Aby chronić firmowe pieniądze, utraconą kartę trzeba jak najszybciej zastrzec. Ta operacja jest równie prosta niezależnie od tego, czy do zgubienia albo kradzieży doszło w Polsce, czy poza jej granicami. Wszystko, co trzeba wtedy zrobić, to zadzwonić do czynnego przez całą dobę centrum alarmowego banku.
Kartę może zastrzec jej użytkownik, ale zazwyczaj takie samo prawo ma właściciel rachunku i pełnomocnik firmy do kontaktów z bankiem (o ile został ustanowiony). Niekiedy może to zrobić nawet osoba trzecia, np. znalazca zgubionej karty. Szczegółowe zapisy precyzujące, kto może zgłosić bankowi utratę plastikowego pieniądza, znajdują się w regulaminie.
W praktyce pierwszą osobą, która orientuje się, że karta została zgubiona albo skradziona, najczęściej jest jej posiadacz. Dlatego to on powinien zadzwonić do banku. Gdyby jednak delegowany za granicę pracownik nie znał numeru służącego do zastrzegania kart, wystarczy, że powiadomi firmę. Wtedy formalnościami zajmie się inna osoba uprawniona do kontaktowania się z bankiem w imieniu firmy.
Utrata karty może oznaczać, że delegowany za granicę pracownik pozostanie bez pieniędzy. Wtedy mogą się przydać dwie awaryjne procedury przygotowane przez organizacje MasterCard i Visa. Jedną z nich jest możliwość wydania karty zastępczej, ważnej przez 30 dni, a więc przez okres, który zwykle wystarczy na dokończenie podróży służbowej.
Karta zastępcza jest wtedy dostarczana do wskazanego przez użytkownika oddziału banku zagranicznego. Usługa jest świadczona we wszystkich krajach, w których wydawane są karty z logo danej organizacji. Wydanie karty zastępczej to dla firmy wydatek około 150 – 250 dolarów, w zależności od zapisów w cenniku banku, natomiast okres oczekiwania nie powinien przekroczyć 48 godzin.
