Kontrola z ograniczoną odpowiedzialnością leży w interesie całej firmy

W większości przypadków przepisy nie wymagają powoływania rady w spółce z o.o. Jedynie tam, gdzie kapitał zakładowy przewyższa 500 tys. zł, a wspólników jest więcej niż 25, powinna być ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna (art. 213 § 2 k.s.h.). We wszystkich innych sytuacjach decyzja o powołaniu rady należy do samych wspólników. Mogą ją podjąć, ale nie muszą. Jeśli rada nie została w spółce przewidziana, prawo kontroli przysługuje każdemu wspólnikowi >patrz ramka niżej.

Co ważne, ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej otwiera drogę do zmiany zasad nadzoru sprawowanego przez samych właścicieli spółki. W takiej sytuacji bowiem umowa spółki może wyłączyć albo ograniczyć indywidualną kontrolę wspólników (art. 213 § 3 k.s.h.). Jeśli wspólnicy zdecydują się na jakieś modyfikacje w tym względzie, muszą zadbać o wprowadzenie odpowiedniego postanowienia do umowy spółki. Jeżeli dochodzi do tego już na etapie zawiązywania spółki, to nie ma większego problemu. Wspólnicy osiągają przecież konsensus, jeszcze zanim załatwią formalności związane z zarejestrowaniem spółki w sądzie.

Natomiast jeśli decyzja o powołaniu rady zapadnie już w toku działalności, to konieczne będzie przebrnięcie przez całą procedurę zmiany umowy spółki – podjęcie odpowiedniej uchwały, zgłoszenie zmian w sądzie rejestrowym itd. Co ważne, uchwała taka musi zapaść jednomyślnie. Zgodnie z prawem bowiem zmiana umowy spółki usz-czuplająca prawa udziałowe wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy (art. 246 § 3 k.s.h.). Skoro kontrolę może sprawować każdy ze wspólników, to odebranie tego prawa dotknie każdego z nich.

Podejmując decyzję o powołaniu rady, wspólnicy powinni pamiętać, że wymaga to zapewnienia odpowiedniej liczby osób gotowych podjąć się obowiązków nadzorczych. W skład tego organu powinno wejść przynajmniej trzech członków (art. 215 k.s.h.).

Prawo zabrania radzie nadzorczej wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki

Rada sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Członek rady nadzorczej może więc wejść na teren zakładu i szperać w różnych jego zakamarkach, rozmawiać z pracownikami, domagać się wyjaśnień od członków zarządu, przeglądać dokumentację finansową itp.

Tkwi tu jednak mały kruczek.

Otóż zasadą jest, że każdy członek rady nadzorczej może samodzielnie wykonywać prawo nadzoru. W umowie spółki wolno jednak tę regułę wyłączyć (art. 219 § 5 k.s.h.). Wtedy jeden nadzorca będzie już mógł niewiele. Zwłaszcza gdy umowa wprowadzi wymóg wykonywania prawa kontroli przez radę nadzorczą w pełnym jej składzie.

Nie trzeba dużej wyobraźni, żeby się zorientować, że łatwiej jest znienacka zajrzeć do fabryki jednemu członkowi rady nadzorczej, niż zorganizować całą ich wycieczkę. Dlatego z możliwości zmiany kodeksowych zasad sprawowania nadzoru należy korzystać bardzo ostrożnie. Jeśli właściciele spółki popadną kiedyś w konflikt, ograniczenie prawa indywidualnego nadzoru może doprowadzić do zablokowania procedur kontrolnych. Wystarczy, że jeden członek rady zapragnie zbojkotować jej działalność.

Oczywiście można by to uznać za godzenie w interesy własnej firmy, za co grozi odpowiedzialność karna. Jednak udowodnienie, że ma miejsce działanie na szkodę spółki, jest w takiej sytuacji bardzo utrudnione, jeśli w ogóle możliwe. Taki samotny nadzorca może przecież argumentować, że to on dba o interes spółki, a wszyscy inni jej dobro mają za nic.

Zasadą jest, że to zarząd, a nie rada nadzorcza, reprezentuje spółkę. Innymi słowy, to on podpisuje umowy, pisma sądowe itp. Od tej reguły są jednak wyjątki. Może się zdarzyć, że w dokonaniu czynności prawnej to rada przejmie obowiązki zarządu. Dotyczy to zwłaszcza szeroko rozumianego konfliktu interesów. To dlatego rada nadzorcza może reprezentować spółkę w umowie między spółką a członkiem jej zarządu, a także w sporze między tymi podmiotami (art. 210 k.s.h.).

To jednak nie wszystko. Może się zdarzyć i tak, że rada nadzorcza będzie uprawniona do wyrażenia zgody na podjęcie przez członka zarządu konkurencyjnych interesów. Przypomnijmy, że członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej albo być w innej konkurencyjnej osobie prawnej członkiem jej organu. Zakaz ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej. Zarządzającemu nie wolno ani posiadać w takiej firmie 10 proc. lub więcej udziałów czy akcji, ani mieć prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu (art. 211 k.s.h.).

Pamiętajmy, że w umowie spółki można rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej. W szczególności wolno postanowić, że zarząd jest obowiązany uzyskać zgodę rady nadzorczej przed dokonaniem oznaczonych w umowie spółki czynności oraz przekazać radzie nadzorczej prawo zawieszania w czynnościach, z ważnych powodów, poszczególnych lub wszystkich członków zarządu (art. 220 k.s.h.).

Czy wspólnicy mogą na tej podstawie popuścić wodze fantazji i wyposażyć radę w inne niż wymienione tu kompetencje? Na pewno tak. Szczegółowy zakres tych uprawnień jest jednak sprawą dyskusyjną. Dotyczy to zwłaszcza rozszerzenia prawa reprezentacji. Wydaje się, że to ostatnie rozwiązanie należy czytelnikom odradzać. Znawcy tematu podkreślają, że prawo reprezentacji jest wyłączną kompetencją zarządu spółki. Jak wspomnieliśmy, istnieją wyjątki od tej reguły, ale w żadnym wypadku nie wolno ich rozszerzać. Ustawodawca zabrania bowiem ograniczenia wobec osób trzecich przysługującego zarządowi prawa reprezentacji (art. 204 § 2 k.s.h.). Zatem zastrzeżenie w umowie spółki, że pewnych czynności mogą dokonywać jedynie członkowie rady nadzorczej, będzie wobec kontrahentów bezskuteczne.

Koniecznie trzeba też mieć na uwadze, że prawo zabrania radzie nadzorczej wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki (art. 219 § 2 k.s.h.).

Kodeks stanowi, że w spółce z o.o. prawo kontroli służy każdemu wspólnikowi. Ustawodawca nie definiuje tego pojęcia. Wiadomo tylko, że w celu wykonywania prawa kontroli wspólnik – sam albo z upoważnioną przez siebie osobą – może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu (art. 212 § 1 k.s.h.).

Ale uwaga: są sytuacje, w których zarząd może odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki. Taka zdecydowana postawa jest uzasadniona wtedy, gdy wspólnik działa w złej wierze.