Zwykle przyczynę jego odwiedzin determinuje skarga pracownicza czy harmonogram kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Dlatego też najczęściej interesują go naruszenia wskazane w tych dokumentach. Ostatecznie jednak inspektor samodzielnie może wybrać, co chce zweryfikować w zakładzie, czego zażądać od pracodawcy, a również rozszerzyć zakres kontroli. Jest pod tym względem całkowicie niezależny. Choć jest z jednej strony związany treścią skargi lub wyznaczonym mu do realizacji tematem, to z drugiej – nie musi się ograniczyć wyłącznie do kwestii w nich poruszonych. Będzie on zatem samodzielnie decydował zarówno o liczbie pracowników objętych kontrolą, przedziale czasu, jaki będzie przedmiotem jego zainteresowania, jak również może postanowić o rozszerzeniu pierwotnie założonego zakresu kontroli o zupełnie nowe zagadnienia. Zrobi tak zwłaszcza wtedy, gdy przy okazji sprawdzania zaplanowanych z góry kwestii rzucą mu się w oczy inne nieprawidłowości (jak choćby palenie na stanowiskach pracy).

[srodtytul]MENEDŻEROWIE PRAKTYCZNIE NIE CHODZĄ NA URLOPY[/srodtytul]

Wizytatorzy sprawdzają też prawidłowość udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych, często bowiem skargi pracownicze dotyczą braku wypoczynku.

W tym celu przyglądają się:

- ewidencji czasu pracy, gdzie firma odnotowuje każdy dzień urlopu pracownika,

- wnioskom urlopowym, na których podstawie może zweryfikować prawidłowość wykazanej w ewidencji liczby wykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego pracownika. Problem jednak w tym, że wnioski o urlop nie zawsze są pisemne. W wielu firmach do udzielenia urlopu wystarczy samo zadeklarowanie przez pracownika terminu jego wykorzystania w planie urlopów.

Porównywanie liczby dni wykorzystanego urlopu wynikającej z ewidencji czasu pracy z liczbą zadeklarowaną we wnioskach urlopowych jest żmudne i czasochłonne, zwłaszcza gdy dotyczy większej liczby osób lub trzech lat. Dlatego inspektorzy starają się maksymalnie ułatwić sobie kontrolę tego typu zagadnień. Chętnie korzystają z przysługujących im uprawnień i żądają od pracodawcy lub jego służb kadrowych przygotowania zestawień, za wskazany przedział czasu (minimum rok), liczby dni wykorzystanego przez wybranych pracowników urlopu wypoczynkowego. Na podstawie tych dokumentów sprawdzają prawidłowość:

- liczenia wymiaru urlopu wypoczynkowego (w tym proporcjonalnego), zwłaszcza przy pierwszej pracy zawodowej lub dla zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy,

- ustalania planu urlopów,

- udzielania urlopów, tj. czy co najmniej jedna część obejmuje minimum 14 dni kalendarzowych, zaległego, podczas wypowiedzenia, najpóźniej do 31 marca następnego roku.

Największe zaległości w wykorzystaniu urlopów wypoczynkowych (tj. sięgające nawet kilkudziesięciu dni) kumuluje kadra kierownicza zakładu.Wszelkie nieprawidłowości wykazane w trakcie kontroli dotyczącej urlopów wypoczynkowych inspektor pracy reguluje wystąpieniem.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Kontrolujący stwierdził, że pracodawca nie ustalił planu urlopów, mimo że działająca u niego zakładowa organizacja związkowa nie zwolniła go z tego obowiązku. Terminy urlopów były ustalane indywidualnie, po porozumieniu z pracownikami. W takim wypadku inspektor skieruje do pracodawcy wystąpienie o ustalenie planu urlopów, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.[/ramka]

Nieudzielenie zaległego urlopu do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego oraz zaniżenie wymiaru urlopu stanowią wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone mandatem inspektora od 1000 do 2000 zł.

[ramka][b]Co już zdziałała inspekcja pracy w 2008 r. [/b]

W pierwszym półroczu bieżącego roku kontrole Państwowej Inspekcji Pracy przyniosły następujące efekty:

- 40,5 tys. kontroli

- 34,7 tys. skontrolowanych pracodawców

- 193,9 tys. wydanych decyzji

- 160,8 tys. skierowanych wniosków w wystąpieniach

- 42,2 tys. ujawnionych wykroczeń

- 10,4 tys. mandatów karnych

- 12,8 mln zł nałożonych grzywien[/ramka]

[srodtytul]FIRMY BŁĘDNIE OBLICZAJĄ PENSJE I ŚWIADCZENIA[/srodtytul]

Praktycznie niemal zawsze inspektor pracy przygląda się, jak regulujemy pensje załodze i inne świadczenia pieniężne ze stosunku pracy. Z oczywistych względów dla zatrudnionych to priorytet. Praktyka pokazuje, że dopóty tolerują oni złe warunki pracy, nadgodziny i inne niedogodności, dopóki otrzymują pobory. Kiedy jednak pojawią się nieprawidłowości, zwłaszcza zwłoka w wypłacie pensji, wówczas z całą stanowczością i wszelkimi środkami domagają się respektowania swoich praw. Dla przykładu: aż 34 proc. wszystkich skarg, jakie wpłynęły do PIP w ubiegłym roku, dotyczyło wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy.

[srodtytul]Najpierw przegląd dokumentów[/srodtytul]

Kontrolę tych zagadnień inspektor rozpoczyna od przejrzenia wewnątrzzakładowych źródeł prawa, czyli:

- regulaminu pracy, z którego dowie się o przyjętym w zakładzie terminie i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia (art. 104[sup]1[/sup] § 1 pkt 5 kodeksu pracy),

- układu zbiorowego lub regulaminu płacowego, z których dowie się o stosowanym w zakładzie systemie wynagradzania (czasowy ze stałymi stawkami godzinowymi lub miesięcznymi, prowizyjny – zależny od wyników) czy obowiązujących kategoriach zaszeregowania (art. 77[sup]2[/sup] §1 kodeksu pracy).

[srodtytul]Konkretne osoby[/srodtytul]

Poznawszy zasady polityki płacowej firmy, wizytator typuje kilku – kilkunastu pracowników, których warunki zatrudnienia i wynagradzania dokładnie analizuje. Żąda przede wszystkim dostarczenia mu ich:

- umów o pracę – w celu ustalenia wysokości konkretnego wynagrodzenia i jego składników,

- rozliczenia na listach płac za wskazany przez niego przedział czasu, ale maksymalnie za trzy lata wstecz (takie obowiązuje przedawnienie roszczeń pracowniczych), i na tej podstawie weryfikuje poprawność obliczeń wynagrodzenia oraz innych świadczeń pieniężnych ze stosunku pracy, np. zapłaty za godziny nadliczbowe, pracę w porze nocnej, dodatków czy premii; wynika tak z § 8 pkt 2 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73963]rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.)[/link],

- ewentualnie potwierdzenia przelewu na rachunek bankowy podwładnego, by sprawdzić terminowość wypłaty wynagrodzenia i żeby zostało uregulowane w pełnej należnej wysokości.

Nie znaczy to jednak, że kontroler bada wszystkie składniki wynagrodzenia i sposób ich ustalania. Może się ograniczyć tylko do tych elementów, które go interesują w związku ze skargą, np. do pensji za nadgodziny.

[srodtytul]Weryfikowane zagadnienia[/srodtytul]

Inspektor zwraca szczególną uwagę na:

- terminowość wypłacania wynagrodzenia i innych świadczeń;

Wynagrodzenia za pracę regulujemy co najmniej raz w miesiącu, z dołu, w stałym i ustalonym z góry terminie, nie później jednak niż do 10 następnego miesiąca. Oznacza to, że najpóźniej tego dnia zatrudniony musi mieć pieniądze do swojej dyspozycji.

- prawidłowość ustalenia ich wysokości, w tym płacy za godziny nadliczbowe, za pracę w porze nocnej oraz w niedziele, święta i dni wolne;

- poprawność dokonywania potrąceń z wynagrodzenia, a zwłaszcza posiadanie pisemnych oświadczeń pracowników o zgodzie na dobrowolne odliczenia z pensji;

- rzetelność wypłacania dodatkowych świadczeń przewidzianych w przepisach wewnątrzzakładowych, np. premii, nagród, dodatków stażowych, za warunki szkodliwe;

- wysokość oraz terminowość wypłacania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, za czas choroby, ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, odpraw emerytalno-rentowych czy ekonomicznych.

[srodtytul]Środki prawne[/srodtytul]

W razie stwierdzenia nieprawidłowości w zakresie wypłacania wynagrodzeń lub innych świadczeń ze stosunku pracy inspektor ma prawo zastosować:

- wystąpienie, jeśli kwota należności jest sporna (np. nie została naliczona);

- decyzję administracyjną w formie nakazu płatniczego, gdy wysokość świadczenia jest bezsporna, tzn. została naliczona i uznana przez pracodawcę do wypłaty.

[wyimek][b]16 tys.[/b] - tyle skarg pracowniczych wpłynęło do Państwowej Inspekcji Pracy. Co trzecia z nich dotyczyła naruszeń przepisów o wynagrodzeniach i innych świadczeń, co piąta – problematyki dotyczącej stosunku pracy, a 12 proc. – czasu pracy[/wyimek]

Zakład kontrolowany pod kątem wynagrodzeń i innych świadczeń pieniężnych ze stosunku pracy powinien ponadto pamiętać, że:

- niewypłacenie w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia,

- bezpodstawne obniżenie wynagrodzenia,

- dokonywanie bezpodstawnych potrąceń stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi grzywna w drodze mandatu karnego od inspektora do 2000 zł.

Szczegółowo środki prawne, jakimi dysponuje inspektor pracy, opiszemy w ramach cyklu za tydzień.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Inspektor pracy stwierdził na podstawie ewidencji czasu pracy, że zatrudnieni świadczyli pracę w godzinach nadliczbowych i nie otrzymali z tego tytułu wynagrodzenia. W takim wypadku występuje do pracodawcy o niezwłoczne jego naliczenie i wypłacenie.[/ramka]

[srodtytul]ZMORĄ MAŁYCH FIRM JEST NOTORYCZNE ZLECANIE NADGODZIN[/srodtytul]

Niemal równie często inspektorzy sprawdzają organizację i planowanie czasu pracy. Zagadnienia te są bowiem ściśle związane z wypłatą wynagrodzenia, zwłaszcza za nadgodziny. W każdej firmie można znaleźć nieprawidłowości w tym zakresie.

Kontrolę czasu pracy inspektor pracy rozpoczyna od przejrzenia regulaminu pracy lub układu zbiorowego, a w małych przedsiębiorstwach zatrudniających mniej niż 20 pracowników – obwieszczenia o systemach czasu pracy określonych w art. 150 § 1 kodeksu pracy. Na podstawie tych dokumentów ustala:

- przyjęte w zakładzie systemy czasu pracy,

- okres rozliczeniowy,

- obowiązujący rozkład czasu pracy.

Brak postanowień na wymienione tematy w aktach wewnątrzzakładowych stanowi naruszenie przepisów prawa pracy. Po ich wykryciu inspektor występuje do pracodawcy o uzupełnienie treści regulaminu.

[srodtytul]W jakim przedziale czasu [/srodtytul]

Po tym ogólnym rozpoznaniu przyjętych w firmie rozwiązań w zakresie czasu pracy kontroler decyduje, jaki przedział czasu obejmie swoim dochodzeniem. Ze względu na przedawnienie roszczeń pracowniczych wolno mu sprawdzać najwyżej na trzy lata wstecz. Zazwyczaj ogranicza się jednak do ostatniego lub kilku ostatnio zakończonych okresów rozliczeniowych.

[ramka][b]Przykład 3[/b]

Firma przyjęła trzymiesięczne okresy rozliczeniowe. Kontrolujący ją w październiku 2008 r. inspektor z całą pewnością sprawdzi ostatni zakończony okres rozliczeniowy lipiec – wrzesień 2008 r. Niewykluczone również, że cofnie się do poprzednich zakończonych, np. kwiecień – czerwiec 2008 r., styczeń – marzec 2008 r.[/ramka]

Co do zasady, inspektorzy nie badają bieżących okresów rozliczeniowych, gdyż nie można jeszcze stwierdzić w nich wszystkich ewentualnych nieprawidłowości, np. pracy w godzinach nadliczbowych średniotygodniowych, naruszeń zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, niezrekompensowanej pracy w niedzielę lub święto.

[srodtytul]Których papierów pilnujemy[/srodtytul]

Dopiero teraz inspektor może zażądać udostępnienia mu:

- akt osobowych – na podstawie zgromadzonych w nich umów o pracę ustala wymiar zatrudnienia poszczególnych osób (pełny lub niepełny etat);

- indywidualnych kart ewidencji czasu pracy w celu oszacowania pracy w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy (§ 8 pkt 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r.);

Przypominam, że ewidencję czasu pracy prowadzimy dla każdego zatrudnionego bez wyjątku. Jedynie podajemy w niej mniej informacji za pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej; nie ewidencjonujemy za nich godzin pracy.

- listy obecności, choć jej prowadzenie nie jest obligatoryjne, bo wolno nam przyjąć inny sposób potwierdzania obecności w pracy; jeśli jednak wprowadziliśmy taki dokument, inspektor z pewnością zechce na jego podstawie zweryfikować dane zawarte w ewidencji czasu pracy;

Rozbieżności między ewidencją czasu pracy a innymi dokumentami, np. listą obecności czy wykresówkami u kierowców, wzbudzają uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa fałszowania dokumentów. W takiej sytuacji inspektor kieruje do prokuratury zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, w następstwie czego może dojść do wszczęcia postępowania karnego przeciwko pracodawcy lub osobie działającej w jego imieniu (art. 304 § 2 ustawy kodeksu postępowania karnego).

[ramka][b]Przykład 4[/b]

W ewidencji czasu pracy pana Jana kadrowa wykazywała pracę od poniedziałku do piątku, po osiem godzin dziennie. W liście obecności za październik 2008 r. pracownik potwierdził jednak obecność w pracy własnoręcznym podpisem w dwie soboty 4 i 11 października. W ten sposób inspektor uznał, że pracodawca fałszuje ewidencję czasu pracy, a więc popełnił przestępstwo z art. 270 kodeksu karnego.[/ramka]

- harmonogramów czasu pracy, czyli indywidualnych planów czasu pracy dla konkretnego pracownika lub zespołu pracowników na dany okres rozliczeniowy (tzw. grafiki); na ich podstawie może stwierdzić, czy praca została prawidłowo zorganizowana oraz czy nie doszło do naruszenia przepisów o dobie pracowniczej lub planowania godzin nadliczbowych.

Mimo że kodeks pracy nie posługuje się pojęciem harmonogramu, nie znaczy to jednak, że nie musimy ich tworzyć. Wynika to z nałożonego na nas obowiązku organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy określonego w art. 94 pkt 2 kodeksu pracy. W przepisach brakuje jasnych reguł przechowywania harmonogramów. Skoro jednak są niezbędne do rozliczenia godzin nadliczbowych, powinniśmy je trzymać razem z ewidencją czasu pracy dopóty, dopóki nie przedawnią się roszczenia pracownicze, czyli trzy lata.

[srodtytul]Sprawdzane zagadnienia[/srodtytul]

Na podstawie analizy ww. dokumentów inspektor pracy stwierdzi, czy losowo wybrani do kontroli pracownicy świadczyli pracę w:

- godzinach nadliczbowych,

- porze nocnej,

- dni wolne od pracy,

- przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy

oraz czy:

- pełnili dyżury,

- mieli zapewniony odpoczynek dobowy i średniotygodniowy,

- pracodawca prawidłowo zastosował poszczególne systemy czasu pracy,

- pracodawca organizował pracę w sposób zapewniający przestrzeganie doby pracowniczej.

Nie poprzestanie jednak na tym, gdyż kwestie dotyczące czasu pracy bezpośrednio przekładają się na wysokość wypłacanego wynagrodzenia. Po analizie wymienionej dokumentacji weryfikuje zatem prawidłowość naliczania pensji, w tym za pracę w godzinach nadliczbowych i porze nocnej, oraz rekompensaty za pracę w dni wolne i za pełnione dyżury.

[srodtytul]Tylko wystąpienie[/srodtytul]

Nieprawidłowości stwierdzone w zakresie czasu pracy inspektor reguluje wystąpieniem.

[ramka][b]Przykład 5[/b]

W trakcie kontroli inspektor pracy ustalił, że jeden z pracowników przez dwa dni (wtorek i środę) świadczył pracę z naruszeniem przepisów o dobie roboczej. W środę rozpoczął pracę o 7, mimo że poprzedniego dnia podjął ją dopiero o 8, a w poniedziałek o 9. W związku z tym inspektor skierował do pracodawcy wystąpienie na przyszłość o „organizowanie pracy w sposób zapewniający przestrzeganie przepisów o dobie pracowniczej”.[/ramka]

Każde naruszenie przepisów o czasie pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które inspektor może ukarać mandatem karnym do 2000 zł.

[srodtytul]BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY POD SZCZEGÓLNYM NADZOREM[/srodtytul]

Badając te kwestie, uwzględnia specyfikę zakładu, wykonywane prace, używane maszyny i urządzenia techniczne, substancje i preparaty chemiczne, wykorzystywane środki transportu itp. Ma wówczas najmniej papierkowej roboty, bo polega ona głównie na wizytacji stanowisk pracy i pomieszczeń higieniczno-sanitarnych.

[ramka][b]Przykład 6[/b]

Inspektor sprawdzał warunki bhp w firmie. Przeszedł się po hali produkcyjnej, zwracając uwagę na wyposażenie pracowników w odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, np. okulary ochronne, nauszniki przeciwhałasowe, wyposażenie maszyn i urządzeń w osłony chroniące pracowników przed zagrożeniami mechanicznymi.[/ramka]

Zagląda także do:

- akt osobowych, kontrolując dopuszczenie do pracy po przeprowadzeniu badań lekarskich potwierdzających zdolność do pracy na danym stanowisku oraz szkoleń bhp,

- oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy,

- dokumentacji techniczno-konstrukcyjnej,

- deklaracji zgodności WE, wystawianej przez producenta maszyny,

- dokumentacji techniczno-ruchowej.

[srodtytul]Badania i ryzyko pod lupą[/srodtytul]

Inspektorzy sprawdzają także:

- badania lekarskie pracowników (wstępne, okresowe i ewentualnie kontrolne) potwierdzające brak przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania danej pracy; w tym zakresie inspektor sprawdzi przede wszystkim terminowość ich przeprowadzania i czy przypadkiem pracownicy nie zostali dopuszczeni do pracy bez aktualnych badań lekarskich;

- szkolenie pracodawcy i pracowników w zakresie bhp; tu również terminowość ich przeprowadzenia i czy pracownicy nie świadczyli pracy bez nich;

- oceny ryzyka zawodowego, czy została dokonana, czy zastosowano środki profilaktyczne w celu zmniejszenia ryzyka oraz czy pracownicy zostali poinformowani o ryzyku związanym z wykonywaną przez nich pracą;

- wypadki – terminowość postępowania, prawidłowość (tj. zgodność z procedurą) powołanego przez pracodawcę zespołu powypadkowego oraz samego postępowania, a także wnikliwość (tj. uwzględnienie wszystkich okoliczności i przyczyn) przeprowadzonych postępowań powypadkowych, a w szczególności tych przypadków, w których zdarzenie nie zostało uznane za wypadek przy pracy bądź pracownik został pozbawiony prawa do świadczeń;

Powinniśmy zawiadomić PIP i prokuraturę o każdym śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym (tj. takim, któremu ulegnie co najmniej dwóch pracowników) wypadku przy pracy.

- pomieszczenia pracy; zwraca uwagę na oświetlenie stanowisk oraz ich dostosowanie do rodzaju pracy i potrzeb pracowników (spełnianie wymogów ergonomii), przestrzeganie zakazu palenia w miejscach do tego nieprzeznaczonych, wytyczenie bezpiecznych dróg komunikacyjnych, występowanie w pomieszczeniach pracy czynników szkodliwych i uciążliwych dla zdrowia, takich jak: mikroklimat (tj. temperatura), hałas, wibracja, zapylenie, oświetlenie, poruszające się lub ruchome maszyny czy urządzenia itp. W razie ich stwierdzenia inspektor pracy będzie badał, czy zastosowaliście odpowiednie środki chroniące pracowników przed szkodliwym wpływem tych czynników;

- pomieszczenia higieniczno-sanitarne (tj. ustępy, umywalnie, natryski i szatnie), w odniesieniu do których sprawdzane będą przede wszystkim kwestie ogrzewania, oświetlenia i wentylacji.

[srodtytul]Co za to grozi[/srodtytul]

Większość stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy inspektor pracy reguluje za pomocą decyzji administracyjnych, czyli nakazów. Może przy tym wyznaczyć termin na ich realizację (tzw. nakazy terminowe) lub – w sytuacjach, w których zagrożone jest życie lub zdrowie pracowników – nakazać natychmiastowe ich wykonanie (tzw. nakazy bezterminowe). Jedynie drobne uchybienia w tej materii wolno regulować wystąpieniem.

[ramka][b]Przykład 7[/b]

Kontrola wykazała, że pracodawca wprawdzie przeprowadził ocenę ryzyka zawodowego, ale zrobił to wadliwie (np. nie uwzględnił wszystkich zagrożeń). Wówczas inspektor skieruje do pracodawcy wniosek w wystąpieniu o ponowne przeprowadzenie tej oceny, z uwzględnieniem wszystkich występujących na danym stanowisku pracy zagrożeń.[/ramka]

Większość nieprawidłowości w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy stanowi jednocześnie wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które inspektor karze mandatem w wysokości od 1000 do 2000 zł.