Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Tak stanowi § 7 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167998]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub w samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.)[/link].
Oczywiście, skoro to pracodawca ponosi koszt noclegu pracownika, ma prawo określić, w jakim hotelu i pokoju podwładny powinien zanocować. Nie oznacza to jednak absolutnej swobody. Zgodnie bowiem z art. 11[sup]1[/sup] k.p. pracodawca musi szanować godność i inne dobra osobiste pracownika.
[b]Nie jest przyjęte, aby pracownicy musieli nocować w podróży służbowej w pokoju wyposażonym w jedno łóżko. Należy więc uznać, że mieli prawo wynająć sobie inny hotel[/b], za który rachunek powinni przedstawić pracodawcy. Z kosztów podróży pracownik rozlicza się w ciągu 14 dni od dnia zakończenia delegacji.
[b]Natomiast inaczej jest z przejazdem. Zgodnie bowiem z § 5 rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca[/b]. Jeżeli więc wskazał na pociąg, było to polecenie służbowe, które pracownicy powinni wykonać. Zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem przysługuje tylko wtedy, gdy na wniosek pracownika szef zgodził się na podróż takim autem. Należy więc uznać, że zatrudnieni nie wykonali polecenia służbowego i delegację odbyli własnym transportem na swoje ryzyko.
[b]Inaczej sytuacja przedstawiałaby się, gdyby przejazd pociągiem był niemożliwy z przyczyn obiektywnych[/b] (np. strajk na kolei, awaria, która uniemożliwiałaby podróż). Nie mając kontaktu z pracodawcą, pracownicy zdecydowali się w dobrej wierze na jazdę własnym samochodem, nie chcąc narażać szefa na straty wynikające z tego, że nie odbyli tej podróży (choć nie mają oni takiego obowiązku). W takiej sytuacji szef powinien zwrócić im koszty zgodnie z rozporządzeniem.
