Nie za każdy wyjazd podwładnego musisz płacić

Prawidłowe rozliczenie wyjazdów firmowych wciąż sprawia szefom wiele problemów. W szczególności trudno im rozróżnić faktyczny czas pracy od czasu podróży. Spróbujmy zatem usystematyzować te zagadnienia.

[srodtytul]Do dyspozycji pracodawcy[/srodtytul]

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Podróż służbowa to wykonywanie przez podwładnego określonych zadań na polecenie pracodawcy poza stałym miejscem świadczenia pracy (art. 77[sup]5[/sup] § 1 k.p.).[b] Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 30 maja 2001 r. (I PKN 424/00)[/b]. [b]Podróż służbowa z natury rzeczy ma charakter incydentalny.[/b]

[srodtytul]Dwie kategorie[/srodtytul]

Miejsce stałego świadczenia pracy nie jest tożsame z siedzibą pracodawcy. Może to być dowolnie ustalony punkt (np. oddział pracodawcy) bądź określony obszar geograficzny (u tzw. pracowników mobilnych: przedstawicieli handlowych lub kierowców w transporcie drogowym). Mając jasno zdefiniowane miejsce świadczenia pracy, możemy podzielić podróże służbowe na dwie kategorie:

- typową, gdy pracownik ma stałe miejsce pracy,

- nietypową, gdy ma mobilne miejsce pracy.

[srodtytul]Normalne godziny [/srodtytul]

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego u wykonujących pracę w jednym ustalonym miejscu czas podróży służbowej możemy klasyfikować w taki sposób, że pokrywa się on z normalnym czasem pracy podwładnego.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Pan Marian pracuje w siedzibie pracodawcy w Warszawie codziennie od 9 do 17.

Otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Łodzi. Pociąg wyjeżdża z Warszawy o 9 i o 11 jest w Łodzi. Pan Marian taksówką dojeżdża do biura klienta pracodawcy, gdzie spędza czas do 14. Z łódzkiego dworca wyrusza do stolicy o 15 i ok. 17 jest na miejscu.[/ramka]

Gdy podróż służbowa odbywa się w zwykłych godzinach pracy, zaliczamy ją w całości do czasu pracy – zarówno faktyczny czas pracy (wizyta u klienta), jak i okres podróży. Niekiedy jednak służbowy wyjazd przekracza normalne godziny zajęć.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Pani Joanna pracuje w siedzibie pracodawcy w Warszawie codziennie od 9 do 17. Szef polecił jej wyjazd do Krakowa. Jedzie pociągiem od 6 do 8.30, o 9 zjawia się u klienta i przystępuje do audytu dokumentów.

O 16 kończy przeglądanie papierów i do 17.30 pisze na swoim laptopie raport dla klienta w jego biurze w Krakowie. Następnie udaje się na dworzec i od 18.30 do 21 jedzie pociągiem do Warszawy. W drodze powrotnej pisze raport na przenośnym komputerze. W tym wypadku faktyczny czas pracy pani Joanny będzie przypadał od 9 do 17.30 oraz od 18.30 do 21.[/ramka]

[srodtytul]Czasem nadliczbowe[/srodtytul]

Zgodnie z orzecznictwem SN podróży poza normalnymi godzinami zajęć (u pani Joanny od 6 do 8.30) nie zalicza się do czasu pracy. W konsekwencji nie trzeba pracownikowi wypłacać dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny. Oznacza to, że czas podróży przypadający poza zwykłymi godzinami pracy nie jest podwładnemu rekompensowany. [b]Tak uznał SN w wyrokach z 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/04) i 21 października 1982 r. (I PR 85/82)[/b]. Wynika z tego też, że podróży odbywanej w dniu wolnym dla pracownika od pracy także nie zalicza się do czasu pracy i nie przysługuje za nią dodatkowe wynagrodzenie.

Zasada ta dotyczyłaby również powrotu pracownicy w przykładzie 2 (18.30 – 21), ale wykorzystała ona jazdę pociągiem na pracę (pisała raport na komputerze). Zatem czas powrotu jest faktycznie wykonywaniem obowiązków służbowych i oznacza pracę w godzinach nadliczbowych. Aby jednak uznać podróż za czas przepracowany, pracownik musi potwierdzić wykorzystanie czasu podróży. W tym przykładzie jest to pisemny raport dla klienta.

[srodtytul]Co z odpoczynkiem[/srodtytul]

Może się również zdarzyć, że pracownik wyjeżdża w długą podróż, a przejazd w jedną stronę trwa kilka godzin lub odbywa się nocą.

[ramka][b]Przykład 3[/b]

Pan Mariusz wyjeżdża pociągiem o 3 nad ranem w sześciogodzinną podróż. Przez cały dzień ma spotkania w biurze klienta, w drogę powrotną wyrusza o 21 i kończy ją po sześciugodzinach o 3. Cała podróż służbowa pana Mariusza trwała 12 godzin, a faktycznie wykonywana praca – dziewięć. Jednak pan Mariusz przepracował nadliczbowo tylko godzinę.[/ramka]

Okresu podróży nie zalicza się do czasu pracy, ale nie można go też potraktować jako wypoczynku, gdyż podwładny nie może swobodnie dysponować swoim czasem. Następnego dnia powinien normalnie stawić się w pracy o 9, powstaje wiec problem zapewnienia mu 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

Jeśli od faktycznego zakończenia podróży służbowej w porze nocnej do normalnego rozpoczęcia zajęć pozostało mniej niż osiem godzin, pracownik może nie przyjść do firmy w tym samym dniu, potwierdzając swoją nieobecność pisemnym oświadczeniem. Pozwala na to § 3 pkt 5 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=1B7EE83856124E2BB0F60D0687083D2E?id=73958]rozporządzenia ministra pracy z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.)[/link]. Pracownik może z tego skorzystać tylko na swój wniosek i tylko w tym jednym dniu. Nie ma możliwości „odebrania” go w późniejszym terminie. Również czasu podróży przypadającego w normalnych godzinach pracy nie da rady odpracować.

[srodtytul]Stałe przemieszczanie się[/srodtytul]

W orzeczeniach Sąd Najwyższy posługuje się określeniami „mobilne miejsce pracy” czy „pracownik mobilny”. Dotyczy to zatrudnionych, których charakter pracy wymaga stałego przemieszczania się po określonym obszarze geograficznym zdefiniowanym jako ich miejsce świadczenia pracy. Tak jest np. u przedstawicieli handlowych, kierowców czy serwisantów. Podróże w zakresie tak określonego miejsca świadczenia pracy należą do standardowych obowiązków pracownika, czyli nie mają charakteru incydentalnego [b](wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 350/00)[/b]. Szef powinien zwrócić uwagę, aby precyzyjnie określić geograficzne miejsce pracy.

U pracowników mobilnych nie mamy więc do czynienia z podróżami służbowymi, ale z wykonywaniem obowiązków służbowych w miejscu świadczenia pracy.[b] Potwierdza to uchwała SN z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08)[/b]. Sąd Najwyższy stwierdził w niej, że kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na obszarze określonym w umowie jako miejsce świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77[sup]5[/sup] § 1 k.p.

Wyjątek może dotyczyć sytuacji, gdy szef jednorazowo zleci pracownikowi mobilnemu wykonanie określonego zadania poza jego geograficznym miejscem pracy. Wtedy będzie to klasyczna podróż służbowa.

[ramka][b]Przykład 4[/b]

Pan Jerzy jest serwisantem urządzeń biurowych. Jego miejscem wykonywania pracy jest teren województwa mazowieckiego. Pracodawca polecił mu wyjazd w konkretnym dniu do klienta w województwie wielkopolskim, aby przeprowadził skomplikowaną naprawę urządzenia.[/ramka]

Należy jednak pamiętać, że miejsce wykonywania pracy pracownika mobilnego powinno być tak ustalone, aby miał on możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania w zakresie umówionej dobowej i tygodniowej normy pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.[b] Zwraca na to uwagę SN w wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 350/00). [/b]