypłaty należności za podróże służbowe określają układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania albo sama umowa o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty uzp lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Zatem dla niej decydujące znaczenie mają akty wewnątrzzakładowe, z tym że ustalona w nich dieta za dobę podróży służbowej w kraju oraz poza jego granicami nie może być niższa niż ta za podróż w kraju z rozporządzenia dla pracownika sfery budżetowej (art. 77

5

§ 4 k.p.).

Z rozporządzeń wynika, że za podróż odbywaną w terminie i miejscu określonym przez szefa pracownikowi przysługuje m.in. zwrot kosztów przejazdów. Przepisy stanowią też, że miejscowość rozpoczęcia i zakończenia delegacji określa pracodawca. Może więc uznać za miejsce rozpoczęcia (zakończenia) podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Rozporządzenia nie przewidują łączenia podróży służbowej podwładnych z pobytem prywatnym, ale tego nie zabraniają. Jeśli zatem szef zgodzi się na powiązanie delegacji z wyjazdem prywatnym, może pokryć bilet powrotny podwładnego. Mając na uwadze, że rozporządzenia dotyczą sfery budżetowej, istotne przy akceptacji przez firmę takiego działania pracownika powinno być to, czy połączenie wyjazdu służbowego z prywatnym nie podniesie kosztów dla pracodawcy.

Także przepisy podatkowe nie zakazują łączenia delegacji z wyjazdem prywatnym. Ponoszone wydatki, czyli wypłacone załodze diety oraz zwrot kosztów poniesionych w związku z podróżą, są dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodu (por. art. 15 i 16 ustawy z 15 lutego 1992 o podatku dochodowym od osób prawnych, DzU z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Podlegają one zaliczeniu do kosztów w pełnej wypłaconej wysokości, jeżeli ich poniesienie pozostaje w związku z przychodem. Zatem pracodawca bez przeszkód może do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć wydatki na delegację pracownika, w tym bilet powrotny, gdy ten za jego zgodą przedłużył podróż.

Takie stanowisko potwierdza interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 2 października 2009 (IPPB5/423-414/09-4/JC).