Z dojazdami do biura i jazdami po mieście sprawa nie jest już taka oczywista. Gdy pracownik używa swojego prywatnego samochodu w jazdach lokalnych, oddajemy mu koszty z tym związane na podstawie rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używanych do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Nie jest to jednak naszym obowiązkiem, ponieważ zwrot – jak mówi rozporządzenie – następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej przez szefa z podwładnym >patrz wzór. Samo zaś rozporządzenie zostało wydane na podstawie ustawy o transporcie drogowym, a nie kodeksu pracy.
To, ile zapłacimy zatrudnionemu za korzystanie do celów służbowych z prywatnego auta, zależy w zasadzie wyłącznie od naszej woli. Pamiętajmy jednak, że nie każda uiszczona z tego tytułu kwota jest wolna od składek ZUS i stanowi koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy. Dla tych celów wiążą pewne limity. Z rozporządzenia wynika, że zwrot ustalamy w formie ryczałtu, mnożąc stawkę za kilometr przebiegu pojazdu przez miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. Limit ten ustalamy sami, przy czym nie może on przekroczyć:
- 300 km – w miejscowości do 100 tys. mieszkańców
- 500 km – ponad 100 tys. i mniej niż 500 tys. mieszkańców
- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.
Limit ten możemy podwyższyć dla pojazdów używanych do celów firmowych w służbach:
- leśnych – maksymalnie do 1500 km,
- ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w razie zagrożenia klęską żywiołową, usuwania jej skutków albo katastrofy ekologicznej – do 3 tys. km.
Stawka za km przebiegu wynosi natomiast obecnie:
- 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm sześc.,
- 0,8358 zł – powyżej 900 cm sześc.,
- 0,2302 zł – dla motocykla,
- 0,1382 zł – dla motoroweru.
Ryczałt jest opodatkowany. Zanim go wypłacimy, musi obliczyć i potrącić zaliczkę na podatek według stawki podatkowej właściwej dla dochodów zatrudnionego. Wprawdzie ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje zwolnienie od podatku w art. 21 ust. 1 pkt 23b, ale dotyczy ono tylko tych pracowników i funkcjonariuszy, którym musimy takie koszty zwracać wedle ustawy. W praktyce dotyczy to:
- pracowników Służby Leśnej, w tym strażników leśnych – na podstawie art. 46a ustawy z 28 września 1991 r. o lasach (DzU z 2000 r. nr 56, poz. 679 ze zm.),
- listonoszy – zgodnie z art. 6a ustawy z 30 lipca 1997 r. o państwowym przedsiębiorstwie użyteczności publicznej Poczta Polska (DzU nr 106, poz. 675 ze zm.),
- pracowników socjalnych – zgodnie z art. 121 ust. 3c ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (DzU 64, poz. 593 ze zm.).
Nie trzeba natomiast potrącać składek ZUS, bo taka refundacja jest zasadniczo wyłączona z podstawy wymiaru składek. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. Muszą zostać jednak spełnione następujące warunki:
- pracownik musi używać pojazdu w jazdach lokalnych na potrzeby firmy,
- pojazd nie może być własnością szefa,
- zwrot nie może przekraczać miesięcznego ryczałtu pieniężnego.
Ponieważ rozporządzenie z 18 grudnia 1998 r. odsyła do innych przepisów, czyli do rozporządzenia z 25 marca 2002 r., to muszą również zachodzić przesłanki z tego drugiego aktu prawnego. To oznacza, że:
- pracodawca i podwładny mają zawrzeć umowę o używanie pojazdu do celów służbowych >patrz wzór,
- pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o używaniu przez niego w danym miesiącu pojazdu do celów służbowych >patrz wzór.
Pani Iwona dojeżdża do pracy własnym samochodem. Szef przyznał jej ryczałt samochodowy według maksymalnego limitu kilometrów ustalonego dla miejscowości do 100 tys. mieszkańców, czyli 250,74 zł. Na rękę pani Iwona dostanie jednak 202,74 zł, ponieważ pracodawca potrąci podatek dochodowy.
- ryczałt samochodowy brutto 250,74 zł
- składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne 0 zł
- przychód 250,74 zł
- podstawa opodatkowania po zaokrągleniu 251 zł
- podatek 47,69 zł
- zaliczka na podatek po zaokrągleniu 48 zł
- ryczałt do wypłaty 202,74 zł
Wprawdzie wedle rozporządzenia z 25 marca 2002 r. koszty używania prywatnego samochodu zwracamy zatrudnionemu ryczałtem, ale przepisy podatkowe i składkowe dopuszczają też inną formę. Chodzi konkretnie o art. 21 ust. 1 pkt 23b i art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b updf oraz o § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. Mówią one, że wolno oddać pracownikowi koszty używania w jazdach lokalnych prywatnego pojazdu, mnożąc stawkę za km przebiegu pojazdu przez liczbę faktycznie przejechanych kilometrów. W tym wypadku jednak podwładny musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu według zasad określonych w przepisach podatkowych, czyli art. 23 ust. 7 updf.
Zgodnie z tym przepisem ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane > patrz wzór.
Gdy pracownik chorował, był na urlopie, w podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin lub z innego powodu nie było go w pracy, wówczas kwotę ryczałtu zmniejszamy o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności. Stanowi tak § 4 ust. 2 rozporządzenia z 25 marca 2002 r. Zmniejszenie to nie zależy od liczby dni pracy w miesiącu. Z rozporządzenia wynika, że na tych samych zasadach ryczałt obniżamy również wtedy, gdy podwładny nie dysponował danego dnia samochodem do celów służbowych. Innymi słowy, za okres, kiedy nie świadczy pracy, nie wypłacamy ryczałtu.
Nie zawsze, przy tej samej liczbie dni obecności w pracy w miesiącu, przysługuje ten sam ryczałt. To zależy również od liczby dni roboczych w miesiącu.
Pan Jan korzystał 3 listopada br. w celach służbowych ze swojego prywatnego samochodu o pojemności silnika 1600 cm sześc. Pracodawca przyznał mu miesięczny limit 500 km. Od 5 do 10 listopada pracownik przebywał na urlopie, a potem się rozchorował i był na zwolnieniu lekarskim już do końca miesiąca.
W listopadzie mieliśmy 19 dni roboczych, a pan Jan nie miał prawa do ryczałtu za 18 z nich. Za każdy taki dzień redukujemy ryczałt o 1/22. Należny mu ryczałt wyliczamy następująco:
0,8358 zł stawki za km x 500 km = 417,90 zł
417,90 zł : 22 dni = 18,9955 zł
417,90 zł – (18,9955 zł x 18 dni) = 417,90 zł – 341,92 zł = 75,98 zł
Oczywiście od wyliczonej w ten sposób kwoty ryczałtu pracodawca potrąci jeszcze zaliczkę na podatek.
Pani Anna korzystała 1 października br. w celach służbowych ze swojego prywatnego auta. Ona również, tak jak pan Jan z przykładu 2, ma samochód o pojemności silnika 1600 cm sześc.
Jej również przysługuje miesięczny limit 500 km. Od 2 do 10 października pani Anna przebywała w zagranicznej podróży służbowej, a po powrocie poszła na urlop do końca miesiąca. W październiku mieliśmy 23 dni robocze. Pani Anna nie miała prawa do ryczałtu za 22 dni robocze. Za każdy ten dzień ma obniżoną kwotę ryczałtu o 1/22. Należny jej ryczałt wyliczamy następująco:
0,8358 zł stawki za km x 500 km = 417,90 zł
417,90 zł : 22 dni = 18,9955 zł
417,90 zł – (18,9955 zł x 22 dni) = 417,90 zł – 417,90 zł = 0 zł
W efekcie, choć pani Anna, tak jak pan Jan, przez jeden dzień miesiąca korzystała w celach służbowych ze swojego prywatnego samochodu, w ogóle nie dostanie ryczałtu za październik.
Jeśliby pracodawca nie zmniejszył ryczałtu za okres, kiedy pracownik nie świadczył pracy, wówczas od wypłacanej kwoty powinien potrącić nie tylko zaliczkę na podatek, ale i składki ZUS. Potwierdziła to centrala ZUS w piśmie przesłanym do redakcji DOBREJ FIRMY 20 marca 2008 r.
„Jeżeli pracodawca zwalnia pracownika z obowiązku świadczenia pracy i za ten okres wypłaca kwotę ryczałtu, to kwota ta stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne – wyjaśnił ZUS.
– Oczywiście, składki na ubezpieczenia społeczne należy naliczyć również od wynagrodzenia wypłaconego za okres wypowiedzenia, kiedy pracownik był zwolniony z obowiązku świadczenia pracy”.
Zwracamy też pracownikowi koszty używania prywatnego samochodu w podróży służbowej. Taka refundacja jest już naszym obowiązkiem
Zasadniczo korzystamy tu z dwóch rozporządzeń >patrz ramka niżej z ważnymi przepisami.
Oba mówią o kosztach podróży zatrudnionych w państwowej lub samorządowej sferze budżetowej. Natomiast warunki wypłacania należności z tego tytułu pozostałym pracownikom powinniśmy określić zgodnie z art. 77
5
§ 3, 4 i 5 kodeksu pracy w:
- układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania,
- umowach o pracę, jeżeli nie jesteśmy objęci układem zbiorowym lub nie musimy ustalać regulaminu płacowego.
Jeśli natomiast ani w układzie, ani w regulaminie, ani w umowie o pracę nie ma słowa o zwrocie pracownikowi należności za podróż służbową, to stosujemy wprost takie same przepisy, jak w budżetówce i samorządach.
– Czy w sytuacji, gdy zwrot kosztów podróży służbowej jest uregulowany w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę, pracodawca prywatny może zapłacić podwładnemu za podróż mniej, niż dostałby pracownik budżetówki lub samorządowy?
– pytają przedsiębiorcy.
Kodeks pracy zastrzega jedynie, by dieta za podróż służbową nie była niższa od ustalonej w rozporządzeniach. A co z innymi należnościami, takimi jak na przykład właśnie zwrot kosztów używania prywatnego auta?
W komentarzach do kodeksu można spotkać się z opiniami, że również i inne należności nie powinny być niższe od tych ustalonych w rozporządzeniach ministra pracy. Nie ma jednak orzeczeń sądów na ten temat. Pewną wskazówką może być tylko
wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 4 października 2005 r. (K 36/2003)
. Z jednej strony Trybunał nie dopatrzył się niezgodności z konstytucją przepisów, które różnicują zasady zwracania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych: na te dotyczące budżetówki i samorządów oraz te odnoszące się do pozostałych zatrudnionych. Z drugiej strony zwrócił jednak uwagę na gwarancje dla pracowników sfery prywatnej zapisane w art. 77
5
§ 4 i § 5 kodeksu pracy. „Te dwa przepisy pełnią taką funkcję na wypadek, gdy systemy negocjacyjne okażą się zbyt słabe (§ 4) lub gdy nie ma żadnych rozwiązań dotyczących poziomu diet za podróże służbowe (§ 5)” – podkreślił TK.
Możemy się zgodzić na to, by pracownik odbył podróż służbową prywatnym samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem (§ 5 ust. 3 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. dotyczącego podróży krajowych). Wówczas przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu. Wyliczamy go, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr. Maksymalna stawka za kilometr przebiegu jest identyczna jak przy ryczałcie za jazdy lokalne. Możemy przy tym, lecz nie musimy, zgodzić się na odbycie delegacji przez podwładnego jego prywatnym pojazdem. Jednocześnie nie wolno go zmusić do odbycia podróży takim pojazdem. Zawsze to pracownik składa wniosek, a my wyrażamy zgodę bądź nie. Na tych samych zasadach oddajemy pracownikowi koszty używania prywatnego auta w podróży zagranicznej (§ 8 ust. 3 i 4 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. dotyczącego podróży zagranicznych).
W obu wypadkach – zarówno podróży krajowej, jak i zagranicznej – zwrot kosztów używania prywatnego pojazdu jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 21 ust. 1pkt 16 lit. a updf) i ze składek (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. oraz art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej). Oczywiście warunkiem jest, aby wypłacona kwota nie przekroczyła wielkości wynikającej z przemnożenia stawki za 1 km z liczbą faktycznie przejechanych kilometrów.
Jeżeli zapłacimy więcej, wówczas od nadwyżki musimy odprowadzić zarówno zaliczkę na podatek, jak i składki ZUS.
Ani przepisy prawa pracy, ani podatkowe nie wymagają tu żadnych konkretnych dokumentów. W praktyce najczęściej stosujemy polecenie wyjazdu służbowego, tzw. druk delegacji służbowej.
Aby dostać zwrot kosztów używania pojazdu w podróży służbowej i w jazdach lokalnych, pracownik musi odbyć ją autem (ewentualnie motocyklem lub motorowerem) niebędącym własnością pracodawcy. Niekoniecznie jednak musi być to jego własny pojazd. Taki wymóg nie wynika ani z rozporządzeń o podróżach służbowych (krajowych i zagranicznych), ani z rozporządzenia z 25 marca 2002 r. o jazdach lokalnych. Równie dobrze więc może to być auto ojca, kolegi czy nawet wynajęte bądź wyleasingowane.
Z obu rozporządzeń o podróżach służbowych nie wynika nawet, że pracownik musi sam kierować autem ani nawet, że musi posiadać prawo jazdy. Bardziej skomplikowana wydaje się sprawa zwrotu kosztów w jazdach lokalnych. Rozporządzenie z 25 marca 2002 r. wskazuje, że chodzi o koszty „używania pojazdu przez pracownika”. Można więc przyjąć, że skoro pracownik ma używać auta, powinien mieć prawo jazdy. W praktyce jednak warto pamiętać, że zwrot kosztów w jazdach lokalnych jest kwestią umowy między pracodawcą a pracownikiem. Szef może, lecz nie musi, wymagać udokumentowania, że podwładny ma prawo jazdy.
