[b]ZUS i skarbówka to urzędy, z którymi każdy pracodawca będzie się kontaktował i przekazywał informacje o przyjętych do firmy pracownikach. Może też spodziewać się z ich strony kontroli. Z wizytą zawitać mogą także Państwowa Inspekcja Pracy czy Państwowa Inspekcja Sanitarna. Te organy są także zawiadamiane o zatrudnianiu osób w firmie. Gdy pracodawca rekrutuje obcokrajowca, musi się liczyć ze spotkaniem z przedstawicielami Straży Granicznej i Służby Celnej.[/b] Oni także, sprawdzając legalność zatrudnienia, żądają informacji zawierających dane osobowe pracowników.
Wszystko jednak zawsze odbywa się w granicach obowiązujących przepisów. Podczas takich wizyt kontrolerzy będą bowiem mogli żądać określonych informacji, w tym i dokumentów zawierających dane osobowe pracowników. Jakich?
Przykładowo, zgodnie z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=55A12FB2446443933D11D86E1FEFD20D?id=185688]ustawą z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (DzU nr 89, poz. 589 ze zm.)[/link] postępowanie kontrolne ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad BHP, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń.[b] W toku postępowania kontrolnego inspektor pracy ma m.in. prawo:
- żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników [/b]lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy;
- sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej.
W przypadku kontroli przetwarzanie danych jest także dozwolone w myśl art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych. Zgoda pracownika na to, czy inspektor będzie mógł zapoznać się z informacjami na jego temat, nie jest potrzebna.
[srodtytul]Gdy zapuka komornik[/srodtytul]
Czasem zdarza się, że do pracodawcy zgłasza się komornik, żądając informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji od zadłużonego pracownika. Najczęściej pyta o adres dłużnika, zarobki, numery kont bankowych, gdzie znajduje się należąca do dłużnika nieruchomość lub samochód. Pozwala mu na to art. 761 § 1 kodeksu postępowania cywilnego (k.p.c.).
Komornik może pytać pracodawcę o dane osobowe pracownika wtedy, gdy wierzyciel nie zdołał zebrać informacji potrzebnych do wszczęcia lub prowadzenia egzekucji. Nie ma tu znaczenia, czego dotyczy sprawa – alimenty, kredyt czy pożyczka z banku.
Do takich sytuacji dochodzi, gdy komornik nie może liczyć na współpracę dłużnika, a wierzyciel nie jest w stanie wskazać przedmiotów nadających się do egzekucji. Pracodawca nie będzie mógł odmówić udostępnienia żądanych przez komornika informacji, powołując się na ochronę danych osobowych.
Komornik jest bowiem specyficznym odbiorcą danych osobowych. A zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych nim nie jest. Dlaczego? Jest to organ egzekucji sądowej i jako taki ma prawo otrzymać dane osobowe w związku z prowadzonym postępowaniem.
Zgodnie z art. 759 § 1 k.p.c. czynności egzekucyjne są wykonywane przez komorników, z wyjątkiem czynności zastrzeżonych dla sądów.[b] Organ egzekucyjny może żądać od uczestników postępowania złożenia wyjaśnień [/b]oraz zasięgać od organów administracji publicznej, organów wykonujących zadania z zakresu administracji publicznej, organów podatkowych, organów rentowych, banków, spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych, przedsiębiorstw maklerskich, organów spółdzielni mieszkaniowych, zarządów wspólnot mieszkaniowych oraz innych podmiotów zarządzających mieszkaniami i lokalami użytkowymi, jak również innych instytucji i osób nieuczestniczących w postępowaniu informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji.
[srodtytul]Zdrowie niepełnosprawnego[/srodtytul]
Zakłady zatrudniające pracowników niepełnosprawnych, którzy korzystają z pomocy indywidualnej czy indywidualnego programu rehabilitacji, mają obowiązek przekazywania szczegółowych danych dotyczących takich osób do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Aby bowiem niepełnosprawny uzyskał wsparcie, musi złożyć wniosek, który zawiera m.in. oświadczenie o dochodzie i liczbie członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, ale i niejednokrotnie informacje medyczne dotyczące niepełnosprawności i schorzeń.
[b]Podczas kontroli zarówno PFRON, jak i urzędy skarbowe (badające sposób wydatkowania środków z funduszu rehabilitacji) żądają danych pracowników.[/b] Informacje takie, w tym te o zdrowiu, należą co prawda do danych wrażliwych, ale o ile ma to związek z przedmiotem kontroli i jest dla niej niezbędne, jest zgodne z prawem i nie narusza ochrony danych osobowych. [b]Potwierdził to generalny inspektor danych osobowych w piśmie z 5 maja 2008 r. (DOLiS – 035-541/08). [/b]
[ramka][b]Uwaga [/b]
Pracodawca jako administrator danych osobowych przetwarza dane osobowe pracownika lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie na podstawie szczególnego przepisu prawa, jakim jest art. 22[sup]1[/sup] k.p., a więc przy spełnieniu przesłanki określonej w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy ochronie danych osobowych. Wobec tego zgoda pracownika czy kandydata do pracy jest w tym przypadku zbędna.[/ramka]
[ramka][b]Ważne [/b]
Komornik, któremu udostępnia się dane osobowe jako organowi postępowania egzekucyjnego, nie jest odbiorcą danych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych (jest organem państwowym), a w związku z tym administrator danych – pracodawca, nie ma obowiązku informowania pracownika (dłużnika) o udostępnieniu danych temu podmiotowi.[/ramka]
[ramka][b]Upoważnienie dla kadrowej[/b]
[b]Art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych przewiduje, że do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych.[/b]
Przepis ten nie przewiduje żadnych wyłączeń. Dlatego obowiązek nadania specjalnego upoważnienia dotyczy wszystkich grup pracowników, o ile tylko ich praca związana jest z wykorzystywaniem danych osobowych. To samo odnosi się do obowiązku prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych, która zawiera imiona i nazwiska osób upoważnionych, daty nadania i ustania upoważnienia, zakres upoważnień oraz identyfikatory dotyczące tych osób, które dopuszczone zostały do przetwarzania danych w systemie informatycznym.
Oznacza to, że pracownicy działów kadr muszą posiadać stosowne upoważnienia do przetwarzania danych oraz być uwzględnieni w ewidencji osób upoważnionych prowadzonej przez administratora danych. [/ramka]
[ramka][b]Z orzecznictwa[/b]
Każda z okoliczności usprawiedliwiających przetwarzanie danych wrażliwych ma charakter autonomiczny i niezależny. Jedną z okoliczności legalizujących przetwarzanie wrażliwych danych osobowych stanowi zezwalający odpowiedni przepis szczególny innej ustawy. [b]Potwierdził to wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 11 września 2006 r. (II SA/Wa 9/06)[/b]. [/ramka]
masz pytanie, wyślij e-mail do autorki [mail=s.gortynska@rp.pl]s.gortynska@rp.pl[/mail]
