Jest to jeden z jego podstawowych obowiązków. Mówi o tym art. 94 pkt 9a i 9b [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=2650BAF6FA7372490D5FE44DF2D4F259?id=76037]kodeksu pracy[/link] (k.p.). To z kolei, jak powinien to robić, reguluje [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0DFA3CA21333CA8153332C19304EB36F?id=73963]rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.[/link]).

[srodtytul]Kartoteka z danymi[/srodtytul]

Zgodnie z rozporządzeniem akta osobowe pracowników składają się z trzech części (A, B i C) i obejmują:

[b]A. Dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, czyli:[/b]

1) wypełniony kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

2) świadectwo pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

3) dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

4) świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

5) orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

6) inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

[b]B. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika:[/b]

1) umowa o pracę,

2) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się,

3) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej. Przypominam, że w przypadku ukarania pracownika karą porządkową w jego aktach powinny się znaleźć: odpis zawiadomienia o wymierzeniu kary porządkowej, protokół z wysłuchania pracownika przed zastosowaniem kary, złożony przez pracownika sprzeciw.

4) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego, wychowawczego lub bezpłatnego,

5) korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy.

[b]C. Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia:[/b]

1) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

2) oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

3) kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

4) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

5) umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony ją zawarły,

6) orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Akta pracownicze wymagają chronologii, numerowania oraz wykazów dla wszystkich trzech części, z uwzględnieniem ich przechowywania przez 50 lat od momentu rozwiązania stosunku pracy.

[srodtytul]Skutki uchybień [/srodtytul]

Zgodnie z art. 281 pkt 6 k.p. brak dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Orzeka o nich sąd pracy na podstawie wniosku złożonego przez inspektora pracy, który działa w takim postępowaniu jako oskarżyciel publiczny (w momencie wstąpienia do postępowania wszczętego przez inspektora pracy prokuratora udział inspektora jest wyłączony).

[b]Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 tys. zł. Takiej samej karze podlega ten, kto pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.[/b]

Nie stanowi natomiast wykroczenia, jeżeli dokumentacja pracownicza oraz dokumentacja związana ze stosunkiem pracy pracowników prowadzona przez pracodawcę jest niepełna.

Wykroczenia pracodawcy stanowią jednocześnie naruszenia podstawowych obowiązków względem pracownika. A to daje pracownikowi np. możliwość rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia zgodnie z art. 55 § 1[sup]1[/sup] k.p.

[srodtytul]Postępowanie mandatowe[/srodtytul]

Inspektor pracy może też sam nałożyć na pracodawcę grzywnę, jeśli uzna to za wystarczającą karę. W postępowaniu mandatowym w sprawach, w których oskarżycielem publicznym jest PIP, można nałożyć grzywnę w wysokości do 2 tys. zł. A w przypadku, gdy pracodawca, ukarany dwukrotnie za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania ponownie popełnia takie wykroczenie, może zostać ukarany grzywną w wysokości do 5 tys. zł.

[ramka][b]Zapamiętaj [/b]

W sytuacji przejścia zakładu pracy do innego pracodawcy dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazać całą dokumentację pracowniczą nowemu. Akta pracowników powinny być podzielone na trzy części. Zakład powinien również przechowywać odpisy lub kopie składanych przez pracowników dokumentów.[/ramka]