Członek zarządu zwykle reprezentuje spółkę w stosunkach pracy. Często sam jest jej pracownikiem. Czy to znaczy, że jest pracodawcą sam dla siebie? Niemożliwe? A jednak w pewnych sytuacjach tak jest. Mówimy o spółkach kapitałowych, a więc z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnej. Obiema nie zarządzają bezpośrednio wspólnicy czy akcjonariusze, lecz wyspecjalizowane organy – zarządy. Relacje spółki z członkiem zarządu przybierają dwie formy: korporacyjną i umowną. Pierwsza wynika z samego powołania do zarządu, a prawa i obowiązki członka zarządu w tym zakresie reguluje kodeks spółek handlowych. Druga więź to zawarcie z menedżerem dodatkowej umowy opiewającej na pełnienie funkcji, np. o pracę, zlecenia.
Wypada teraz sprawdzić, kto w imieniu spółki zawrze taką umowę.
Spółkę reprezentuje zasadniczo zarząd, który jednak nie może zatrudniać sam siebie. Reguły reprezentacji spółki są takie same w trakcie zawierania kontraktu menedżerskiego czy umowy o pracę. Chodzi przy tym o każdą umowę o pracę z członkiem zarządu: zarówno opiewającą na funkcję w zarządzie, jak i na inne stanowisko, np. dyrektora pionu finansowego. W umowach z członkami zarządu spółki kapitałowe reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany w spółce z o.o. uchwałą zgromadzenia wspólników, a w akcyjnej – uchwałą walnego zgromadzenia.
Prawidłowa reprezentacja spółki w takich sytuacjach ma fundamentalne znaczenie. Przyjmuje się bowiem, że umowy zawarte z członkiem zarządu z naruszeniem wskazanych zasad są nieważne
.
W praktyce spółki z o.o. najczęściej reprezentuje pełnomocnik, a akcyjne – rada nadzorcza.
Pełnomocnik powołany do reprezentowania spółki w umowie zawieranej z menedżerem przyjmowanym do zarządu powinien działać wyłącznie w zakresie umocowania, jakie otrzymał od zgromadzenia wspólników spółki z o.o. lub walnego zgromadzenia spółki akcyjnej. Dlatego celowe wydaje się określenie w uchwale powołującej pełnomocnika rodzaju umowy i warunków, na jakich ten ostatni ma ją podpisać. W razie przekroczenia zakresu pełnomocnictwa spółka może odmówić potwierdzenia angażu. Nie należy jednak zbytnio zawężać pełnomocnictwa tylko do samego faktu zawarcia umowy. Rychło potem może się bowiem okazać, że spółka nie ma przedstawiciela do zmiany umowy zarządcy czy do jej rozwiązania. Takie błędy powodują poważne komplikacje zwłaszcza w spółce z o.o., gdzie nie powołano rady nadzorczej.
Zdarza się, że uchwała powołująca pełnomocnika nie określa żadnych warunków przyszłej umowy z członkiem zarządu. Nie oznacza to jednak, że ten ma pełną dowolność w ustalaniu jej postanowień. Powinien brać pod uwagę okoliczności towarzyszące udzielaniu pełnomocnictwa, np. dyskusję wspólników na ten temat, panujące w przedsiębiorstwie zwyczaje, a także interes spółki oceniany z uwzględnieniem zasad współżycia społecznego. W spółce akcyjnej pełnomocnik musi się jeszcze kierować uchwałą rady nadzorczej lub innego gremium określającą wynagrodzenie członka zarządu.
Wiele trudności z prawidłowym zastosowaniem zasad reprezentacji spółki wynika z tego, że rada nadzorcza jest organem kolegialnym, wieloosobowym. Czy umowę z prezesem musi zatem zawrzeć cała rada, czy też wolno jej wytypować swoich przedstawicieli, np. dwóch spośród siedmiu członków rady. Są to zagadnienia nadal kontrowersyjne. Oczywiście najbezpieczniej jest, gdy angaż parafują wszyscy członkowie rady. Zwykle jest to jednak niemożliwe. W praktyce spotykamy najczęściej dwuetapowe postępowanie:
- najpierw rada nadzorcza podejmuje uchwałę o zawarciu umowy z menedżerem, określając jej treść i upoważniając swoich przedstawicieli (np. przewodniczącego czy sekretarza rady) do złożenia w imieniu rady podpisów pod dokumentem,
- następnie na umowie podpisują się upoważnieni członkowie rady, a z drugiej strony członek zarządu.
Po dochowaniu tych warunków można być spokojnym o ważność umowy. Orzecznictwo dopuszcza też inne formy zawarcia umowy z członkiem zarządu:
- ustną – kiedy np. podczas posiedzenia rady ta ostatnia proponuje menedżerowi warunki zatrudnienia, a on je przyjmuje,
- dorozumianą – z samego postępowania rady nadzorczej (np. tolerowanie regularnych wypłat wynagrodzenia na rzecz członka zarządu) wynika, że godzi się na istnienie umowy.
Ważne jest określenie ram czasowych reprezentowania spółki przez specjalnego pełnomocnika lub radę nadzorczą. Na ogół bowiem spółkę reprezentuje zarząd, a pełnomocnik zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia czy rada nadzorcza – tylko wyjątkowo.
Reasumując: spółkę reprezentuje wymieniony pełnomocnik lub rada tylko wówczas, gdy chodzi o aktualnego członka zarządu, a więc powołanego już do zarządu na mocy uchwały. Gdy chodzi o przyszłego lub byłego członka zarządu, właściwy jest już zarząd
.
Uzgodnienia warunków umowy z przyszłym członkiem zarządu dokonane przez radę nadzorczą, wspólników lub akcjonariuszy nie będą dla spółki wiążące. Warto więc, aby już po powołaniu kogoś do zarządu warunki jego angażu (w szczególności wynagrodzenie w przypadku spółki akcyjnej) zaakceptowała rada nadzorcza. W praktyce możliwe jest też zawarcie z przyszłym członkiem zarządu umowy przedwstępnej określającej warunki jego przyszłego zatrudnienia. Taką umowę ze strony spółki powinien podpisać zarząd.
Zobacz wideo:
