Czasem trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu

Koszty ubezpieczenia samochodów osobowych są limitowane. W granicach limitu muszą się też zmieścić wszelkie inne wydatki związane z używaniem samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych firmy. To ostatnie ograniczenie nie dotyczy jedynie pojazdów wziętych w leasing operacyjny. Co należy rozumieć przez samochód osobowy, wyjaśniliśmy w tekście "Auto osobowe z ograniczeniami".

Wydatki związane z używaniem samochodu wpisanego do ewidencji środków trwałych firmy (takie jak: paliwo, przeglądy, remonty, części zamienne i akcesoria samochodowe, opłaty za parkowanie) zaliczamy do kosztów firmy w pełnej wysokości. Nie ma znaczenia, czy dotyczą samochodu osobowego, czy ciężarowego. Oczywiście muszą być prawidłowo udokumentowane (fakturami lub rachunkami potwierdzającymi ich poniesienie).

Jedyny wyjątek to ubezpieczenie samochodu osobowego. W tym wypadku kosztem jest jedynie część składki ustalona w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro w wartości samochodu przyjętej do celów ubezpieczenia (art. 23 ust. 1 pkt 47 updof i art. 16 ust. 1 pkt 49 updop). Osoby fizyczne przeliczają euro na złote według kursu sprzedaży ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia, natomiast osoby prawne biorą pod uwagę kurs średni euro. Oczywiście gdy wartość samochodu przyjęta do celów ubezpieczenia jest równa lub niższa niż 20 tys. euro, cały wydatek na polisę ubezpieczeniową jest kosztem podatkowym.

Przykład

Janina K. kupiła samochód osobowy na firmę. 3 września ubezpieczyła go na rok. Wartość auta do celów ubezpieczenia ustalono na 120 tys. zł. Wysokość składki ubezpieczeniowej (płatnej jednorazowo) wyniosła 6,5 tys. zł. Kurs sprzedaży euro ogłoszony przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia kształtował się na poziomie 3,80 zł. Równowartość 20 tys. euro odpowiadała kwocie 76 tys. zł. Kwotę ubezpieczenia zaliczaną do kosztów podatkowych obliczamy następująco:

- stosunek równowartości 20 tys. euro do wartości samochodu: 76 tys. zł : 120 tys. zł = 0,63

- część składki zaliczana do kosztów uzyskania przychodów: 6,5 tys. zł x 0,63 = 4095 zł. Pozostała część składki nie jest kosztem podatkowym.

Przy rozliczaniu wydatków związanych z używaniem pojazdów niezaliczanych do środków trwałych (będących własnością przedsiębiorcy albo innych osób - wynajętych, wydzierżawionych, używanych na podstawie umowy użyczenia) decydujące znaczenie ma to, czy są to auta osobowe, czy ciężarowe. Koszty eksploatacji samochodów ciężarowych nie podlegają żadnym ograniczeniom (tak jak pojazdów będących środkami trwałymi).

Wydatki na używanie samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych są kosztem podatkowym jedynie do wysokości limitu kilometrówki (określonego w art. 23 ust. 1 pkt 46 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 updop). Limit ten ustalamy, mnożąc liczbę kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu na cele firmy (udokumentowaną w ewidencji przebiegu pojazdu) przez obowiązującą stawkę za jeden kilometr przebiegu (aktualnie 0,4894 zł dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm sześc. i 0,7846 zł dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm sześc.).

Limit kilometrówki ustalamy na koniec każdego miesiąca. Aby określić, jaka kwota wydatków może być zaliczona do kosztów, porównujemy:

- kwotę narastającą od początku roku, wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, oraz

- kwotę narastającą od początku roku, wynikającą z podsumowania faktur i rachunków dokumentujących faktyczne wydatki z tytułu używania samochodu.

Zatem, jeśli w danym miesiącu wydatki na eksploatację samochodu będą niższe niż kwota limitu, niewykorzystana jego część przechodzi na następny miesiąc. W sytuacji odwrotnej - gdy wydatki w danym miesiącu są wyższe niż limit - nadwyżkę tę można uwzględnić w kosztach w następnych miesiącach, jeśli limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu na to pozwoli.

Ponieważ jednak okresem rozliczeniowym podatku dochodowego jest jeden rok, nie ma możliwości przeniesienia ewentualnej nadwyżki na następny rok podatkowy.

Rozpoczęcie następnego roku podatkowego powoduje więc zamknięcie limitu za rok poprzedni i konieczność wyliczenia nowego, dla wydatków z kolejnego roku.

Odpowiadając na pytanie DF, Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że ograniczenie w zaliczaniu kosztów nie dotyczy składek NW, bo nie jest to ubezpieczenie samochodu, tylko osobowe, od następstw nieszczęśliwych wypadków. Jego przedmiotem są określone dobra osobiste człowieka. Podobnie można twierdzić, że polisa OC nie jest w ścisłym znaczeniu ubezpieczeniem samochodu, lecz ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej jego posiadacza. Z reguły jednak organy podatkowe wrzucają wszystkie składki do jednego worka. Przykładem jest pismo Urzędu Skarbowego w Kraśniku z 17 października 2005 r. (DP.I 415/37/05/P), który stwierdził, że "opłata na ubezpieczenie OC, NW, AC samochodu wykorzystywanego w celu osiągnięcia przychodu z działalności gospodarczej wpisanego do ewidencji środków trwałych stanowi koszt uzyskania przychodu z ograniczeniem przewidzianym w art. 23 ust. 1 pkt 47 updof".

Dla samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 5 i 7 updof i art. 16 ust. 5 updop). Na jej podstawie określa się, w jakim stopniu auto faktycznie było wykorzystywane do celów firmy. Jeśli na potrzeby firmy używamy kilku takich aut, ewidencję przebiegu powinniśmy prowadzić dla każdego z nich odrębnie. Jej brak uniemożliwia zaliczenie wydatków związanych z eksploatacją pojazdów do kosztów podatkowych. Ewidencja może być prowadzona w dowolnej formie (np. w zwykłym zeszycie), musi jednak zawierać następujące dane:

- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu,

- dokładny opis trasy (skąd dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za kilometr przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz

- podpis podatnika i jego dane,

- uwagi.