Zmiany w projektach, które uzyskały dotację UE

Wymogi dotyczące przygotowania wniosku o dofinansowanie są niezwykle wysokie. Przedsiębiorcy zobowiązani są do podania wielu szczegółów dotyczących zarówno ich projektu, jak również otoczenia gospodarczego, w którym będzie funkcjonował.

W przypadku przedsięwzięć inwestycyjnych muszą określić, jakie produkty będą wytwarzać (ewentualnie jaką usługę świadczyć), jaką technologię zastosują w procesie produkcji, jakie maszyny i urządzenia zostaną zakupione w ramach projektu i jaka będzie wysokość wydatków związanych z przedmiotowymi zakupami. Ponadto określenia wymagają terminy ponoszenia poszczególnych wydatków oraz wypłaty zaliczek i refundacji poniesionych kosztów.

Powyższe oznacza, że przedsiębiorca musi z dużym wyprzedzeniem przewidzieć i opisać wszystkie szczegóły związane z projektem, co z kolei wiąże się z koniecznością przyjęcia założeń dotyczących np. kosztów zakupu maszyn i urządzeń, poziomu kursów walutowych czy przewidywanych terminów realizacji zamówień.

Ponadto przedstawione w dokumentacji aplikacyjnej opisy dotyczące funkcjonujących rozwiązań technologicznych, konkurencyjności w danej gałęzi rynku lub ogólnej kondycji gospodarczej kraju przygotowywane są zgodnie ze stanem teraźniejszym.

Może się jednak okazać, że w momencie faktycznej realizacji projektu, co nierzadko następuje rok po złożeniu wniosku, wszystkie te założenia i opisy są już nieaktualne. Tym samym konieczne staje się wprowadzenie zmian do realizowanego projektu.

[srodtytul]Liczy się cel...[/srodtytul]

Tryb i zasady wprowadzania zmian w projektach określone są w umowie o dofinansowanie podpisywanej przez każdego przedsiębiorcę, któremu przyznano wsparcie. Niezależnie od charakteru projektu, instrumentu finansowego czy wysokości dofinansowania niedopuszczalne są jakiekolwiek zmiany, które mogłyby zagrozić realizacji celów projektu wyrażonych w dokumentacji aplikacyjnej w formie wskaźników produktu i rezultatu.

[ramka][b]Przykład[/b]

Jako cel projektu wpisano wprowadzenie na rynek nowego rodzaju komponentu stanowiącego część nadwozia samochodów osobowych, wytwarzanego z wykorzystaniem technologii, która pozwala na oszczędność materiałów, a także w istotny sposób zwiększa wytrzymałość produkowanej części.

Nie będzie możliwe wprowadzenie zmian, w których przedsiębiorca zrezygnuje z innowacyjnej technologii i zamiast tego kupi standardowe maszyny i będzie wytwarzać komponent, który niczym nie będzie odróżniał się od innych dostępnych na rynku.[/ramka]

[srodtytul]...i kryteria wyboru[/srodtytul]

Nie jest możliwe również wprowadzenie zmian, w rezultacie których projekt przestałby spełniać kryteria wyboru projektów, według których był oceniany i przyznano mu wsparcie.

[ramka][b]Przykład[/b]

Projekt przedsiębiorcy planującego wytwarzanie energii ze źródeł odnawialnych był oceniany m.in. według zakładanych poziomów produkcji energii, zainstalowanej mocy i uśrednionego czasu pracy.

Tym samym próba obniżenia założonych w dokumentacji wskaźników poniżej wartości, która w procedurze oceny gwarantowała uzyskanie wsparcia, skutkować będzie odebraniem dotacji.[/ramka]

[srodtytul]Trzeba przestrzegać terminów[/srodtytul]

Nie oznacza to jednak, że jakiekolwiek zmiany w projektach są niedopuszczalne. Ważne jest natomiast, by przedsiębiorcy, którzy je realizują i rozliczają, stosowali określone procedury związane z wprowadzaniem modyfikacji i informowaniem o nich. Niezależnie od instrumentu, w ramach którego projekt otrzymał wsparcie, przedsiębiorcy podpisują umowę o dofinansowanie, której postanowienia regulują zasady wprowadzania zmian.

Przykładowo wzory umów o dofinansowanie stosowanych w programie „Innowacyjna gospodarka” przewidują, że w razie konieczności wprowadzenia zmian w projekcie, które nie skutkują wydłużeniem okresu jego realizacji, tj. okresu kwalifikowalności wydatków, przedsiębiorca ma obowiązek poinformować o nich właściwą instytucję, w terminie 30 dni od zaistnienia przyczyny.

Dokonuje tego przez złożenie wniosku o zaakceptowanie przewidywanych zmian, do którego dodatkowo załącza szczegółowe wyjaśnienie ich zakresu oraz ich uzasadnienie.

[srodtytul]Przesunięcia między wydatkami[/srodtytul]

Analogiczną formę zgłaszania należy stosować również przy przesuwaniu kosztów pomiędzy rodzajami wydatków kwalifikowanych, które określono w dokumentacji aplikacyjnej, pod warunkiem że nie przekraczają one 10 proc. wartości wydatku, z którego następuje przesunięcie, bez względu na poziom wzrostu wartości wydatku lub wydatków, do których następuje przesunięcie.

[ramka][b]Przykład[/b]

Przedsiębiorca zajmujący się wytwarzaniem opakowań z tworzyw sztucznych, planując projekt, założył, że innowacyjna maszyna do rozdmuchu form będzie kosztowała 750 tys. zł, natomiast w momencie faktycznego zakupu okazało się, że urządzenie to kosztuje 700 tys. zł.

Zaoszczędzone 50 tys. zł (stanowiące niespełna 7 proc. wartości wydatku źródłowego) można przesunąć do innego wydatku lub wydatków przewidzianych w projekcie, po uprzednim zgłoszeniu tego faktu do instytucji wdrażającej.[/ramka]

[srodtytul]Aneks do umowy[/srodtytul]

Bardziej restrykcyjna forma wprowadzania zmian (uwzględniająca sporządzenia aneksu do umowy) obowiązuje przy opóźnieniach.

[ramka][b]Przykład[/b]

W projekcie uwzględniającym budowę nowej hali produkcyjnej nastąpiło opóźnienie w realizacji prac budowlanych z powodu przedłużającej się zimy, co z kolei doprowadziło do wydłużenia realizacji całego projektu.

Konieczne jest wówczas złożenie odpowiedniego wniosku o zmianę (wydłużenie okresu realizacji działania oraz całego projektu) i załączenie do niego aktualnego harmonogramu rzeczowo-finansowego.[/ramka]

W takiej sytuacji instytucja wdrażająca po przeanalizowaniu przyczyn zmian i ich konsekwencji przygotuje aneks do umowy o dofinansowanie.

Analogiczną procedurę, zakończoną podpisaniem aneksu do umowy o dofinansowanie, przechodzą przedsiębiorcy dokonujący przesunięć kosztów pomiędzy poszczególnymi wydatkami, większych niż 10 proc. wartości wydatku źródłowego.

[i]Autor jest konsultantem w Dziale Doradztwa Europejskiego Accreo Taxand[/i]