Obowiązujące przepisy nie wskazują formy, w jakiej powinno nastąpić wydanie polecenia wyjazdu służbowego. Zazwyczaj takim potwierdzeniem jest druk delegacji. Dla celów dowodowych oraz w celu rozliczenia delegacji zalecana jest forma pisemna. Stosowany najczęściej druk delegacji jest z jednej strony poleceniem służbowym, z drugiej dokumentem, na podstawie którego pracodawca dokonuje późniejszego rozliczenia kosztów delegacji.
Polecenie udania się w delegację służbową, poza oznaczeniem pracownika, powinno zawierać podstawowe informacje związane z wyjazdem, tj. wskazanie:
- celu wyjazdu – zarówno miejsca (miejsc) docelowego, jak i określenie zadań do wykonania przez pracownika (udział w naradzie, szkoleniu itp.),
- miejsca rozpoczęcia podróży służbowej (miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca; może on uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika),
- terminu wyjazdu, czasu, na jaki opiewa delegacja (przynajmniej w przybliżeniu
