[b]Zatrudniająca mnie spółka ulega likwidacji, a zakład pracy zostanie przejęty przez nowego pracodawcę w trybie art. 23[sup]1[/sup] [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B321BCF12F300229E7D7B346FA3F38CF?id=76037]kodeksu pracy[/link]. Czy akta osobowe pracowników, których umowy zostały rozwiązane przed tym przejęciem, powinny pozostać w dokumentacji likwidowanej spółki, czy też zostać przekazane do nowego pracodawcy razem z aktami osobowymi i dokumentacją pracowniczą pozostałej części załogi?[/b] – pyta czytelnik.
Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników zostały określone w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73963]rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286)[/link].
Zgodnie z § 9 tego rozporządzenia w sytuacji określonej w art. 231 kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących takie następstwo prawne dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego zatrudnieniem pracodawcy przejmującemu.
Bezsporne jest zatem, że dotychczasowy pracodawca powinien przekazać nowemu zarówno akta osobowe przejmowanych pracowników, jak i dokumentację związaną z ich stosunkami pracy, na przykład grafiki i harmonogramy czasu pracy czy listy obecności.
Poprzedni pracodawca ma zatem obowiązek przekazać zarówno akta osobowe, jak i dokumenty określone w § 8 przytaczanego rozporządzenia – karty ewidencji czasu pracy, imienne karty wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, a także karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego.
Obowiązek ten dotyczy jednak tylko dokumentacji pracowników, którzy przejdą do nowego pracodawcy w trybie art. 23[sup]1[/sup] kodeksu pracy.
Dokumentacja dotycząca pozostałych pracowników powinna pozostać w likwidowanej spółce. Oznacza to, że przekazaniu nie podlegają ani akta części załogi zwolnionej przed przejściem zakładu do nowego pracodawcy, ani też akta pracowników, którzy zostaną w likwidowanej spółce. Co więcej, przekazanie takich dokumentów stanowiłoby naruszenie zasad ochrony danych osobowych w stosunku do pracowników nieprzechodzących do nowego pracodawcy.
Kłopotliwe dla pracodawców może stać się zatem przekazywanie tych dokumentów, które zawierają informacje dotyczące zarówno pracowników przejmowanych, jak i innych, na przykład listy obecności, zbiorcze listy wynagrodzeń. Skoro bowiem nowy pracodawca nie ma prawa do uzyskania informacji o pracownikach innych niż przez niego przejmowani, to pracodawca dotychczasowy mógłby przekazać takie dokumenty tylko wtedy, gdyby uprzednio usunął z nich wszystkie dane dotyczące części załogi nieprzekazywanej. Taka procedura może jednak sprawiać kłopoty techniczne.
Należy przy tym pamiętać, że dane zawarte w takich dokumentach mogą być istotne dla ustalenia uprawnień pracowniczych lub też zawierać informacje bardzo znaczące dla ewentualnego sporu sądowego. Dlatego poprzedni pracodawca powinien na żądanie takie dane udostępnić, a w razie likwidacji zakładu złożyć je, wraz z aktami osobowymi wcześniej zwolnionych pracowników, w odpowiednim archiwum.
[i] Agnieszka Fedor, adwokat, doradca, WKB Wierciński, Kwieciński, Baehr[/i]