- biznesplan,
- studium wykonalności,
- wypis z dokumentu rejestrowego,
- kopia statutu wnioskodawcy,
- kopie dokumentów potwierdzających sytuację finansową wnioskodawcy,
- informacja o otrzymaniu innej pomocy publicznej lub oświadczenie o braku otrzymania takiej pomocy,
- zaświadczenie o prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane,
- kopia pozwolenia na budowę, zgłoszenia budowy lub zgłoszenia wykonania robót budowlanych,
- mapy i szkice lokalizujące projekt,
- wyciąg z dokumentacji technicznej, specyfikacja,
- dokumenty związane z wpływem projektu na środowisko naturalne,
- oświadczenie o posiadaniu środków niezbędnych do realizacji projektu,
- oświadczenie o współfinansowaniu projektu przez instytucje partycypujące w kosztach projektu,
- kopia zawartej umowy lub porozumienia określająca prawa i obowiązki partnerów w zakresie realizacji projektu,
- oświadczenie dotyczące ubiegania się o środki z innych źródeł na sfinansowanie wydatków objętych przedkładanym projektem.
Należy podkreślić, że jest to przykładowe wyliczenie. Nie przy każdym konkursie będą wymagane wszystkie te dokumenty. Z drugiej strony mogą jednak pojawić się jeszcze inne niż tutaj wymienione.
To, co na pewno będzie wymagane w stosunku do firm, to dokument rejestrowy (wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego). Na jego podstawie instytucja oceniająca wniosek może zweryfikować kilka informacji. Na przykład to, czy osoba podpisująca wniosek jest rzeczywiście uprawniona do reprezentowania podmiotu.
[b]Jeżeli zatem w tym zakresie zaszły w firmie jakieś zmiany (zmiana członków zarządu, prokurenta), to dopilnujmy, żeby zmiany te zostały odnotowane (taki obowiązek i tak ciąży na firmie). Nie ma wątpliwości, że musimy się posługiwać jego aktualną wersją.[/b]
Drugi niezwykle istotny element to sytuacja finansowa firmy, oceniana głównie na podstawie sprawozdania finansowego (rachunek zysków i strat, bilans). Oczywiście w odniesieniu do danych historycznych nie zmienimy zawartych w nich informacji. Jeżeli jednak o środki będziemy się ubiegać w kolejnych latach, to trzeba zwrócić uwagę na kondycję firmy, w tym w szczególności na jej płynność finansową. Trzeba mieć bowiem na uwadze pewną ogólną, chociaż niepisaną zasadę, że fundusze unijne dostępne są dla firm o dobrej sytuacji finansowej.
Bardzo ważnym elementem, który wnioskodawca musi zagwarantować, i zobowiązuje się do tego w umowie o dofinansowanie, jest trwałość projektu. Zgodnie z ogólnymi założeniami obowiązuje okres pięcioletni. Jednak w wypadku projektów realizowanych przez mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa może on być skrócony do trzech lat.
Trwałość projektu oznacza, że to, co zostało zaplanowane we wniosku i następnie wykonane zgodnie z umową, musi być utrzymane przez dany okres. [b]Jeżeli zatem tworzymy nową firmę, to nie możemy zawiesić działalności przed jego upływem. Jeżeli wprowadzamy nowy produkt lub usługę, to musi być ona dostępna przez ten czas. W przeciwnym wypadku będziemy zobowiązani do zwrotu dotacji wraz z odsetkami.[/b]
Pierwszym potencjalnym kryterium oceny trwałości projektu może być lokalizacja projektu. Warto zatem sprawdzić, jakie mamy prawo do nieruchomości, na której będzie realizowany projekt. Oczywiście w najlepszej sytuacji są właściciele lub użytkownicy wieczyści. Jednak również w wypadku najmu lub dzierżawy możemy taką trwałość zagwarantować, jeżeli mamy podpisane umowy na odpowiednio długi czas. Warto zatem to zweryfikować. Może się bowiem okazać, że znakomity projekt nie otrzyma wsparcia ze względu na ryzyko niedotrzymania zasady trwałości projektu. A będzie to wynikać jedynie ze zbyt krótkiego okresu najmu lub dzierżawy.
Warto również pamiętać, że w przypadku, gdy nabycie nieruchomości ma nastąpić w ramach realizowanej inwestycji, istnieje możliwość przedstawienia uwierzytelnionej kopii umowy przedwstępnej sprzedaży nieruchomości. Musi ona jednak czynić zadość wymaganiom, od których zależy ważność umowy przyrzeczonej (mówiąc inaczej, taka umowa musi być bezwarunkowa).
Elementem trwałości projektu jest również utrzymanie określonego poziomu zatrudnienia. Jeżeli zatem we wniosku wskażemy, że dzięki realizacji inwestycji wzrost zatrudnienia w firmie wzrośnie o pięć osób, to musimy się tych założeń trzymać. Z jednej strony im większy wzrost zatrudnienia, tym przychylniej wniosek może być oceniony (szczególnie wtedy, gdy jest realizowany na terenach charakteryzujących się wysokim poziomem bezrobocia). Z drugiej strony, licząc na taką ocenę, nie możemy tych wielkości przeszacować.
Okres trwałości projektu liczony jest od momentu zakończenia inwestycji.
Dysponując strategią rozwoju firmy oraz wybranym źródłem dofinansowania (właściwy program i działanie), jak również zagwarantowanym sposobem finansowania, należy przejść do sporządzenia wniosku. Ten dokument i załączony do niego biznesplan są podstawowymi dokumentami podlegającymi ocenie.
Warto pamiętać, że my mamy pomysł w głowie. W kręgu zarządu i współpracowników mogliśmy o nim godzinami dyskutować. Jednak urzędnik oceniający nasz wniosek może bazować tylko na tym, co jest w nim ujęte i zapisane. Zatem nasz pomysł musimy wiernie i precyzyjnie przenieść na papier (a właściwie wersję elektroniczną).
Wniosek powinien być napisany prosto, ale ciekawie. Musi być precyzyjny, żeby nie było miejsca na domysły i możliwość błędnej interpretacji. Jest to szczególnie ważne przy wykazywaniu, że dzięki realizacji inwestycji wprowadzimy nowoczesne produkty i usługi. Musimy przekonać oceniającego, że tak jest.
Niezmiernie istotnym elementem jest uzasadnienie potrzeby realizacji danej inwestycji. Oczywistym jest, że będzie ona korzystna dla firmy. Bez tego w ogóle byśmy jej nie realizowali. To jednak może okazać się niewystarczające. Każdy program i działanie zawiera cele, które dzięki ich realizacji mają zostać osiągnięte. To znaczy, że instytucje odpowiedzialne za realizację danego programu (np. urzędy marszałkowskie w przypadku programów regionalnych) będą musiały z tych efektów rozliczyć się przed Komisją Europejską. Stąd nie powinno dziwić, że do dofinansowania będą wybierać te projekty, które w ich ocenie w najwyższym stopniu przyczyniają się do spełnienia takich założeń.
Dlatego, uzasadniając wniosek, warto wypunktować te elementy, które naszym zdaniem przyczyniają się do realizacji celów działania i całego programu. Jeżeli takich elementów nie ma, jest jeszcze czas na pewną modyfikację projektu. Czasem nawet drobne zmiany mogą spowodować, że łatwiej będzie takie uzasadnienie znaleźć.
Przygotowując wniosek, stale musimy mieć przed oczami kryteria wyboru projektu. Są to zarówno kryteria formalne, jak i tzw. kryteria merytoryczne. Te pierwsze decydują o tym, czy w ogóle wniosek kwalifikuje się do wsparcia. Jeżeli popełnimy tutaj jakieś błędy, wniosek zostanie odrzucony i w ogóle nie trafi do oceny merytorycznej.
Warto zaznaczyć, że w wypadku tzw. konkursów zamkniętych instytucja przyjmująca wnioski może pozwolić na dokonywanie poprawek i uzupełnień. Jest jednak ryzyko, że nie zdążymy złożyć poprawionej wersji w ustalonym terminie. W wypadku konkursów otwartych takiej możliwości raczej nie dostaniemy. Trzeba będzie po prostu jeszcze raz złożyć poprawiony wniosek.
Konkurs otwarty oznacza jednak, że wnioski są przyjmowane aż do wyczerpania środków na dany konkurs. Może się zdarzyć, że nie zdążymy złożyć poprawionego wniosku przed terminem zamknięcia konkursu. Dokument, który spełnia kryteria formalne, przekazywany jest do oceny merytorycznej. To od niej zależy, ile punktów otrzyma. To z kolei decyduje o szansach na uzyskanie dofinansowania. Nie każdy bowiem projekt, który przejdzie ocenę formalną i merytoryczną, uzyska wsparcie. Na nie mogą liczyć tylko wnioski najlepsze, które otrzymają najwyższą ocenę. Dlatego tak ważne jest przygotowanie tego dokumentu z uwzględnieniem kryteriów oceny merytorycznej. Są one dostępne w uszczegółowieniach programów lub dołączonych do nich załącznikach. Mogą być jednak dodatkowo sprecyzowane w dokumentacji konkursowej (czyli w chwili uruchomienia konkursu i wyznaczenia terminu naboru wniosków). Zawsze trzeba się z nimi dokładnie zapoznać. Należy zaznaczyć, że kryteria merytoryczne będą się różnić w zależności od konkretnego działania. Jego cele będą bowiem determinować te kryteria. Dlatego trudno jest wskazać je w sposób generalny dla wszystkich programów i działań. W wypadku najbardziej popularnych i cieszących się zawsze największym zainteresowaniem inwestycji związanych z rozbudową przedsiębiorstwa, wprowadzeniem nowych produktów lub ich unowocześnieniem należy w pierwszej kolejności wskazać na innowacyjność i nowe technologie. Im bardziej innowacyjny pomysł i nowsza technologia (np. w ogóle nieznana w Polsce lub stosowana krócej niż rok), tym większa szansa na dużo punktów.
Przygotowanie wniosku i w konsekwencji otrzymanie dotacji zobowiązuje przedsiębiorstwo do realizacji inwestycji zgodnie z wnioskiem i umową o dofinansowanie. Trzeba zatem pamiętać, że musimy trzymać się założeń tych dokumentów. Wynika z tego obowiązek realizacji projektu zgodnie z przyjętym harmonogramem. Jakiekolwiek odstępstwa od tego trzeba natychmiast sygnalizować instytucji udzielającej wsparcia. Nie możemy bowiem samodzielnie zmieniać ani takiego harmonogramu, ani zakresu inwestycji.
Istnieje jednak możliwość renegocjacji umowy o dofinansowanie (oczywiście w niewielkim zakresie i gdy nie zagraża to podstawowym rezultatom projektu). Zatem sygnalizowanie takich zmian i prośba o ich uwzględnienie mogą nas uchronić przed odmową dokonania refundacji po jej zakończeniu.
W trakcie dokonywania wydatków i zamawiania maszyn i urządzeń należy sprawdzić, czy przedsiębiorca nie ma obowiązku stosowania prawa zamówień publicznych. Pominięcie procedury przetargowej w sytuacjach, gdy jest to wymagane, może narazić nas na odmowę dokonania refundacji (więcej w artykule [link=http://rp.pl/artykul/111388.html]"Kiedy przedsiębiorca musi stosować prawo zamówień publicznych"[/link]).
Kolejna ważna rzecz, na którą należy zwrócić uwagę już w trakcie realizacji inwestycji, to prowadzenie wyodrębnionego rachunku na potrzeby danej inwestycji i prawidłowe opisywanie wszystkich faktur. Obowiązkiem wnioskodawcy jest również przekazywanie cyklicznych rozliczeń i dokonanie rozliczenia ostatecznego po zakończeniu całej inwestycji (więcej w artykule [link=http://rp.pl/artykul/111389.html]"Jak skutecznie rozliczyć dotację"[/link]).
[ramka][b]Banki wymagają wkładu własnego[/b]
Nie można liczyć na uzyskanie kredytu nawet na bardzo ciekawą inwestycję, na którą jest bardzo duża szansa otrzymania dotacji unijnej, jeżeli firma nie jest w stanie wyłożyć części środków. Wymagany minimalny udział środków własnych może się różnić w zależności od wielkości projektu, ryzyka z nim związanego i zaproponowanych zabezpieczeń. Należy założyć, że musi to być w granicach 20 – 30 proc. Jeżeli firma nie jest w stanie sfinansować wkładu własnego, to warto pomyśleć o możliwościach uzyskania takiego wsparcia od instytucji otoczenia biznesu (private equity, venture capital, anioły biznesu).[/ramka]
[ramka][b]Podstawowe kryteria formalne[/b]
Weryfikując, czy wniosek przejdzie ocenę formalną, należy odpowiedzieć m.in. na następujące pytania:
- czy wniosek zostanie złożony w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie;
- czy projekt będzie zgodny z typem projektów określonym w konkursie;
- czy wniosek zostanie zgłoszony w prawidłowym terminie i miejscu;
- czy wniosek wraz z załącznikami zostanie złożony w zamkniętej kopercie;
- czy koperta będzie prawidłowo opisana (np. nazwa wnioskodawcy, nazwa, numer działania, tytuł projektu, numer konkursu);- czy jesteśmy w grupie beneficjentów, czyli uprawnionych do składania wniosków;
- czy zastosowaliśmy właściwy formularz wniosku;
- czy dysponujemy oryginałem wniosku, potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopią i wersją elektroniczną;
- czy wniosek i załączniki będą spięte (zszyte, zbindowane) w sposób uniemożliwiający ich rozłączenie;
- czy wniosek zostanie sporządzony w języku polskim;
- czy wniosek zostanie podpisany na ostatniej stronie niebieskim tuszem wraz z datą oraz imienną pieczątką przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania wnioskodawcy;
- czy wszystkie strony (zarówno oryginał i kopia) będą ponumerowane;
- czy każda strona oryginału (kopii) zostanie parafowana przy użyciu niebieskiego tuszu;
- czy zostaną wypełnione wszystkie pola we wniosku;
- czy dostarczone zostaną wszystkie wymagane załączniki;
- czy dostarczone załączniki będą odpowiednio ponumerowane;
- czy każdy załącznik poprzedzi karta informacyjna;
- czy dostarczymy oświadczenie potwierdzające brak podwójnego finansowania projektu ze środków unijnych;
- czy załączone dokumenty, np. wyciąg z KRS, dokumentacja techniczna, pozwolenie na budowę, będą aktualne;
- czy projekt będzie spełniał kryterium geograficzne (np. realizacja w konkretnym województwie);
- czy we wniosku zostanie określony właściwy schemat pomocy publicznej.[/ramka]
