W zależności od formy prawnej spółki zarząd albo wszyscy wspólnicy prowadzący sprawy spółki proces jej przekształcenia powinni zacząć od przygotowania adresowanego do wspólników planu przekształcenia, dokumentu kluczowego dla całego postępowania.
Jego obligatoryjne części to określenie wartości udziałów albo akcji wspólników zgodnie ze sprawozdaniem finansowym sporządzonym dla celów przekształcenia oraz ustalenie wartości bilansowej majątku spółki przekształcanej.
Oprócz zaangażowania działów księgowości równolegle pracę rozpocząć muszą także prawnicy, którzy przygotują projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki oraz projekt umowy albo statutu nowej spółki . Projekty te powinny być dołączane do planu przekształcenia.
Wycena majątku spółki musi zostać sporządzona przy zastosowaniu takich samych metod i w takim samym układzie, jak ostatnie roczne sprawozdanie finansowe sporządzone na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia.
Plan przekształcenia powinien zatem zostać przedstawiony wspólnikom najpóźniej ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonane zostało ustalenie wartości bilansowej spółki oraz sporządzone zostało sprawozdanie finansowe.
W praktyce oznacza to, że niezależnie od tego czy spółka przygotuje sprawozdanie finansowe np. na 1 stycznia czy 31 stycznia, termin na przedłożenie planu przekształcenia wspólnikom upływał będzie z ostatnim dniem lutego. Aby uniknąć dodatkowej pracy działów księgowości, warto wykorzystać sporządzone sprawozdanie roczne spółki.
Przedsiębiorcy przygotowujący się do procesu przekształcenia powinni mieć na uwadze powyższe kwestie już na etapie wstępnego planowania przekształcenia, tj. średnio około pięć miesięcy przed przekształceniem, by zdążyć na czas ze skompletowaniem wszystkich potrzebnych dokumentów.
Badanie przez biegłego rewidenta
Gotowy plan przekształcenia (ze wszystkimi załącznikami) musi zostać zbadany przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności. Biegły wyznaczany jest przez sąd na wniosek spółki. Może ona wskazać nazwisko konkretnego biegłego rewidenta, który odpowiedzialny będzie za badanie. Sąd często przychyla się do takiego wniosku.
Warto zatem podać nazwisko biegłego, który brał już udział w badaniu spółki i sprawnie przeprowadzi badanie.
Trzeba wziąć również pod uwagę, że sąd nie jest związany żadnym terminem na wyznaczenie biegłego rewidenta. Od momentu wyznaczenia biegły rewident w terminie określonym przez sąd, nie dłuższym niż dwa miesiące, przeprowadza analizę przekazanego mu planu przekształcenia.
Planując proces przekształcenia, należy pamiętać, że samo wyznaczanie biegłego rewidenta przez sąd trwa od tygodnia do miesiąca, a badanie sprawozdania może zająć tydzień (równie dobrze może rozciągnąć się na okres wskazany przez sąd).
Złożenie wniosku o wyznaczenie biegłego rewidenta wiąże się z opłatą 300 zł. Ponadto praca wyznaczonego przez sąd biegłego rewidenta generuje kolejny koszt dla spółki.
Zawiadomienia i uchwała
Po otrzymaniu opinii biegłego rewidenta spółka może przystąpić do kolejnych czynności zmierzających do przekształcenia. Zawiadamia dwukrotnie wspólników o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu spółki, czyniąc to w sposób dotychczas przewidziany dla zawiadamiania wspólników.
Z przepisów wynika bezsprzecznie, że między pierwszym a drugim zawiadomieniem musi upłynąć okres przynajmniej dwóch tygodni. Wątpliwości interpretacyjne rodzi natomiast stwierdzenie, że zawiadomienie musi zostać dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem powzięcia uchwały o przekształceniu.
Tu sprawa się komplikuje. Nie jest do końca jasne, od którego zawiadomienia – pierwszego czy drugiego – należy liczyć miesięczny termin.
W zależności od przyjętej interpretacji okres zawiadomień wspólników może zatem trwać miesiąc (jeżeli przyjmiemy, że bieg miesięcznego terminu rozpoczyna się z momentem pierwszego zawiadomienia) lub sześć tygodni (jeżeli przyjmiemy, że bieg miesięcznego terminu rozpoczyna się z momentem drugiego zawiadomienia). Nie ma jednolitej interpretacji tej kwestii.
Jeżeli spółka zdecyduje się na skorzystanie z możliwości miesięcznego terminu zawiadomień, czyni to poniekąd na własne ryzyko. Sąd może przychylić się do takiej interpretacji przepisów, ale może okazać się, że przyjął drugą, sześciotygodniową wersję wydarzeń, co doprowadzić może do stwierdzenia nieważności zrealizowania wymogów.
Trzeba pamiętać, że sąd bada wszystkie przedłożone dokumenty dopiero na etapie rejestracji nowej spółki i wtedy dopiero przedsiębiorca może dowiedzieć się, że nie spełnił wymogów ustawowych.
Kolejnym krokiem zmierzającym do przekształcenia jest podjęcie uchwały, powziętej w przypadku przekształcenia spółki osobowej przez wspólników, a w przypadku przekształcenia spółki kapitałowej przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie.
Ważny dzień
Po przejściu wszystkich kroków wymaganych przez prawo w procesie przekształcania wszyscy członkowie zarządu albo wspólnicy mający prawo reprezentacji nowej spółki wnoszą wniosek o wpis przekształcenia do rejestru.
Spółka uzyskuje status spółki przekształconej dopiero w momencie wpisania jej do rejestru przedsiębiorców. Dotychczasowa spółka jest wówczas automatycznie wykreślana przez sąd. Istotne jest, że od dnia przekształcenia spółka posługuje się nowym numerem KRS.
W razie zmiany brzmienia firmy spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy obok nowej firmy z dodaniem wyrazu „dawniej”, przez co najmniej rok od dnia przekształcenia.
Stare i nowe korzyści
Przekształcona spółka jest kontynuatorem praw i obowiązków spółki przekształcanej, także tych z zakresu prawa podatkowego. W praktyce oznacza to, że spółka przekształcona nie musi ponownie występować o nadanie NIP, a powinna jedynie dokonać zgłoszenia aktualizującego.
Dobra informacja: od momentu przekształcenia spółka jest kontynuatorem ulg podatkowych przysługujących jej wcześniej. Nie musi również na nowo ubiegać się o licencje czy koncesje uzyskane pod szyldem starej spółki. Ponadto wszystkie umowy zawarte dotychczas są nadal wiążące dla stron i nie wymagają aneksów.
Inną ważną kwestią jest zamknięcie ksiąg rachunkowych. Spółka ma obowiązek zamknąć swoje księgi na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej spółki i otworzyć księgi rachunkowe na dzień zmiany formy prawnej.
W praktyce oznacza to konieczność skoordynowania prac księgowości z działaniem sądu, który podejmuje decyzję o zarejestrowaniu przekształconej spółki, tak aby spółka faktycznie mogła zamknąć i otworzyć księgi w wymaganym prze ustawę terminie.
Komentują:
Marta Janowska, aplikantka radcowska w kancelarii K&L Gates Jamka
Magdalena Kultys, prawnik w kancelarii K&L Gates Jamka
Przepisy polskiego prawa przyznają szerokie możliwości przekształcenia spółek prawa handlowego i pozwalają na przekształcenie spółki cywilnej w spółkę prawa handlowego.
Przedsiębiorcy decydują się na przekształcenie formy prawnej prowadzonej przez siebie działalności głównie ze względu na możliwość optymalizacji obciążeń podatkowych związanych z działalnością spółki, ograniczenie osobistego ryzyka oraz dostosowanie formy prawnej do skali prowadzonej działalności gospodarczej.
Od strony formalnej przekształcenie wymaga przeprowadzenia wielu czynności korporacyjnych i księgowych. Przedsiębiorcy, oprócz dokładnej znajomości regulacji dotyczących powyższych kwestii, powinni także brać pod uwagę wypracowaną na rynku praktykę, która może być różna dla różnych sądów rejestrowych.
Ponadto często same przepisy odnoszące się do przekształcenia dostarczają wątpliwości co do ich interpretacji, a niewłaściwe ich zrozumienie i błędne zastosowanie może nawet wstrzymać rozpoczętą procedurę przekształcenia.
Przekształcenie może być źródłem wielu korzyści dla spółki i wspólników. Trzeba mieć jednak na uwadze, że jest to proces przynajmniej kilkumiesięczny i dość skomplikowany, obejmujący oprócz regulacji prawa handlowego także kwestie z zakresu prawa podatkowego czy rachunkowości.
Od pomysłu do wniosku
1.
Przygotowanie adresowanego do wspólników planu przekształcenia.
2.
Opracowanie projektu uchwały w sprawie przekształcenia spółki oraz projektu umowy albo statutu „nowej spółki” – projekty dołącza się do planu przekształcenia.
3.
Wycena majątku spółki (aktywów i pasywów) oraz sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia – dokumenty dołącza się do planu przekształcenia.
4.
Plan przekształcenia ze wszystkimi załącznikami bada biegły rewident w zakresie poprawności i rzetelności, o którego wyznaczenie należy wnieść stosowny wniosek do właściwego sądu rejestrowego.
5.
Po sporządzeniu opinii biegłego rewidenta i dostarczeniu jej spółce oraz sądowi rejestrowemu spółka zawiadamia dwukrotnie wspólników o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu.
6.
Podjęcie uchwały w przypadku przekształcenia spółki osobowej przez wspólników, a w przypadku przekształcenia spółki kapitałowej – przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie.
7.
Złożenie wniosku o wpis przekształcenia do rejestru – spółka uzyskuje status spółki przekształconej dopiero w momencie wpisania jej do rejestru przedsiębiorców.
Zobacz więcej w serwisie:
»
»
Przekształcenia, podziały, łączenia spółek
»
