Legalność zatrudnienia Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje dopiero od 1 lipca 2007 r. Przejęła wtedy wcześniejsze obowiązki tzw. policji pracy. Mimo stosunkowo krótkiego doświadczenia w tej dziedzinie, jest to priorytetowa kompetencja PIP. W 2007 r. legalność zatrudnienia sprawdzała ona w trakcie każdej kontroli na budowie, ale równie często prześwietla pod tym względem handel, gastronomię (zwłaszcza restauracje) i usługi.

[b]Legalność zatrudnienia PIP kontroluje zarówno u pracodawców, jak i u przedsiębiorców niebędących pracodawcami, dla których świadczą usługi osoby fizyczne, w tym w ramach samozatrudnienia.[/b]

Pracodawcami są jednostki organizacyjne, choćby nie miały one osobowości prawnej, oraz osoby fizyczne, pod warunkiem że zatrudniają co najmniej jednego pracownika. Wynika tak z art. 2 ust. 1 pkt 25 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=269029]ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 69, poz. 415 ze zm.).[/link]

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Pan Henryk prowadzi firmę budowlaną, która w sezonie zatrudnia nawet kilkunastu murarzy na umowach cywilnych. Oprócz nich angażuje na stałe, na umowę o pracę, panią Krysię do zajmowania się księgowością. To wystarcza, aby pana Henryka uznać za pracodawcę.[/ramka]

Gdyby jednak pan Henryk powierzył prowadzenie spraw rachunkowych biuru rachunkowemu, byłby przedsiębiorcą, ale nie pracodawcą. Zatrudniałby bowiem wyłącznie wykonawców umów cywilnych. Rozróżnienie obu podmiotów jest o tyle istotne, że mają one różne obowiązki w zakresie legalności zatrudnienia[link=http://grafik.rp.pl/grafika2/214675] >patrz tabela[/link].

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Inspektor pracy dowiedział się, że firma kurierska zatrudnia w magazynie osoby na podstawie umowy o pracę i zlecenia, mimo że sposób wykonywania pracy przez obie grupy niczym się nie różni. Aby to zbadać, urzędnik udał się na kontrolę do tej firmy. Najpierw przyglądał się pracy magazynierów, następnie przesłuchiwał ich (i to zarówno pracowników, jak i zleceniobiorców) jako świadków, a na zakończenie kierownika magazynu. Ustalił, że istotnie magazynierzy zleceniobiorcy mają ściśle wyznaczone miejsce i godziny pracy. Najważniejsze jednak, że kierownik magazynu i kierownicy zmian są uprawnieni do wydawania im poleceń służbowych. Dlatego inspektor pracy wystąpił do pracodawcy o przekształcenie zawartych z magazynierami umów-zleceń w umowy o pracę. [/ramka]

[srodtytul]URZĘDNIK MOŻE NAS ODWIEDZIĆ BEZ UPRZEDZENIA[/srodtytul]

[b]Walka z szarą strefą w zatrudnieniu różni się od innych badań przeprowadzanych przez PIP. Przede wszystkim inspektorzy nie muszą uprzedzać pracodawcy o swojej wizycie [/b]

Temat kontroli wymusza określone działania inspektora. To on przesądza o sposobie przeprowadzania czynności, sprawdzania dokumentów itp. W tym zakresie badanie legalności zatrudnienia różni się od kontroli dotyczących innych zagadnień. Standardowy przebieg kontroli opisywaliśmy w DF 10 września z 2008 r.

Choć inspektor nie musi uprzedzać pracodawcy o zamiarze wizyty w jego zakładzie, w praktyce na ogół to robi (art. 24 ust. 1 ustawy o PIP). Wyjątkiem od tej zasady są m.in. właśnie kontrole z zakresu legalności zatrudnienia. Przy nich inspektor działa z zaskoczenia po to, aby fakty zastane podczas kontroli jak najpełniej odzwierciedlały zwykły stan rzeczy panujący w zakładzie.

[ramka][b]Przykład 3[/b]

Inspektor uzyskał informację, że firma Kolargoll zatrudnia pracowników na czarno. W takim wypadku uprzedzenie pracodawcy o zamiarze przeprowadzenia kontroli w zakresie legalności zatrudnienia doprowadziłoby do tego, że nielegalnie zatrudnieni zostaliby zwolnieni ze świadczenia pracy na czas obecności PIP w firmie. Wówczas przeprowadzone badanie nie odzwierciedlałoby stanu faktycznego panującego zwykle w tym zakładzie.[/ramka]

[srodtytul]Przychodzi kilku kontrolerów[/srodtytul]

Specyfika badania legalności zatrudnienia polega również na tym, że częściej niż inne przeprowadza je kilku kontrolujących. Do firmy może więc przyjść kilku inspektorów pracy lub jeden inspektor w asyście policjanta czy przedstawiciela innych organów (np. Straży Granicznej, ZUS czy kontroli skarbowej).

Chodzi o to, aby:

- osiągnąć zamierzoną skuteczność kontroli, czyli np. uniemożliwić w trakcie sprawdzenia ucieczkę z miejsca pracy nielegalnie zatrudnionych osób (dotyczy to głównie budów i restauracji, gdzie zawsze jest więcej niż jedno wyjście z zakładu),

- zapewnić bezpieczeństwo samych kontrolujących; wzmocniony ich skład jest szczególnie uzasadniony, gdy istnieje podejrzenie, że w wytypowanej do kontroli firmie jest więcej osób nielegalnie wykonujących pracę.

[srodtytul]Zaczynamy od stanowiska [/srodtytul]

Badanie legalności zatrudnienia kontroler zaczyna od stanowiska pracy. Przykładowo wchodzi na plac budowy lub salę obsługi klientów czy zaplecze restauracji, aby ustalić liczbę, tożsamość i charakter pobytu osób wykonujących pracę i przebywających u kontrolowanego. To kolejna różnica między standardową kontrolą (np. dotyczącą przestrzegania prawa pracy) a tą co do legalności zatrudnienia. Podczas niej od kontrolowanych inspektorowi wolno żądać złożenia pisemnych oświadczeń, na podstawie których dowiaduje się o:

- okresie zatrudnienia w danej firmie,

- rodzaju umowy,

- czasie pracy,

- wysokości wynagrodzenia,

- figurowaniu w rejestrze osób bezrobotnych powiatowego urzędu pracy.

[srodtytul]Wstępne ustalenia pod lupą[/srodtytul]

Te zebrane na wstępie oświadczenia inspektor pracy musi zweryfikować podczas dalszych czynności. W tym celu może żądać od osób wykonujących pracę lub przebywających u kontrolowanego pisemnych i ustnych informacji, jak i przesłuchiwać je w związku z przeprowadzaną kontrolą (art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIP).

[ramka][b]Przykład 4[/b]

Na wstępie kontroli restauracji inspektor zebrał oświadczenia od osób wykonujących pracę oraz przebywających na jej zapleczu. Wśród nich była pani Aneta. Mimo że wstęp do tego pomieszczenia mieli wyłącznie właściciele restauracji i jej pracownicy, z oświadczenia pani Anety wynikało, że nie pracuje w restauracji. Inspektor zażądał więc od niej wyjaśnień, co robiła na zapleczu. Okazało się, że jest przyjaciółką właścicielki restauracji i przyszła jedynie w odwiedziny. Podczas wizyty inspektora pani Aneta nie wykonywała żadnych prac na rzecz lokalu, a jej znajomość z właścicielką potwierdzili pracownicy przesłuchani jako świadkowie.[/ramka]

Charakterystyczne dla sprawdzenia legalności zatrudnienia jest również to, że częściej niż przy innych kontrolach dotyczących prawnej ochrony pracy inspektor utrwala jej przebieg za pomocą fotografii (art. 23 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIP). Często stanowi to najmocniejszy dowód, potwierdzający, że w dniu sprawdzania pracę świadczyło więcej osób, niż oficjalnie zatrudnia pracodawca.

[ramka][b]Przykład 5[/b]

Na budowie inspektor pracy zamierzał skontrolować warunki bhp. Zbliżając się do jej ogrodzenia, zrobił kilka zdjęć pięciu osobom układającym cegły na wysokości. Nie miały one kasków ochronnych. Kiedy inspektor przedstawił się nadzorującemu pracę majstrowi i wskazał zakres kontroli, murarzy dyskretnie odwołano na ziemię. Kontroler poinformował przełożonego o tym, co widział przed wejściem na budowę, i zażądał wylegitymowania wszystkich osób pracujących na wysokości. Majster przywołał murarzy, ale przyszło tylko czterech. Inspektor pokazał zdjęcia i okazało się, że piąty murarz był Ukraińcem, pracującym na czarno.[/ramka]

[srodtytul]Dokumenty porównają z informacjami [/srodtytul]

Dane zebrane w oświadczeniach można także zweryfikować, porównując je z informacjami z prowadzonych przez pracodawcę dokumentów. Pomocne będą tu zwłaszcza akta osobowe pracowników. Na ich podstawie inspektor pracy ustala:

- datę zawarcia z pracownikiem umowy o pracę i sprawdza, czy najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy potwierdzono na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków (art. 29 § 2 k.p.),

- czy pracodawca odebrał od kandydata do pracy oświadczenie o pozostawaniu lub nie w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy (§ 6 ust. 2 pkt 1 w związku z § 1 ust. 1 pkt 6 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73963]rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, DzU nr 62, poz. 286 ze zm. w zw. z art. 36 ust. 6 ustawy o promocji zatrudnienia).[/link]

Jeśli pracodawca nie wypełnił tego obowiązku, inspektor najprawdopodobniej zweryfikuje informację uzyskaną od pracownika w jego oświadczeniu. Do powiatowego urzędu pracy kieruje wówczas wniosek o udostępnienie danych. Postąpi tak również, gdy stwierdzi niezgodność oświadczenia z dokumentacją pracodawcy lub przy krótkim okresie zatrudnienia.

[srodtytul]Inne papiery [/srodtytul]

Aby ustalić prawdziwość danych wskazanych przez osoby wykonujące pracę lub przebywające na terenie kontrolowanej firmy w złożonych oświadczeniach, inspektor może sięgnąć także po inne dokumenty. Przykładowo skorzysta z listy obecności (jeśli w regulaminie pracy pracodawca przyjął taki sposób potwierdzania obecności w pracy – art. 104[sup]1 [/sup]§ 1 pkt 9 k.p.). Na ich podstawie zweryfikuje informację dotyczącą faktycznej daty zatrudnienia danej osoby.

Gdy na podstawie analizy dokumentów okaże się, że w złożonych oświadczeniach zatrudnieni podali nieprawdziwe dane (np. daty zatrudnienia), inspektor pracy musi zawiadomić prokuraturę o podejrzeniu popełnienia przestępstwa polegającego na zeznaniu nieprawdy lub zatajeniu prawdy (art. 233 § 1 kodeksu karnego).

[srodtytul]Dane dla ZUS[/srodtytul]

Badając natomiast prawidłowość dokonanego zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego osób zatrudnionych lub wykonujących inną pracę zarobkową, inspektor sprawdza:

- deklaracje zgłoszeniowe i rozliczeniowe ZUS, w szczególności zgłoszenia na formularzu ZUS ZUA (zgłoszenia ewentualnych zmian ZUS ZIUA, wyrejestrowanie ZUS ZWUA),

- imienne raporty miesięczne ZUS RCA (ZUS RSA), które m.in. zawierają dane o podstawie wymiaru składek.

Pozyskane z nich informacje inspektor także porówna z innymi dokumentami i danymi, które udostępnił kontrolowany (np. umowy o pracę lub cywilnoprawne, listy obecności czy listy płac). Pomocne tu też będą i oświadczenia i przesłuchania świadczących pracę.

[srodtytul]KONTROLER WSPÓŁPRACUJE Z INNYMI ORGANAMI[/srodtytul]

[b]Czasami w trakcie kontroli z zakresu legalności zatrudnienia inspektor ujawni nieprawidłowości, które nie należą do jego kompetencji. Aby wyeliminować błędy, nie może samodzielnie działać [/b]

Musi o nich zawiadomić właściwe organy, czyli:

- ZUS – o naruszeniach przepisów z zakresu ubezpieczeń społecznych,

- urząd kontroli skarbowej – o naruszeniach przepisów prawa podatkowego,

- policję lub Straż Graniczną – o naruszeniu przepisów o cudzoziemcach (art. 37 ust. 2 ustawy o PIP).

[ramka][b]Przykład 6[/b]

Podczas sprawdzania prawidłowości zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego osób zatrudnionych lub wykonujących inną pracę zarobkową inspektor pracy, na podstawie okazanych przez pracodawcę imiennych raportów miesięcznych ZUS RCA (ZUS RSA), stwierdził, że podstawa wymiaru składek jest niższa niż wynagrodzenie faktycznie wypłacane pracownikowi. W takim wypadku powinien zawiadomić ZUS o ujawnionej nieprawidłowości.[/ramka]

W razie naruszenia warunków prowadzenia agencji zatrudnienia określonych w przepisach o promocji zatrudnienia zawiadamia marszałka właściwego województwa. Informację tę przekazuje mu okręgowy inspektor pracy (art. 37 ust. 3 ustawy o PIP). On też powiadamia właściwego starostę o stwierdzonych przypadkach złamania przez bezrobotnego lub przez kontrolowanego przepisów o promocji zatrudnienia (art. 37 ust. 4 ustawy o PIP). Chodzi tu w szczególności o sytuacje, w których bezrobotny podjął zatrudnienie, inną pracę zarobkową lub działalność, i nie powiadomił o tym ani sam, ani przez pracodawcę powiatowego urzędu pracy.

[ramka][b]Sprawdzą agencje[/b]

Odrębne zagadnienia są kontrolowane w agencjach zatrudnienia, tj. podmiotach świadczących usługi w zakresie:

- pośrednictwa pracy na terenie Polski,

- pośrednictwa do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych obywateli polskich,

- doradztwa personalnego,

- poradnictwa zawodowego,

- pracy tymczasowej (art. 18 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia).

W tym wypadku inspektor pracy sprawdzi:

- dokonanie wpisu do rejestru agencji zatrudnienia działalności, której prowadzenie zależy od uzyskania wpisu do tego rejestru (art. 10 ust. 1 pkt 3d ustawy o PIP). Tu inspektor pracy sprawdza głównie certyfikaty potwierdzające wpis do rejestru (art. 19 ustawy o promocji zatrudnienia);

- prowadzenie agencji zatrudnienia zgodnie z warunkami określonymi w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (art. 10 ust. 1 pkt 3e ustawy o PIP). Tu inspektor zainteresuje się:

– czy agencja spełnia wymogi w zakresie warunków lokalowych i wyposażenia technicznego,

– kwalifikacjami personelu zatrudnionego przez agencję,

– dokumentami dotyczącymi pobierania opłat od osób korzystających z usług agencji,

– umowami zawieranymi przez agencję pośrednictwa do pracy za granicą z pracodawcami zagranicznymi oraz obywatelami polskimi kierowanymi do pracy za granicą,

– treścią ogłoszeń i ofert,

– rocznymi informacjami o działalności agencji zatrudnienia,

– informacjami o zmianie danych objętych wnioskiem o wpis do rejestru lub o zaprzestaniu działalności, a także dokumentów potwierdzających dokonanie zwrotu certyfikatu wstępnego lub certyfikatu w związku z wykreśleniem agencji z rejestru (art. 18 – 19 ustawy o promocji zatrudnienia). [/ramka]