Właściwie określ miejsce pracy w umowie

Tak stanowi art. 77

5

kodeksu pracy. W taką delegację szef może także wysłać współpracowników (m.in. świadczących usługi na umowie-zleceniu lub o dzieło), jeśli w kontrakcie powierzono im takie zadania. Piszemy o tym dalej.

Zlecone przez pracodawcę czynności służbowe muszą być wykonywane poza miejscowością, w której mieści się jego siedziba lub poza stałym miejscem pracy zatrudnionego. To ostatnie określenie odnosi się do pracowników mających stałe miejsce pracy w innej miejscowości niż siedziba pracodawcy. Oznacza to, że jako podróży służbowej nie należy traktować przejazdów pracowników w granicach miejscowości, w której znajduje się ich miejsce pracy.

Jazdy lokalne to nic innego jak wyjazdy personelu w celach służbowych w obrębie miejscowości, w której mieści się siedziba pracodawcy. Nie są one zatem podróżami służbowymi. Będą nimi dopiero wyjazdy poza taką miejscowość.

Pracownik może odbywać jazdy lokalne prywatnym samochodem (niebędącym własnością pracodawcy). Koszty używania przez podwładnego w celach służbowych do jazd lokalnych aut osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy pracodawca zwraca na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zawiera ją z pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu o stawkach. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala przełożony, a zależy on od liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Nie może jednak przekroczyć tego, co określa § 2 rozporządzenia o stawkach:

- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Miesięczny limit można podwyższyć dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej (do 1500 km) oraz np. w służbach ratowniczych przy zagrożeniach klęską żywiołową lub usuwaniu jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej (do 3000 km).

Nie ma ograniczeń w liczbie delegacji, jakie pracodawcy wolno zlecić pracownikowi, ale nie ma także przy tym całkowitej swobody. Hamują go m.in. gwarantowane zatrudnionemu okresy odpoczynku.

Gdy u pracodawcy zwiększa się częstotliwość i liczba wyjazdów służbowych, prawo nie chroni przed tym pracownika. Jeżeli potrzeby firmy związane z wysyłaniem w podróż służbową zwiększają się, delegacje będą uzasadnione. Natomiast przy stałych i codziennych delegacjach powstaje pytanie, czy umowa o pracę faktycznie odzwierciedla to, czym pracownik się zajmuje i czy pracodawca nie obchodzi przepisów o czasie pracy. Szefa ograniczać będą tutaj odpoczynki zatrudnionych. W każdej dobie pracownik musi mieć co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w ty-godniu co najmniej 35 godzin (art. 132, 133 k.p.).

Podróżą służbową nie jest np. przeniesienie podwładnego do pracy w innej miejscowości. Pracodawca ma prawo to zrobić (art. 42 k.p.). W takim wypadku decydujące znaczenie dla uprawnień do świadczeń za podróże ma postanowienie w umowie o pracę tego zatrudnionego, określające miejsce jego zatrudnienia. Jeżeli tym miejscem jest np. siedziba pracodawcy i pracownik tam wykonuje pracę, nic nie dostanie za delegację. Jeżeli natomiast zostaje przeniesiony do innej miejscowości i zmiana taka nie jest uwzględniona w zawartej z nim umowie, to należą mu się świadczenia za podróż.

Szef ma prawo jednostronnie polecić pracownikowi wyjazd, wyznaczając termin, czas trwania i miejsce oddelegowania, a także wskazać zadania do wykonania w tym czasie. Pracownik z kolei musi wykonać takie polecenie pracodawcy, bo ciąży na nim obowiązek stosowania się do jego poleceń. Ma również dbać o dobro zakładu pracy (art. 100 § 1 i 2 pkt 4 k.p.). Zależnie od okoliczności odmowa wyjazdu służbowego może być powodem pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności porządkowej wobec pracodawcy, wypowiedzenia umowy o pracę, a nawet rozwiązania jej bez wypowiedzenia z winy podwładnego.

Pracodawca nie może jednak delegować poza stałe miejsce pracy kobiety w ciąży oraz pracownic (pracowników) opiekujących się dzieckiem do lat czterech (art. 178 § 1 i 2 k.p.).

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży może też uznać miejsce stałego lub czasowego pobytu pracownika.

Przepisy nie wymagają, aby pracownik potwierdzał pobyt w miejscu delegowania, jeśli jedzie w krajową podróż. W praktyce rozpoczyna ją zgodnie z tzw. poleceniem wyjazdu służbowego (druk delegacji). Pracodawca może jednak na tym formularzu zobowiązać pracownika, aby potwierdził np. noclegi zapewnione przez firmę. Będzie to zatem forma dokumentowania jego obecności w miejscu, do którego został wysłany. A pracodawcy wolno je określić dowolnie, według własnych potrzeb.

Dla przedstawiciela handlowego miejscem wykonywania pracy może być albo siedziba zakładu, albo inne wskazane w umowie o pracę miejsce (np. placówka terenowa pracodawcy lub obszar powiatu czy województwa). Gdy umowa handlowca wskazuje jako stałe miejsce wykonywania pracy np. siedzibę pracodawcy, to każdy wyjazd poza miejscowość, w której ona się mieści, należy traktować jako typową podróż służbową.

Natomiast przy określeniu handlowcowi w umowie ruchomego miejsca pracy (np. województwa), przemieszczanie się pracownika między różnymi miejscami świadczenia pracy należy traktować już jako zwyczajne wykonywanie podstawowych obowiązków (a nie jako podróż służbową).

Zasadniczo w czasie podróży służbowej czas przejazdu do miejsca oddelegowania i z powrotem nie jest czasem pracy, i dlatego nie przysługuje za niego dodatkowe wynagrodzenie. Wyjątek stanowią jedynie dojazdy, które odbywają się w czasie normalnych godzin pracy pracownika. Wtedy jest to czas pracy, za który ma on prawo do wynagrodzenia.

Jeżeli jednak celem podróży służbowej jest przewóz personelu i pracownikowi umysłowemu zlecono – poza godzinami jego normalnej pracy – dodatkowe obowiązki kierowcy, czas przejazdu w tej sytuacji stanowi jednocześnie czas pracy tego pracownika (wyrok Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 1979 r., I PRN 30/79).