Aby chronić firmowe pieniądze, utraconą kartę trzeba jak najszybciej zastrzec. Ta operacja jest równie prosta niezależnie od tego, czy do zgubienia albo kradzieży doszło w Polsce, czy poza jej granicami. Wszystko, co trzeba wtedy zrobić, to zadzwonić do czynnego przez całą dobę centrum alarmowego banku.
Kartę może zastrzec jej użytkownik, ale zazwyczaj takie samo prawo ma właściciel rachunku i pełnomocnik firmy do kontaktów z bankiem (o ile został ustanowiony). Niekiedy może to zrobić nawet osoba trzecia, np. znalazca zgubionej karty. Szczegółowe zapisy precyzujące, kto może zgłosić bankowi utratę plastikowego pieniądza, znajdują się w regulaminie.
W praktyce pierwszą osobą, która orientuje się, że karta została zgubiona albo skradziona, najczęściej jest jej posiadacz. Dlatego to on powinien zadzwonić do banku. Gdyby jednak delegowany za granicę pracownik nie znał numeru służącego do zastrzegania kart, wystarczy, że powiadomi firmę. Wtedy formalnościami zajmie się inna osoba uprawniona do kontaktowania się z bankiem w imieniu firmy.
Utrata karty może oznaczać, że delegowany za granicę pracownik pozostanie bez pieniędzy. Wtedy mogą się przydać dwie awaryjne procedury przygotowane przez organizacje MasterCard i Visa. Jedną z nich jest możliwość wydania karty zastępczej, ważnej przez 30 dni, a więc przez okres, który zwykle wystarczy na dokończenie podróży służbowej.
Karta zastępcza jest wtedy dostarczana do wskazanego przez użytkownika oddziału banku zagranicznego. Usługa jest świadczona we wszystkich krajach, w których wydawane są karty z logo danej organizacji. Wydanie karty zastępczej to dla firmy wydatek około 150 – 250 dolarów, w zależności od zapisów w cenniku banku, natomiast okres oczekiwania nie powinien przekroczyć 48 godzin.
Osoba, która straciła kartę za granicą, może też skorzystać z awaryjnej wypłaty gotówki. O dokładnej cenie tej usługi również decyduje bank-wystawca karty. Najczęściej jest to około 100 – 200 dolarów. Wniosek o wydanie karty zastępczej lub o wypłatę gotówki może zwykle złożyć posiadacz rachunku firmowego albo użytkownik karty.
Trzeba jednak pamiętać o ważnym ograniczeniu. To bank wydający karty decyduje o tym, które produkty będą objęte taką usługą. Najczęściej są to karty bardziej prestiżowe, typu gold i platinum, niekiedy też standardowe karty kredytowe i obciążeniowe. Posiadacz zwykłej karty debetowej do konta firmowego raczej nie może liczyć na skorzystanie z żadnej z tych procedur.
Niezależnie od rozwiązań opracowanych przez organizacje MasterCard i Visa, bank wydający karty może we własnym zakresie oferować możliwość ekspresowego wydania nowego plastiku w miejsce utraconego wraz z wysyłką pod wskazany adres za granicą. Wtedy karta jest wydawana na kolejny, standardowy okres ważności i dostarczana odbiorcy pocztą lub przesyłką kurierską.
Koszt usługi zależy od tego, w jakim kraju znajduje się osoba, do której karta ma trafić. Jednak wydanie nowej karty przez bank jest z reguły znacznie tańsze niż wydanie karty zastępczej przez organizację MasterCard lub Visa. Klient ponosi standardową opłatę za ponowne wydanie karty w przyspieszonym trybie, dopłaca też kilkadziesiąt złotych za wysyłkę za granicę. Cała operacja może jednak potrwać kilka dni roboczych.
