Jest to jednak niedziela, dlatego druk Z-06 wolno złożyć dzień później, czyli do 19 stycznia.
Z wirtualną sprawozdawczością muszą zmierzyć się wszyscy przedsiębiorcy. To nowość, bo dotychczas każdy z nich miał do wyboru druk papierowy albo w wersji online. Teraz ta ostatnia forma stanowi powszechny obowiązek dla ogółu podmiotów sprawozdawczych.
[srodtytul]Wyjątek dla małych[/srodtytul]
Taką zmianę wprowadza [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=292586]rozporządzenie Rady Ministrów z 27 listopada 2008 r. w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej na 2009 r. (DzU nr 221, poz. 1436)[/link].
Fory dostali jedynie przedsiębiorcy zatrudniający nie więcej niż pięć osób. W wyjątkowych sytuacjach oni mogą przekazać dane statystyczne pisemnie, ale pod warunkiem że:
- złożą wniosek w tej sprawie,
- ich prośba jest w pełni uzasadniona, np. ograniczonym dostępem do Internetu lub komputera,
- GUS zgodzi się na sprawozdawczość papierową.
Przedsiębiorcy pytają, czy ten przywilej jest zastrzeżony tylko dla firm zatrudniających na umowy o pracę. Nie. Ustawodawca nie posługuje się terminem „zatrudniający”. Mówi o „podmiotach o liczbie pracujących nie większej niż pięć osób”. Zatem ilość etatów jest bez znaczenia. O złożenie papierowego formularza może ubiegać się też indywidualny przedsiębiorca, który nie zatrudnia ani jednej osoby.
[srodtytul]Informacja dla wszystkich[/srodtytul]
Z wirtualną sprawozdawczością GUS nie pozostawił przedsiębiorców samych sobie. W ostatnich miesiącach 2008 r. wysłał do nich pismo, w którym podał dane uwierzytelniające dostęp do portalu sprawozdawczego GUS, czyli kod dostępu (tzw. login), i hasło oraz wskazówki, jak się po tej stronie internetowej poruszać. Podane login i hasło mają charakter tymczasowy. Ich żywot kończy się z chwilą aktywacji konta sprawozdawczego.
Po zakończeniu tego procesu system automatycznie przesyła nowe, ale już stałe dane uwierzytelniające. Drogą e-mailową dostaną je osoby odpowiedzialne za obsługę sprawozdawczości w firmach, które są stałymi uczestnikami badań. Wiadomość z GUS może dostać bezpośrednio pracodawca albo upoważnieni pracownicy, np. specjalista odpowiedzialny za sprawozdawczość, a w zakładach wielooddziałowych również inne osoby.
[b]Uwaga! Pisma przewodniego z GUS nie dostali przedsiębiorcy, których przygoda z wirtualną sprawozdawczością zaczęła się rok, a nawet dwa lata temu. Oni już mają aktywne konto sprawozdawcze oraz odpowiednie login i hasło. [/b]
Przypominamy, że te podmioty sprawozdawcze wypełniały w ubiegłym roku deklarację przekazywania formularzy przez Internet. Podawały w niej m.in. dane dotyczące przedsiębiorstwa: nazwę, adres, REGON, a nawet e-mail do sekretariatu dyrektora lub prezesa firmy oraz osoby zarządzającej statystyką. Następnie wysyłali druk do GUS, a urząd przesyłał im w dwóch odrębnych przesyłkach login i hasło do systemu.
W tym roku GUS wysłał im jedynie drogą e-mailową informację o tym, że sprawozdawczość elektroniczna stała się obowiązkowa dla wszystkich bez względu na rodzaj wypełnianego formularza.
[ramka][b]Dane są tajne i bezpieczne[/b]
Informacje przekazywane do GUS nadal są objęte tzw. tajemnicą statystyczną. Wolno je wykorzystywać wyłącznie do opracowań, zestawień i analiz statystycznych oraz do tworzenia przez służby statystyki publicznej operatu do badań prowadzonych przez te instytucje.
Osobie, która próbuje czerpać korzyści z wykorzystywania danych statystycznych, grozi pięć lat pozbawienia wolności. Naruszenie obowiązków statystycznych to wykroczenie z sankcją nawet do 5 tys. zł. Podmiotom, które w formularzach GUS przekazują nieprawdziwe informacje, grożą nawet dwa lata więzienia. [/ramka]
[srodtytul]System poprowadzi przedsiębiorcę za rękę[/srodtytul]
[b]Formularze statystyczne można wypełniać offline. To rozwiązanie jest przydatne szczególnie przedsiębiorcom, którzy w zakresie elektronicznej sprawozdawczości są nowicjuszami[/b]
Pierwszy formularz składany w tym roku to Z-06 – sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach. Jest on kontynuacją sprawozdania Z-03 i DG-1. Na podstawie zawartych w nim danych GUS także bada m.in. przeciętne zatrudnienie i wynagrodzenie. Różnica polega na tym, że w druku Z-06 wymienione dane obejmują cały rok, a nie kwartał czy miesiąc. – A kto składa Z-06? – pytają przedsiębiorcy. Zasadniczo te same podmioty co Z-03 (zatrudniający powyżej dziewięciu osób i cała budżetówka) oraz podmioty zaliczone do tzw. sektora przedsiębiorstw.
[b]Uwaga! Formularz Z-06 składa się raz w roku, a najbliższy termin to 18 stycznia 2009 r. Ponieważ ten dzień wpływu przypada na niedzielę, to ostatnim dniem przekazania sprawozdania będzie 19 stycznia (poniedziałek). Wtedy GUS zamknie portal sprawozdawczy i sprawdzi, kto nie wywiązał się z zadań statystycznych. Następnie dla spóźnialskich wyznaczy dodatkowy, nowy termin na nadrobienie zaległości. Informacje o tym urząd prześle w specjalnym komunikacie (tzw. monit).[/b]
[srodtytul]Nie masz Internetu, działaj offline[/srodtytul]
Sprawozdania GUS można wypełniać też w wersji offline. Tę opcję urząd uruchomił głównie z myślą o tych podmiotach, które:
- są nowicjuszami w zakresie elektronicznej sprawozdawczości,
- nie zareagowały na komunikat GUS przesłany w piśmie przewodnim i nie złożyły sprawozdania w terminie, np. z powodu braku Internetu.
Mogą ściągnąć formularz ze strony internetowej GUS (np. w kafejce internetowej), wypełnić go na swoim lub cudzym komputerze, a następnie odesłać m.in. do urzędu przez portal sprawozdawczy albo e-mailowo. W tym celu nie trzeba tworzyć nowej wiadomości. Formularz w wersji offline zawiera opcję „wyślij”, która pozwala na jego automatyczne odesłanie. Offline pomaga wywiązać się z elektronicznego obowiązku sprawozdawczego, mimo że konto na portalu sprawozdawczym nie jest aktywne. Ma pomagać, ale nie zastępować wypełniania sprawozdań bezpośrednio w Internecie. Przedsiębiorcy, którzy zdążyli zalogować się w tym albo ubiegłym roku, też mogą skorzystać z wersji offline. W praktyce jednak to rozwiązanie będzie dla nich korzystne tylko wtedy, gdy dostęp do Internetu mają ograniczony czasowo. – A jeśli nie są w stanie wypełnić od razu całego sprawozdania? – pytają przedsiębiorcy. Wówczas mogą bez obaw wypełniać go w częściach, wybierając formę online. System zapamięta bowiem wszystkie informacje, które wprowadzamy na bieżąco do formularza i w każdej chwili wypełnioną jego część wydrukuje. W tym wypadku wersja offline w niczym nie będzie przydatna.
[b]Uwaga! W ostatnich miesiącach GUS ustalał adresy e-mailowe potencjalnych sprawozdawców. Niewykluczone zatem, że ci, którzy nie zalogowali się w portalu sprawozdawczym do 19 stycznia, dostaną formularz Z-06 w wersji offline jako załącznik do internetowej wiadomości.[/b]
[srodtytul]Błąd wyskoczy automatycznie[/srodtytul]
Wypełnienie formularza nie powinno nastręczać trudności, bo system prowadzi niemal za rękę. Wychwytuje każdą pomyloną informację. Wyróżnia przy tym dwa rodzaje błędów: uznaniowe i bezwzględne. Pierwsze są oznaczone wykrzyknikiem, a ostatnie krzyżykiem. Bezwzględne musimy poprawić, bo w innym wypadku wypełnianie formularza nie ma sensu. Pojawienie się tych uchybień uniemożliwia jego zatwierdzenie. Błędy uznaniowe mają jedynie charakter informacyjny. Nie należy ich jednak bagatelizować, ale ponownie przeanalizować.
Najeżdżając kursorem na krzyżyk lub wykrzyknik, dowiemy się, na czym pomyłka polega. Jeżeli np. krzyżyk pojawi się w dziale pierwszym w wierszu 5, w pkt 2 sprawozdania Z-06, komunikat może wskazać, że podana przez przedsiębiorcę wartość składek ZUS jest błędna wobec wynagrodzeń ogółem. Poprawiony błąd zniknie, gdy sprawozdawca przejdzie na następną stronę druku. Poza tym na każdym etapie jego wypełniania można sprawdzić ilość i rodzaj uchybień. W tym celu wystarczy nacisnąć ikonkę „pokaż/ukryj błędy”. Dzięki temu na końcu działu znajdziemy poszczególne błędy z opisem. System pokaże nam typ pomyłki (bezwzględna czy uznaniowa), dział, w którym ją popełniliśmy, pole oraz opis, na czym ona polega.
[srodtytul]Konsultant pomoże[/srodtytul]
Konto na portalu sprawozdawczym GUS pozwala na bieżący, e-mailowy kontakt z ekspertami, którzy pomogą wypełnić kłopotliwe części sprawozdania. Porozumiemy się z nimi także telefonicznie. Na stronie internetowej GUS, w miejscu, gdzie jest wejście do portalu sprawozdawczego, figuruje lista wszystkich urzędów statystycznych w Polsce, a pod nią nazwiska, e-maile, numery telefonów i faksów do osób, które udzielają pomocy merytorycznej i technicznej.
Ta współpraca nie jest nowością. Funkcjonuje od dwóch lat, czyli od czasu, gdy GUS zaczął stopniowo wprowadzać wirtualną sprawozdawczość. Teraz zwiększy się jedynie ilość podmiotów korzystających z tego wsparcia.
[srodtytul]Listonosz nie przyniesie formularza[/srodtytul]
Dotychczas na kilka miesięcy przed realizacją zadania sprawozdawczego GUS wysyłał przedsiębiorcom listy przypominające o obowiązku statystycznym oraz gotowe sprawozdanie do wypełnienia. Teraz to się zmieni.
Zasadniczo każdy przedsiębiorca otrzyma takie powiadomienie w wersji wirtualnej na konto portalu sprawozdawczego. Wyjątek dotyczy tych, którzy takiego konta jeszcze nie mają. GUS wyśle im powiadomienie na adres e-mailowy, a jeżeli takiego nie udało się ustalić, to za pośrednictwem tradycyjnej poczty w formie pisemnej, ale już bez druku sprawozdawczego.
[srodtytul]Krok po kroku wypełniamy formularz Z-06[/srodtytul]
Konto na portalu sprawozdawczym GUS aktywujemy za pomocą tymczasowych danych uwierzytelniających. Gdy zakończymy ten proces pomyślnie, GUS wyśle nowe login i hasło gwarantujące pełny, stały dostęp do portalu sprawozdawczego.
[srodtytul]Krok 1. LOGUJEMY SIĘ DO SYSTEMU[/srodtytul]
Mając login i hasło, sprawozdawca może zalogować się do systemu i wypełnić formularz.
W tym celu wchodzi na stronę www.stat.gov.pl. Następnie wybiera portal sprawozdawczy i przechodzi do aktywizacji konta w tym portalu. Robi to za pomocą jednorazowych danych uwierzytelniających. Na stronie GUS wchodzi w portal sprawozdawczy, następnie bezpośrednio w system sprawozdawczy. Zaloguje się w nim dopiero po wpisaniu loginu i hasła. Gdy będą one prawidłowe, wejdzie na swoje prywatne konto sprawozdawcy. Znajdują się na nim informacje o użytkowniku, jego sprawozdawczych obowiązkach oraz nieprzeczytanych wiadomościach od GUS. Urząd może go np. powiadomić, że nie przekazał sprawozdania w terminie albo że na jego złożenie zostało kilka dni.
Za pośrednictwem wiadomości na koncie sprawozdawczym pracodawca może zadać GUS pytanie dotyczące sprawiających mu trudności punktów, które musi podać w formularzu. Na prywatnym koncie sprawozdawcy figurują też takie dane, jak: liczba jego udanych i nieudanych logowań oraz data i czas ostatniego nieudanego logowania.
Gdy prywatne konto sprawozdawcy zostało aktywowane, GUS wysyła nowe login i hasło gwarantujące pełny, stały dostęp do portalu sprawozdawczego.
[srodtytul]Krok 2. SZUKAMY DRUKU[/srodtytul]
Chcąc wypełnić formularz Z-06, trzeba wejść w listę aktualnych obowiązków sprawozdawczych i zaznaczyć odpowiedni druk. Zostanie on wówczas oznaczony na pomarańczowo. Wciskamy wtedy przycisk „formularz”. Z-06 otworzy się w nowym oknie przeglądarki, a system zapyta, czy w przyszłości też ma otwierać formularze statystyczne w odrębnych oknach. Najlepiej zgodzić się na to. Sprawozdanie ukryte w odrębnym okienku zostanie wtedy całkowicie odblokowane, a przy następnych logowaniach system nie ponowi pytań.
[srodtytul]Krok 3. WYPEŁNIAMY [/srodtytul]
Gdy pojawi się okienko z drukiem Z-06, przystępujemy do jego wypełniania. Przypominamy, że Z-06 sporządzamy na serwerze urzędu albo poza nim, wybierając opcję offline. W każdej chwili możemy przerwać pracę i powrócić do niej później. System zapamięta wszystkie wprowadzone informacje, a osoba go obsługująca w GUS wie, kiedy trwają prace nad formularzem i kiedy został on zatwierdzony. W liście obowiązków statystycznych w statusie sprawozdania wyświetlają się bowiem następujące dane:
- nierozpoczęte,
- rozpoczęte,
- zatwierdzone – formularz wypełniono i wysłano do GUS,
- weryfikowane – zatwierdzone sprawozdanie jest dodatkowo weryfikowane przez GUS,
- zakończone – GUS zaakceptował formularz jako poprawny.
W praktyce wypełnienie sprawozdania polega na udzielaniu odpowiedzi i zaznaczaniu odpowiednich rubryk lub wpisywaniu w nich właściwych wartości. Podmiot, który ma kłopoty z wypełnieniem dokumentu, może skorzystać z wirtualnej pomocy. W tym celu włącza przycisk opis formularza, oznaczony na koncie sprawozdawczym literką „i”.
Dziś wskazujemy, jak wypełnić formularz Z-06. Składa się on z siedmiu działów, ale zanim sprawozdawca przejdzie do pierwszego z nich, wypełnia metryczkę. Podaje w niej dane jednostki sprawozdawczej.
[srodtytul]DZIAŁ PIERWSZY[/srodtytul]
W dziale tym podajemy ogólne dane dotyczące zatrudnienia i wynagrodzeń. W rubryce pierwszej wpisujemy przeciętną liczbę zatrudnionych. Ten wynik osiągniemy, dzieląc sumę przeciętnego zatrudnienia z poszczególnych miesięcy przez 12. W zależności od sytuacji kadrowej w firmie stosujemy przy tym trzy metody: uproszczoną, średniej chronologicznej albo średniej arytmetycznej ze stanów dziennych. Przykładowo tę ostatnią, gdy wielu zatrudnionych przebywa na urlopach bezpłatnych. Wówczas tych osób nie wliczamy do stanów dziennych. Trzeci sposób liczenia jest właściwy, gdy sytuacja kadrowa jest stabilna. Wtedy bierzemy stany dzienne z początku i końca miesiąca i dzielimy przez 2.
Natomiast zgodnie z metodą średniej chronologicznej bierzemy połowę stanów dziennych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca oraz liczbę zatrudnionych w 15. jego dniu i następnie sumę dzielimy przez dwa. W dwóch ostatnich przypadkach urlopów bezpłatnych nie ujmujemy.
Wynagrodzenia podajemy w rubryce drugiej, uwzględniając: wynagrodzenia osobowe brutto, niezależnie od źródła finansowania, łącznie z wpłatami z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej w spółdzielniach oraz dodatkowymi wynagrodzeniami rocznymi dla zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej. Podajemy też honoraria wynikające z umowy o pracę, nie omijając wartości wypłaconych w walutach obcych. Dopiero w wierszu czwartym, rubryce drugiej ograniczamy się do wynagrodzeń złotowych, eliminując płace w walutach obcych wypłacone pracownikom zatrudnionym poza granicami kraju. W ostatnim wierszu tego działu podajemy wysokość pobranych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, przed odliczeniem składki zdrowotnej.
[srodtytul]DZIAŁ DRUGI[/srodtytul]
Tutaj podajemy składniki wynagrodzeń brutto, czyli: wynagrodzenia osobowe, wypłaty z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej w spółdzielniach, dodatkowe wynagrodzenie roczne dla pracowników jednostek sfery budżetowej, wynagrodzenia z umowy-zlecenia lub o działo, honoraria, wynagrodzenia agencyjno- -prowizyjne.
[srodtytul]DZIAŁ TRZECI[/srodtytul]
W tym dziale ujawniamy informacje o czasie pracy osób zatrudnionych ogółem, w tym na stanowiskach robotniczych. U zatrudnionych wykazujemy czas faktycznie przepracowany, uwzględniając godziny normalne i nadliczbowe oraz czas nieprzepracowany, w tym opłacony z powodu urlopów wypoczynkowych i chorób (opłaconych przez pracodawcę). Do pracy nadliczbowej zaliczamy też dyżury pracowników służby zdrowia oraz ponadwymiarowe nauczycieli.
[srodtytul]DZIAŁ CZWARTY[/srodtytul]
Tu wykazujemy wszystkich pracujących w firmie na 31 grudnia danego roku w rozbiciu na poszczególne kategorie. Chodzi m.in. o zatrudnionych na cały i część etatu, nakładców, członków spółdzielni produkcji rolniczej, cudzoziemców, emerytów, niepełnosprawnych i pracujących w porze nocnej.
[srodtytul]DZIAŁ PIĄTY[/srodtytul]
Dotyczy osób pełnozatrudnionych, przyjętych i zwolnionych w jednostce w okresie sprawozdawczym, bez sezonowych i pracujących dorywczo oraz tych, którzy w ciągu roku zmienili wymiar czasu pracy.
W tej części formularza wykazujemy przyjętych do pracy:
- dla których praca w tej jednostce sprawozdawczej jest pierwszą pracą zawodową (w tym absolwenci różnych szkół),
- pracujących w tej firmie wcześniej, jeśli przerwa w pracy nie była dłuższa niż miesiąc,
- którzy od 1 stycznia do 31 grudnia powrócili do pracy z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego,
- pozostałych przyjętych (np. wracających do firmy po odbyciu służby wojskowej lub po przejściu na emeryturę).W tej części druku wykazujemy także zwolnionych:
- przez pracodawcę (wraz ze zwolnieniami grupowymi),
- w drodze wypowiedzenia przez pracownika,
- osoby, które porzuciły pracę,
- osoby zmarłe (wymogi ewidencyjne),
- osoby odchodzące z pracy na urlopy wychowawcze i bezpłatne (nieprzerwanie powyżej trzech miesięcy) oraz na rehabilitację.
[srodtytul]DZIAŁ SZÓSTY[/srodtytul]
Tu podajemy nowo utworzone, zlikwidowane i wolne miejsca pracy. Nowo utworzone miejsca pracy to wolne miejsca, które mogą powstać np. w wyniku zmiany profilu działalności bądź rozszerzenia działalności oraz wszystkie miejsca w jednostkach nowo powstałych.
Wolne miejsca to takie, które powstały w wyniku ruchu zatrudnionych lub nowo utworzone, w stosunku do których zostały spełnione następujące warunki:
- miejsca pracy w dniu sprawozdawczym były faktycznie nieobsadzone,
- pracodawca szuka potencjalnych pracowników,
- w razie znalezienia właściwych kandydatów pracodawca byłby gotów natychmiast ich przyjąć.
[srodtytul]DZIAŁ SIÓDMY[/srodtytul]
W ostatniej części sprawozdania wykazujemy pracujących według faktycznego miejsca wykonywania pracy oraz faktycznie prowadzonej działalności. Wykazujemy osoby pracujące w poszczególnych miastach (dzielnicach, delegaturach) oraz gminach niezależnie od tego, w jakim województwie znajduje się siedziba pracodawcy. Ten dział wypełniają też firmy, które nie mają filii.
[b]Uwaga! Suma pracujących musi być taka sama jak z 31 grudnia 2008 r., tj. zgodna z informacją podaną w wierszu 2 działu czwartego. Jeżeli wynik będzie inny, system poinformuje o tym na bieżąco w postaci błędu bezwzględnego.[/b]
[srodtytul]Krok 4. POPRAWIAMY BŁĘDY I ZATWIERDZAMY [/srodtytul]
Na koniec wystarczy sprawdzić, czy w formularzu nie ma błędów. Jeżeli ich lista jest pusta, zatwierdzamy sprawozdanie. Podmiot, który chce mieć potwierdzenie tej operacji, może wydrukować notę potwierdzającą realizację obowiązku sprawozdawczego. Dokument ten system wygeneruje automatycznie w formacie pdf, gdy w statusie sprawozdania wyświetli się informacja „zakończone”. Notę można wydrukować lub zachować w komputerze w wersji elektronicznej. W takim dokumencie znajdziemy informacje o sprawozdawcy, nazwę badania, symbol formularza, okres sprawozdawczy, datę przekazania sprawozdania, imię i nazwisko osoby, która raport wypełniała, oraz datę zaakceptowania tego badania przez GUS.
[link=http://grafik.rp.pl/grafika2/250469]Zobacz cały internetowy formularz Z-06[/link]
[ramka][b]Więcej informacji na stronie www[/b]
Przedsiębiorcy, którzy mają problem z wypełnieniem formularza, mogą skorzystać ze strony [link=http://form.stat.gov.pl/formularze/przewodnik/psinfo.htm]http://form.stat.gov.pl/formularze/przewodnik/psinfo.htm[/link] [/ramka]
[ramka][b]Zobacz komentarz video:[/b]
- [link=http://pl.youtube.com/watch?v=n6R5t8VinIA&feature=channel]Jak składać elektroniczne sprawozdania do GUS[/link]
- [link=http://pl.youtube.com/watch?v=7WnQRK483tw&feature=channel_page]Kto może składać sprawozdania do GUS na papierze po 1 stycznia 2009 r.[/link][/ramka]