Obowiązujące przepisy nie wskazują formy, w jakiej powinno nastąpić wydanie polecenia wyjazdu służbowego. Zazwyczaj takim potwierdzeniem jest druk delegacji. Dla celów dowodowych oraz w celu rozliczenia delegacji zalecana jest forma pisemna. Stosowany najczęściej druk delegacji jest z jednej strony poleceniem służbowym, z drugiej dokumentem, na podstawie którego pracodawca dokonuje późniejszego rozliczenia kosztów delegacji.
Polecenie udania się w delegację służbową, poza oznaczeniem pracownika, powinno zawierać podstawowe informacje związane z wyjazdem, tj. wskazanie:
- celu wyjazdu – zarówno miejsca (miejsc) docelowego, jak i określenie zadań do wykonania przez pracownika (udział w naradzie, szkoleniu itp.),
- miejsca rozpoczęcia podróży służbowej (miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca; może on uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika),
- terminu wyjazdu, czasu, na jaki opiewa delegacja (przynajmniej w przybliżeniu
– pracodawca nie jest najczęściej w stanie z góry określić dokładnych godzin rozpoczęcia, a zwłaszcza zakończenia podróży służbowej),
- środka transportu (środek transportu właściwy do odbycia delegacji określa pracodawca, przy czym może kierować się sugestiami pracownika),
- czy pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów podróży – jeśli tak, to powinna zostać określona wysokość zaliczki (wypłata zaliczki jest obligatoryjna w przypadku delegacji zagranicznych, w odniesieniu do delegacji krajowych zaliczkę wypłaca się na wniosek pracownika),
- w jakim terminie osoba delegowana ma się rozliczyć z delegacji (przedstawić rozliczenie kosztów podróży, z uwzględnieniem pobranej zaliczki) – zgodnie z przepisami delegowany ma na to 14 dni, licząc od dnia zakończenia podróży.
[i]Podstawa prawna:
– art. 77[sup]5[/sup] [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0C956B4CB695AF7C18C8471C759E510D?id=76037]kodeksu pracy (DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.[/link])[/i]
