Za brak akt osobowych grożą surowe kary

Jest to jeden z jego podstawowych obowiązków. Mówi o tym art. 94 pkt 9a i 9b [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=2650BAF6FA7372490D5FE44DF2D4F259?id=76037]kodeksu pracy[/link] (k.p.). To z kolei, jak powinien to robić, reguluje [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0DFA3CA21333CA8153332C19304EB36F?id=73963]rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.[/link]).

[srodtytul]Kartoteka z danymi[/srodtytul]

Zgodnie z rozporządzeniem akta osobowe pracowników składają się z trzech części (A, B i C) i obejmują:

[b]A. Dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, czyli:[/b]

1) wypełniony kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

2) świadectwo pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

3) dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

4) świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

5) orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

6) inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

[b]B. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika:[/b]

1) umowa o pracę,

2) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się,

3) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej. Przypominam, że w przypadku ukarania pracownika karą porządkową w jego aktach powinny się znaleźć: odpis zawiadomienia o wymierzeniu kary porządkowej, protokół z wysłuchania pracownika przed zastosowaniem kary, złożony przez pracownika sprzeciw.

4) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego, wychowawczego lub bezpłatnego,

5) korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy.

[b]C. Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia:[/b]

1) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

2) oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

3) kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

4) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

5) umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony ją zawarły,

6) orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Akta pracownicze wymagają chronologii, numerowania oraz wykazów dla wszystkich trzech części, z uwzględnieniem ich przechowywania przez 50 lat od momentu rozwiązania stosunku pracy.

[srodtytul]Skutki uchybień [/srodtytul]

Zgodnie z art. 281 pkt 6 k.p. brak dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Orzeka o nich sąd pracy na podstawie wniosku złożonego przez inspektora pracy, który działa w takim postępowaniu jako oskarżyciel publiczny (w momencie wstąpienia do postępowania wszczętego przez inspektora pracy prokuratora udział inspektora jest wyłączony).

[b]Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 tys. zł. Takiej samej karze podlega ten, kto pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.[/b]

Nie stanowi natomiast wykroczenia, jeżeli dokumentacja pracownicza oraz dokumentacja związana ze stosunkiem pracy pracowników prowadzona przez pracodawcę jest niepełna.

Wykroczenia pracodawcy stanowią jednocześnie naruszenia podstawowych obowiązków względem pracownika. A to daje pracownikowi np. możliwość rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia zgodnie z art. 55 § 1[sup]1[/sup] k.p.

[srodtytul]Postępowanie mandatowe[/srodtytul]

Inspektor pracy może też sam nałożyć na pracodawcę grzywnę, jeśli uzna to za wystarczającą karę. W postępowaniu mandatowym w sprawach, w których oskarżycielem publicznym jest PIP, można nałożyć grzywnę w wysokości do 2 tys. zł. A w przypadku, gdy pracodawca, ukarany dwukrotnie za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania ponownie popełnia takie wykroczenie, może zostać ukarany grzywną w wysokości do 5 tys. zł.

[ramka][b]Zapamiętaj [/b]