Nie ma przeszkód, aby taka umowa zawierała postanowienia o wynagrodzeniu zleceniobiorcy (wykonawcy dzieła) w związku z podróżą i zwrocie poniesionych z tego tytułu wydatków, jeżeli zlecenie (dzieło) wymaga od współpracownika takiej podróży. Ponoszący wydatki związane z delegacją domaga się zatem od zleceniodawcy świadczeń przewidzianych w kontrakcie. Z racji podróży współpracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- noclegów.
Ponadto współpracownik może liczyć na to, że zamawiający pokryje mu inne udokumentowane wydatki, określone przez niego odpowiednio do potrzeb. Jakie koszty ma współpracownik w czasie podróży? Mogą to być np. wydatki reprezentacyjne, naprawa sprzętu, zakup materiałów, bilety wstępu na targi, wystawy, pokazy, opłaty parkingowe itp. Przepisy nie określają wysokości tych wydatków, muszą być one jednak związane z delegacją. Dla pracodawcy delegowanie osoby współpracującej z firmą na podstawie umowy cywilnoprawnej w podróż w celach prowadzonej działalności jest o tyle korzystne, że – inaczej niż pracownikowi – nie musi płacić wynagrodzenia za czas pracy wykonywanej w trakcie tej podróży.
Pracodawcy prywatni swobodnie ustalają wysokość należności wypłacanych pracownikom, a także współpracownikom firmy za podróże związane z działalnością firmy. To oznacza, że mogą być one wyższe, ale nigdy niższe od tego, co określają oba rozporządzenia o podróżach.
Wyjątek od tej zasady stanowią diety w podróżach zagranicznych. Ich wysokość zleceniodawca (zamawiający) może ustalić mniejszą, niż wynika z tabeli do tego rozporządzenia. Nie wolno mu jednak ich zmniejszyć poniżej poziomu diety krajowej. Sąd Najwyższy w wyroku z 20 września 2005 r. (II PK 49/05) uznał, że ryczałt w walucie obcej na pokrycie kosztów wyżywienia i innych wydatków, przysługujący pracownikowi odbywającemu wielokrotne podróże służbowe za granicę (§ 14 ust. 1 rozporządzenia o podróży zagranicznej), może być niższy od diet wynikających z zastosowania przepisów określających ich wysokość, jeżeli w wystarczającym stopniu pokrywa ponoszone przez pracownika zwiększone koszty wyżywienia i innych drobnych wydatków.
Pracodawcy prywatnemu w umowie cywilnej zawieranej ze współpracownikiem wolno określić własne zasady zwrotu kosztów podróży. Jeżeli tego nie zrobi, delegacje współpracowników rozlicza według rozporządzeń o podróżach służbowych, czyli tak samo jak w budżetówce.
