Termin składania ofert czasem musi być wydłużony

Ogłoszenie o zamówieniu oraz specyfikacja istotnych warunków zamówienia to dwa najistotniejsze dokumenty dla każdej firmy startującej w przetargach. Pierwszy z nich jest podstawowych źródłem informacji o tym, że ktoś w ogóle coś chce zamówić. Z ogłoszenia można też wyczytać warunki, jakie trzeba spełnić, aby móc wystartować w przetargu.

Specyfikacja jest bardziej szczegółowa i oprócz części informacji wskazanych już w ogłoszeniu zawiera też dodatkowe dane dotyczące przedmiotu zamówienia. Oczywiście dla wszystkich najlepiej byłoby, gdyby obydwa te dokumenty były niezmienne. Czasem jednak po wszczęciu przetargu okazuje się, że któryś z nich wymaga modyfikacji.

[srodtytul]Zależnie od sytuacji...[/srodtytul]

Przepisy pozwalają na zmianę treści ogłoszeń – zarówno tych publikowanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (poniżej tzw. progów unijnych), jak i Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (od progów unijnych). Z oczywistych względów może to nastąpić tylko przed upływem terminu składania ofert (w przetargu ograniczonym – wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu). W przeciwnym razie przedsiębiorcy nie mieliby bowiem szans dostosować swych ofert.

O tym, jak postępować przy modyfikacji treści ogłoszenia, mówi art. 12a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=358718]prawa zamówień publicznych[/link] (dalej: pzp). Generalna zasada jest taka, że termin składania wniosków lub ofert przedłuża się, jeżeli „jest to konieczne”. Jak widać ustawodawca pozostawił to decyzji zamawiającego.

[ramka][b]Przykład[/b]

Jeden z wykonawców startujących w przetargu postanowił nie ryzykować i złożył swą ofertę na trzy dni przed wymaganym terminem. Tymczasem

zamawiający doszedł do wniosku, że musi wprowadzić drobną korektę do ogłoszenia. Chociaż była ona mało istotna, wymagała pewnego minimalnego dostosowania oferty.

Normalnie zamawiający nie musiałby przedłużać terminu składania ofert.

Ponieważ jednak jedna oferta została już złożona, powinien to uczynić, tak aby dać także tej firmie możliwość dokonania zmian.[/ramka]

[srodtytul]... lub zgodnie z ustawowym wymogiem[/srodtytul]

Niekiedy przepisy wprost zobowiązują zamawiających do wydłużenia terminu składania ofert (lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu). Zgodnie z art. 12a ust. 2 pzp trzeba to uczynić, gdy „zmiana jest istotna, w szczególności dotyczy określenia przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełniania”.

[ramka][b]Przykład[/b]

W pierwotnym ogłoszeniu nie było mowy o tym, jaką wartość powinny mieć wykonane wcześniej zlecenia, aby potwierdzić doświadczenie wykonawcy.

Zamawiający po pytaniach ze strony przedsiębiorców postanowił to doprecyzować i zmienił ogłoszenie. Ponieważ zmiana dotyczy sposobu oceny spełnienia warunków w postępowaniu, konieczne jest przedłużenie terminu.[/ramka]

[srodtytul]O 22 lub 30 dni[/srodtytul]

Jeśli zmiana nie jest istotna lub też dotyczy zamówienia o wartości poniżej progów unijnych, zamawiający sam decyduje, o ile przedłużyć termin składania ofert.

Przepisy mówią jedynie o czasie „niezbędnym na wprowadzenie zmian we wnioskach lub ofertach”. Wszystko zależy od sytuacji.

[ramka][b]Przykład[/b]

W przetargu o wartości niższej niż progi unijne zamawiający zmienił ogłoszenie, wpisując w nim nowy adres składania ofert. Ponieważ uczynił to na trzy dni przed terminem składania ofert, postanowił go przedłużyć.

Zmiana ta nie wymagała zbyt wielkiej modyfikacji ofert, dlatego trzy dodatkowe dni powinny w zupełności wystarczyć, nawet biorąc pod uwagę fakt, że zamówieniem mogły być zainteresowane firmy spoza Polski.[/ramka]

Inaczej jest przy zamówieniach o wartości równej bądź wyższej progom unijnym. Jeżeli zmiana ogłoszenia jest istotna, przepisy wyznaczają minimalny czas, jaki musi upłynąć od momentu przekazania zmiany w ogłoszeniu do terminu składania ofert (lub wniosków).

W przetargu nieograniczonym nie może być on krótszy niż 22 dni od dnia przekazania zmiany ogłoszenia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. W przetargu ograniczonym i negocjacjach z ogłoszeniem minimalny okres na składania wniosków to 30 dni.

Uwaga! Jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia w przetargu ograniczonym i negocjacjach z ogłoszeniem to termin składania wniosków może wynieść tylko dziesięć dni.

[ramka][b]Przykład[/b]

W przetargu ograniczonym na odśnieżanie ulic o wartości przekraczającej progi unijne zamawiający się zorientował, że opis sposobu oceny spełniania warunków jest niedostatecznie precyzyjny. Musiał więc zmienić ogłoszenie.

Ponieważ nastąpiło to już, kiedy spadł pierwszy śnieg, mógł przedłużyć termin składania wniosków tak, by wyniósł on dziesięć dni liczonych od dnia przekazania zmiany ogłoszenia. Zachodziła bowiem pilna potrzeba udzielenia zamówienia.[/ramka]

[srodtytul]Gdy zmienia się specyfikacja[/srodtytul]

Zmiana specyfikacji bardzo często wiąże się również z koniecznością modyfikacji ogłoszenia. Dzieje się tak np., gdy zamawiający chce doprecyzować warunki lub kryteria oceny ofert. Wtedy sytuacja jest oczywista. W zależności od znaczenia zmian i wartości zamówienia organizator przetargu musi postąpić tak, jak to zostało opisane wcześniej.

Czasem jednak modyfikacja specyfikacji nie wywołuje konieczności zmian w ogłoszeniu. Dotyczy to zwłaszcza doprecyzowania pojedynczych parametrów przedmiotu zamówienia, który w ogłoszeniu jest, z natury rzeczy, określony jedynie w sposób dość ogólny. Wówczas zgodnie z art. 38 ust. 6 pzp wszystko zależy od tego, czy dokonana zmiana wymaga dodatkowego czasu na uwzględnienie jej przez wykonawców w ofertach.

[ramka][b]Przykład[/b]

W przetargu na remont szkoły jeden z wykonawców zadał pytanie dotyczące kształtu i materiału, z jakiego mają być wykonane parapety. Mimo że było to na kilka dni przed terminem składania ofert i zamawiający nie był już zobowiązany do udzielenia wyjaśnień, postanowił to uczynić.