Kontrole różnią się od siebie, dlatego że obejmują coraz to nowe podmioty. Jest więc konieczne uwzględnienie nie tylko tematyki inspekcji, specyfiki branży lub zakładu pracy, ale również osobowości i temperamentu osób w niej uczestniczących. Mimo różnic przebieg kontroli jest sformalizowany. Dlatego jest możliwe przedstawienie krok po kroku kolejnych etapów.

Kontrola tradycyjnie rozpoczyna się od zgłoszenia przez inspektora swojej obecności podmiotowi kontrolowanemu, tj. dyrektorowi, prezesowi. To pracodawca jest bowiem gospodarzem terenu, gdzie pewien czas inspektor ma wykonywać swoją pracę. Wyjątek to sytuacja, kiedy uprzedzenie o wkroczeniu inspektora do firmy mogłoby wpłynąć na wynik wizyty. Inspektor wchodzi wtedy bez anonsu.

[ramka][b]przykład 1[/b]

Do Państwowej Inspekcji Pracy wpłynęła skarga od kilku pracowników zakładu produkcyjnego, że pracują w hałasie bez nauszników. Inspektor pracy najprawdopodobniej nie rozpocznie kontroli od kurtuazyjnego spotkania z pracodawcą, ale uda się na halę produkcyjną, by sprawdzić prawdziwość skargi. Gdyby rozpoczął kontrolę od spotkania z pracodawcą, to jest wysoce prawdopodobne, że w tym czasie zatrudnieni otrzymaliby nauszniki, a przeprowadzona potem wizytacja hali produkcyjnej nie odzwierciedlałaby zwykłego stanu rzeczy w zakładzie. [/ramka]

W trakcie wstępnego spotkania z szefem inspektor pracy przedkłada upoważnienie do kontroli, precyzuje jej zakres (wskazuje zagadnienia, jakie zbada) oraz wpisuje się w książce kontroli. Jeżeli to jego pierwsza wizyta w tym zakładzie, zapyta o podstawowe informacje, np. o profilu działalności, liczbie zatrudnionych itd. Pracodawca zwykle nie uczestniczy osobiście w poszczególnych czynnościach kontrolnych, np. w sprawdzaniu dokumentów, wizytowaniu stanowisk. Inspektor może wobec tego poprosić o wyznaczenie osoby, która ma z nim współpracować, np. udostępniać dokumenty, udzielać wyjaśnień, oprowadzać po zakładzie. Poprosi również o przydzielenie mu miejsca do pracy w firmie, np. biurka, a jeśli jest taka możliwość – oddzielnego pokoju. Dla pracodawcy rozmowa z inspektorem to doskonała okazja do ustalenia przewidywalnego i faktycznego trwania kontroli.

Aby się uwiarygodnić, na wstępie inspektor pracy powinien nam okazać legitymację służbową, a niekiedy też upoważnienie. Do rozpoczęcia wizytacji wystarczy legitymacja w podmiocie, który nie jest przedsiębiorcą w rozumieniu [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=236773]ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 155, poz. 1095 ze zm.),[/link] czyli np. w jednostce sfery budżetowej. Zbędne są zatem przepustki, upoważnienia czy delegacje od zwierzchników inspektora. Jedynie do sprawdzenia przedsiębiorcy oprócz legitymacji jest konieczne upoważnienie. Wynika tak z art. 24 ust. 2 i 3 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=182304]ustawy z 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn. DzU z 2006 r. nr 122, poz. 851 ze zm.[/link]).

[ramka][b]Co w upoważnieniu[/b]

Powinno ono zawierać:

- podstawę prawną przeprowadzenia kontroli,

- oznaczenie organu kontroli,

- imię i nazwisko, stanowisko służbowe i numer legitymacji służbowej inspektora,

- zakres przedmiotowy kontroli,

- podmiot nią objęty,

- datę jej rozpoczęcia i przewidywanego zakończenia,

- podpis osoby udzielającej upoważnienia, jej stanowisko lub funkcję,

- pouczenie kontrolowanego podmiotu o jego prawach i obowiązkach,

- datę i miejsce wystawienia upoważnienia. [/ramka]

Z upoważnienia dowiadujemy się podstawowych danych na temat kontroli, które mogą nam pomóc przewidzieć część posunięć inspektora lub zorganizować pracę firmy tak, aby nie utrudniała naszej zwykłej, bieżącej działalności. Najważniejsze informacje to te dotyczące inspektora, zakres przedmiotowy kontroli i zakładany czas jej trwania.

[ramka][b]przykład 2[/b]

Z upoważnienia wynika, że kontroli firmy Kotły c.o. spółka z o.o. dokonuje inspektor pracy Jan Kowalski, a ma ona trwać od 15 do 29 września 2008 r. Oznacza to, że do 29 września mają się zakończyć wszystkie czynności uwieńczone podpisaniem

protokołu. Gdyby się okazało się, że do tej pory inspektor nie zdążył zbadać wszystkich interesujących go kwestii

(np. z powodu szerokiego zakresu kontroli i konieczności analizy wielu dokumentów lub z powodu choroby), musi przedłożyć pracodawcy przedłużenie upoważnienia. [/ramka]

Upoważnienie podaje zwykle długość kontroli z zapasem, czyli dwa tygodnie. Rzadko się zdarza jednak, by inspektor rzeczywiście przez cały ten czas, dzień po dniu, przebywał w sprawdzanej firmie. Jego ciągła obecność jest potrzebna jedynie w trakcie kompleksowych kontroli, o szerokim zakresie lub w razie rozpoznawania niezwykle skomplikowanych stanów faktycznych. Standardowo jednak przebywa w zakładzie dwa – cztery dni.

[ramka][b]przykład 3[/b]

Inspektor pracy zajmował się skargą pracownika o mobbing. Najczęściej nie ma dowodów na piśmie potwierdzających występowanie takiej patologii w firmie. W związku z tym inspektor przesłuchiwał jej pracowników w charakterze świadków. Takie przesłuchania są czasochłonne, więc kontrola może trwać dłużej niż przeciętnie. [/ramka]

Upoważnienie do kontroli jest imienne, a więc inny inspektor nie może na podstawie tego samego dokumentu przejąć wizytacji. Przed przystąpieniem do pierwszych czynności drugi kontrolujący musi dostarczyć odrębne upoważnienie. Kolejnymi ważnymi informacjami wynikającymi z upoważnienia jest zakres przedmiotowy kontroli i określenie podmiotu nią objętego. Niestety, inspekcja wskazuje zakres kontroli bardzo ogólnie, np.

- prawna ochrona pracy oraz przepisy dotyczące legalności zatrudnienia,

- techniczne bezpieczeństwo i higiena pracy, lub oba te zagadnienia.

Sformułowania te mogą nas ukierunkować, co będzie sprawdzane: kwestie bhp czy np. kadrowo-płacowe. Z określenia podmiotu kontrolowanego wynika natomiast ograniczenie kontroli tylko do konkretnego pracodawcy.

[ramka][b]przykład 4[/b]

Inspektor pracy legitymował się upoważnieniem do kontroli w firmie Hurtownia Spożywcza Amelka spółka z o.o. W trakcie czynności okazało się jednak, że dostawami towaru zajmuje się przedsiębiorstwo Amelka Transport spółka z o.o., powiązane z tą pierwszą kapitałowo. Obydwa podmioty zatrudniają częściowo tych samych pracowników. Na podstawie posiadanego upoważnienia inspektor może skontrolować tylko pierwszą spółkę, a do kontroli drugiej powinien uzyskać odrębne upoważnienie.[/ramka]

W praktyce inspektor ma prawo niekiedy zacząć kontrolę wyłącznie na podstawie legitymacji, a potem dostarczyć upoważnienie w ciągu siedmiu dni. Wolno mu to zrobić, gdy okoliczności faktyczne uzasadniają jego niezwłoczną reakcję.

[ramka][b]przykład 5[/b]

Inspektor pracy monitorował plac budowy nowego osiedla bloków na Bielanach w Warszawie, a upoważnienie do kontroli opiewało na głównego wykonawcę inwestycji. Na miejscu okazało się jednak, że oprócz niego na placu pracują też zatrudnieni przez pięciu podwykonawców. Wykonywali oni roboty na wysokości bez odpowiednich zabezpieczeń, co usprawiedliwiało podjęcie przez inspektora czynności bez upoważnień na pozostałe firmy. W takiej sytuacji upoważnienia trzeba dostarczyć w ciągu siedmiu dni każdemu z podwykonawców. [/ramka]

[b]Po zgłoszeniu pracodawcy pojawienia się w firmie powinien on ustalić, czy działają w niej związki zawodowe, rada pracowników, społeczna inspekcja pracy lub inne organy samorządu załogi[/b]

Jeśli tak, to inspektor ma obowiązek współdziałania z nimi w trakcie kontroli, co wynika z art. 29 ustawy. Na początek powinien je poinformować o swojej obecności w zakładzie. W praktyce najczęściej informację tę przekazuje za pośrednictwem pracodawcy, co później znajdzie odzwierciedlenie w protokole. Wszystkie wymienione przedstawicielstwa załogi mogą żądać od niego:

- danych o tematyce i zakresie kontroli,

- porad z zakresu prawa pracy,

a ponadto zgłaszać mu uwagi i zastrzeżenia, jakie powinien przeanalizować.

W praktyce współdziałanie PIP z reprezentantami personelu polega na zorganizowaniu na ich życzenie spotkania, podczas którego przedstawia im zakres zagadnień kontrolnych, np. czas pracy i wynagrodzenia, prawidłowość zawierania angaży. Przedstawiciele pracowników mogą mu zwrócić uwagę na inne zaobserwowane przez nich nieprawidłowości. Tym samym mają oni prawo rozszerzyć pierwotnie założony zakres kontroli, tj. spowodować, by inspektor zainteresował się również innymi sprawami. Takie podpowiedzi ze strony osób z firmy stanowią duże ułatwienie, bo pracownicy i ich przedstawiciele są najlepiej zorientowani w problemach załogi oraz sposobach ich wykazania pracodawcy.

Zanim inspektor podejmie czynności kontrolne (tj. zażąda niezbędnych dokumentów czy obejrzy stanowiska pracy), wpisuje się do książki kontroli. Najczęściej robi to już na spotkaniu wstępnym z pracodawcą albo zaraz po otrzymaniu takiej książki od pracownika wyznaczonego do kontaktów z nim. Ponieważ nie ma oficjalnego wzoru książki kontroli, wielu z nas nie wie, co powinna ona zawierać. Znajdują się w niej bowiem wpisy dokonywane przez organy kontroli, czyli:

- oznaczenie organu kontroli, np. PIP, sanepid, Urząd Dozoru Technicznego,

- oznaczenie upoważnienia do kontroli (nr rejestracyjny upoważnienia),

- jej zakres przedmiotowy,

- daty podjęcia i zakończenia,

- zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych.

Przedsiębiorca wpisuje w niej informacje o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź o ich uchyleniu przez organ kontroli lub nadrzędny albo sąd administracyjny. Wynika tak z art. 81 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Przy okazji wertowania książki inspektor dowie się, czy firma była kontrolowana przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy. Jeśli tak, ma prawo zapoznać się z wydanymi przez nie decyzjami oraz sprawdzić ich realizację. Gdyby się okazało, że ich nie wykonaliśmy, wówczas inspektor pracy nie ma prawa przymusić nas do tego. Ma za to obowiązek poinformować o tym właściwy organ.

Jeszcze łatwiej zweryfikuje on, czy zostaliśmy wcześniej sprawdzeni przez PIP, na podstawie rejestrów informatycznych prowadzonych przez tę instytucję. Dowie się z nich m.in., jakie środki prawne zostały wydane w wyniku poprzedniej kontroli, kiedy upłynął termin wyznaczony na ich wykonanie oraz czy spotkała nas jakaś kara. O ile nie nastąpiło jeszcze przedawnienie (trwa ono rok od daty, kiedy poprzednio wystawione środki miały zostać wykonane), zainteresuje się również sposobem ich wdrożenia w życie.

[b]Niewykonanie nakazu inspektora pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną do 30 000 zł. Zlekceważenie jego wystąpienia nie jest wprawdzie wykroczeniem, ale wolno to poczytać za utrudnianie działalności tych służb. A w takiej sytuacji skieruje do prokuratury zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.[/b]

Ten etap kontroli jest zwykle najbardziej zróżnicowany, gdyż jego przebieg musi być dostosowany do rodzaju inspekcji, czyli badanych zagadnień. Najszybciej i najsprawniej przebiega kontrola spowodowaną skargą, pod warunkiem że jej autor wyraził zgodę na ujawnienie swoich danych. W takim bowiem wypadku kontrolujący może się ograniczyć wyłącznie do tych zarzutów, a zawężając czynności – wyłącznie do tej osoby.

[ramka][b]przykład 6[/b]

Pan Jan złożył skargę na byłego pracodawcę, który nie wypłacił mu wynagrodzenia za godziny nadliczbowe przepracowane w ostatnim miesiącu oraz nie wystawił świadectwa pracy. Zgodził się na ujawnienie byłemu szefowi, że to on na niego doniósł. W takiej sytuacji inspektor może oficjalnie o tym poinformować firmę. Wolno mu także zawęzić swoje postępowanie wyłącznie do kwestii wynagrodzenia za nadgodziny oraz wydania świadectwa pracy jednemu zatrudnionemu, panu Janowi. [/ramka]

Niestety, tak komfortowa dla obu stron sytuacja w praktyce występuje rzadko, gdyż skarżący (nawet jeśli są byłymi pracownikami) niechętnie wyrażają zgodę na ich wyjawienie. Najczęściej inspektor musi zataić, że powodem jego wizyty jest skarga. To powoduje, że choć przedmiotem jego zainteresowania są wyłącznie zagadnienia wskazane w skardze, to jednak kontrola musi objąć większą liczbę pracowników, tak by uniemożliwić zatrudniającemu ustalenie, kto na niego doniósł do PIP.

[ramka][b]przykład 7[/b]

Zakładamy, że opisany w przykładzie 6 pan Jan nie zgadza się na podanie, że to on jest autorem skargi. Inspektor musi zanalizować te same zagadnienia, tj. wypłatę pensji za nadgodziny oraz wydanie świadectw pracy, jednakże dla większej liczby pracowników. Najprawdopodobniej zażąda na wstępie listy podwładnych, z którymi firma rozwiązała stosunek pracy w roku bieżącym, i z niej wybierze kilka lub kilkanaście nazwisk, w tym Jana Kowalskiego.[/ramka]

Bardziej żmudne i czasochłonne są kontrole tematyczne, kiedy inspektor bada kompleksowo wszystkie zagadnienia związane z danym tematem, np. czasem pracy, wynagrodzeniami, urlopami, ochroną rodzicielstwa itp. W takim wypadku musi również wyselekcjonować reprezentatywną grupę pracowników (zwykle kilkanaście osób), a do tego jeszcze sprawdzić przekrojowo każdy aspekt przestrzegania przepisów danego działu prawa pracy. Jeżeli chodzi o kontrole tematyczne, to znacznie sprawniej przebiegają dotyczące przestrzegania bezpieczeństwa i higieny pracy. Najczęściej wystarczy bowiem rzut oka, by stwierdzić, czy występują jakieś nieprawidłowości. Znacznie rzadziej niż w kontrolach prawnych trzeba też zaglądać do dokumentacji.

[ramka][b]przykład 8[/b]

Inspektor pracy zauważył na placu budowy, że rusztowania nie mają barierek ochronnych, a robotnicy pracują na wysokości bez szelek chroniących przed upadkiem i bez kasków. Do stwierdzenia tego typu nieprawidłowości inspektor nie musiał zaglądać do dokumentacji pracowniczej. [/ramka]

Często w trakcie kontroli technicznych inspektor bada również zagadnienia związane z prawną ochroną pracy (np. legalność zatrudnienia). W takiej sytuacji musi on sięgnąć do akt osobowych oraz deklaracji ubezpieczeniowych składanych za pracowników.

[b]Ustalenia i wykryte nieprawidłowości inspektor dokumentuje w protokole, a gdy firma nie dopuszcza się uchybień – w notatce urzędowej[/b]

Postępowanie kontrolne ma na celu ustalenie stanu faktycznego panującego w zakładzie w zakresie przestrzegania prawa pracy, zasad bhp oraz przepisów o legalności zatrudnienia. Ustalenia inspektor potwierdza w protokole z kontroli (szerzej na ten temat napiszemy już za tydzień). Gdy nie stwierdzi żadnych uchybień, sporządza notatkę urzędową. Oba dokumenty wystawia w przynajmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron kontroli (tj. pracodawcy i inspektora), i podaje w nich zwięzły opis stanu faktycznego. Różnica między nimi polega na tym, że w przeciwieństwie do protokołu podpisywanego przez obie strony notatkę sygnuje wyłącznie inspektor. My nie potwierdzamy własnoręcznym podpisem prawdziwości zawartych w niej informacji. Nie ma w tym nic dziwnego, skoro notatka nie opisuje nieprawidłowości. Konsekwencją takiego stanu rzeczy jest to, że na podstawie notatki inspektor nie może wydawać decyzji, a jedynie słabsze środki prawne, tj. wystąpienie.

Po zakończeniu kontroli i podpisaniu protokołu inspektor musi jeszcze poinformować o jej wynikach i podjętych decyzjach przedstawicieli pracowników, tj. związki zawodowe, radę pracowników, społecznego inspektora pracy czy też samorząd załogi w przedsiębiorstwie państwowym, z którymi współdziałał w trakcie wizyty. Podmioty te nie są jednak stroną postępowania, a więc nie otrzymują kopii czy egzemplarza protokołu, a jedynie pismo o wynikach kontroli i środkach prawnych podjętych przez inspektora.

Gdyby jednak chciały uzyskać wgląd do dokumentacji pokontrolnej, mogą wystąpić do PIP o udostępnienie jej w trybie informacji publicznej. Na podstawie art. [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=162786]2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (DzU nr 112, poz. 1198 ze zm.)[/link] każdy ma prawo do uzyskania informacji publicznej, które ograniczają przepisy o ochronie informacji niejawnych, o ochronie tajemnic ustawowo chronionych, a także ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy z 6 września 2001 r. udostępnieniu podlegają m.in. takie dane publiczne, jak: dokumentacja przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska, wnioski i opinie podmiotów ją przeprowadzających. Jej przekazanie następuje na wniosek zainteresowanego bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż w ciągu 14 dni od złożenia wniosku i co do zasady bezpłatnie, chyba że podmiot udostępniający poniósł jakieś koszty, np. ksero. W takim wypadku jest możliwe pobranie opłaty w wysokości odpowiadającej wydatkom.

[ramka][b]przykład 9[/b]

Na wniosek związku zawodowego czy rady pracowników może zostać udostępniony protokół kontroli z wszystkimi załącznikami, ale ich treść trzeba przetworzyć. W praktyce oznacza to wymazanie z nich danych osobowych, czyli nazwisk i imion oraz stanowisk pracowników, pobieranych przez nich wynagrodzeń i innych informacji umożliwiających ustalenie ich tożsamości (np. płeć, jeśli na danym stanowisku pracuje tylko jedna kobieta, lub kategoria zaszeregowania, jeśli w jej ramach znajduje się tylko kilkoro pracowników). [/ramka]

Protokołu z kontroli nie otrzyma także osoba, która ją zainicjowała skargą do PIP. Dostanie ona jedynie pisemną odpowiedź, co się udało inspektorowi ustalić w tej sprawie i jakie środki prawne zastosował w celu przywrócenia stanu zgodnego z prawem.

Jeśli w trakcie kontroli inspektor stwierdził naruszenia, naturalną konsekwencją jest wydanie środków prawnych (tj. nakazów lub wystąpień), kierowanych do nas. Działanie takie ma na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości lub uniknięcie podobnych błędów w przyszłości (szerzej na temat środków prawnych inspektora pracy będziemy pisać w ostatnim artykule cyklu). Warto wiedzieć, że inspektor pracy wydawanymi przez siebie środkami prawnymi może regulować jedynie sytuacje niezgodne z prawem pracy lub przepisami o bezpieczeństwie i higienie pracy. Jeśli jednak w trakcie kontroli stwierdzi naruszenie innych przepisów, wówczas jest zobowiązany zawiadomić właściwe organy, najczęściej:

- Zakład Ubezpieczeń Społecznych,

- urząd kontroli skarbowej,

- policję lub Straż Graniczną.

Podmiot kontrolowany, który otrzymał środki prawne, musi je wykonać w wyznaczonym czasie. Ma też obowiązek powiadomić inspektora na piśmie o terminie i sposobie ich realizacji. Brak informacji od pracodawcy niewątpliwie spowoduje, że inspektor sam się tym zainteresuje. Wówczas nie powinien dziwić telefon od inspektora z pytaniem czy nawet ponowna wizyta w zakładzie (tzw. rekontrola). Oczywiście, nawet w razie przesłania odpowiedzi do PIP, nie można wykluczyć ponownej wizyty inspektora.