Wydatki na auto zastępcze mogą być firmowym kosztem

Gdy firmowy samochód trafia do serwisu, właściciel firmy najczęściej otrzymuje samochód zastępczy na czas niezbędny do naprawy jego auta. Jeżdżąc nim, ponosi wydatki, np. na benzynę. Nic dziwnego, że w takich razach przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy wydatki ponoszone w związku z używaniem auta zastępczego mogą być firmowym kosztem.

[srodtytul]Tylko gdy jest związek[/srodtytul]

Art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi, że za koszty uzyskania przychodów uważa się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem tych, które wymienia art. 23 ustawy. Wydaje się, że wydatki ponoszone w związku z użytkowaniem samochodu zastępczego, w tym wydatki na zakup paliwa, mieszczą się w tej definicji. Mogą one być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W końcu [b]otrzymany przez przedsiębiorcę samochód zastępczy pozwala mu na sprawne i efektywne prowadzenie działalności gospodarczej,[/b] szybkie załatwianie spraw służbowych, spotkania z kontrahentami. Wszystko to wpływa na pozyskanie klientów, zakup towaru, załatwienie spraw administracyjnych. Ponoszone wydatki są zatem związane z uzyskaniem przychodów.

[srodtytul]Uwaga na wyjątki[/srodtytul]

Właściciele firm muszą jednak pamiętać o art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Mówi on, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (tzw. kilometrówka).

Samochód zastępczy nie jest wprowadzany do ewidencji środków trwałych przedsiębiorcy. Tym samym, aby zaliczyć wydatki związane z jego użytkowaniem do kosztów uzyskania przychodów, należy zastosować się do wspomnianego przepisu. Co to oznacza w praktyce? To, że [b]dla otrzymanego zastępczego samochodu powinna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, która zapewni prawidłowe ustalenie faktycznego przebiegu samochodu.[/b] Same zaś wydatki na zakup paliwa będą kosztem firmy tylko do wysokości nie większej niż wynikająca z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu. Jeżeli ewidencja nie będzie prowadzona, wydatki na zakup paliwa nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów.

Przepisy określają, co powinno się znaleźć w takiej ewidencji. Wynika z nich, że powinna ona zawierać co najmniej nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika i jego dane.

[srodtytul]Jak ustalamy limit[/srodtytul]

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu określa rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Stawki te wynoszą dla samochodu osobowego:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Prowadzona przez przedsiębiorcę ewidencja wyznacza górną granicę limitu, do którego będzie można uznać poniesione wydatki za koszty. Limit ten ustalamy jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr.

Pamiętajmy, że limit ten obejmuje również inne – poza paliwem – wydatki ponoszone przez korzystającego w związku z używaniem samochodu zastępczego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Samochód ten, w przeciwieństwie do firmowego, który zastępuje, nie jest składnikiem majątku (środkiem trwałym).

[srodtytul]Bez ograniczeń przy leasingu[/srodtytul]

Inaczej będzie, gdy awaria związana będzie z samochodem zastępczym udostępnianym w związku z umową leasingu. Do nich nie stosuje się tzw. kilometrówki. Nie ma też obowiązku prowadzenia ewidencji ich przebiegu. Pojazd zastępczy używany jest bowiem w sumie na podstawie umowy leasingu. Na taki sposób rozliczenia zgadzają się zresztą również organy podatkowe. Nie ma zatem w tym wypadku podstaw do stosowania wspomnianych wcześniej ograniczeń w zakresie zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów (w odniesieniu do samochodów osobowych).

[ramka][b]GPP uwaga[/b]

Przedsiębiorca odliczy tylko faktycznie poniesione wydatki. Powinny być one dokumentowane stosownymi dowodami księgowymi (fakturami), które powinny zawierać numer rejestracyjny samochodu. Faktury powinny być ujęte w zestawieniu, które na koniec miesiąca zostanie ujęte w ewidencji księgowej.[/ramka]