Wydatki na naprawę użyczonego pojazdu są kosztem firmy

Kosztem takim są również inne wydatki związane z eksploatacją takiego pojazdu. Dotyczy to wszystkich typów samochodów, także osobowych.

U przedsiębiorcy korzystającego w działalności gospodarczej z użyczonej nieruchomości, rzeczy, w tym z samochodu, powstaje co do zasady przychód (dochód) z nieodpłatnego świadczenia (art.11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - updof). Podatnik musi ustalić jego wysokość i doliczyć go do innych przychodów, i w konsekwencji zapłacić podatek od jego wartości. Jednak, stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 124 updof, wartość takich świadczeń jest zwolniona z podatku dochodowego, jeśli przedsiębiorca otrzymał je od krewnych i powinowatych zaliczanych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu ustawy o podatku od spadków i darowizn (patrz ramka). Nie można mówić o użyczeniu i powstaniu przychodu, jeśli swojego samochodu za zgodą zakładu pracy używa pracownik do wykonywania zadań służbowych.

Jeśli użyczony pojazd to samochód osobowy, warunkiem zaliczenia wydatków na jego eksploatację w koszty jest prowadzenie ewidencji przebiegu tego pojazdu (art. 23 ust. 4 i 5 updof). Wydatki te można zaliczać w koszty do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia kilometrów faktycznego przebiegu i obowiązującej stawki za kilometr przebiegu (art. 23 ust. 1 pkt 46 updof). Aktualna, obowiązująca od 1 stycznia 2007 r., definicja samochodu osobowego znajduje się wart. 5a pkt 19 updof. Jest ona taka sama jak definicja takiego pojazdu obowiązująca już wcześniej dla celów VAT.

Wymaganie prowadzenia ewidencji przebiegu nie dotyczy samochodów innych niż osobowe. Używając na potrzeby firmy użyczonego samochodu ciężarowego, można zaliczyć w ciężar kosztów wszystkie faktycznie poniesione i odpowiednio udokumentowane wydatki na jego eksploatację.

Ograniczenie dotyczy tylko wydatków na ubezpieczenie samochodów osobowych. W koszty można zaliczyć w ramach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu tylko składki w wysokości przypadającej na część wartości pojazdu nieprzekraczającą równowartości 20 tys. euro wyliczonej według kursu z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia (o tym ograniczeniu w zaliczaniu w koszty pisaliśmy obszerniej w DF z19 lipca, "Kupujemy na raty, amortyzujemy od razu"). Składka ubezpieczeniowa przypadająca na część wartości samochodu przekraczającą ten limit nie jest kosztem (art. 21 ust. 1 pkt 47 updof). Moim zdaniem wydatek na składkę może obciążać korzystającego z użyczonej rzeczy, a więc i zostać zaliczony przez niego w ciężar kosztów firmy tylko w odniesieniu do okresu, w którym trwało użyczenie.

Do samochodów użyczonych odnosi się także art. 23 ust. 1 pkt48 updof. Wedle tego przepisu podatnik nie może zaliczyć w koszty strat wynikłych z utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.

Kosztem są, i to zarówno w odniesieniu do samochodu osobowego, jak i ciężarowego, także wydatki na jego remonty. W granicach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu, gdy chodzi o użyczony samochód osobowy, i w pełnej wysokości -gdy jest to inny pojazd, przedsiębiorca może zaliczyć w koszty wydatki na jego remont.

Potwierdził to już Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 24 stycznia 1996 r. (SA/Sz 1172/95). W sprawie, której dotyczy ten wyrok, przedmiotem sporu było prawo do zaliczenia w koszty przez korzystającego z użyczonego samochodu wydatków na naprawę awaryjną. NSA w uzasadnieniu przypomniał, że zgodnie z art. 713 kodeksu cywilnego korzystający z użyczenia ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy użyczonej. Jeśli poczynił inne wydatki lub nakłady na rzecz, rozlicza je z właścicielem na podstawie przepisów o prowadzeniu cudzych spraw bez zlecenia.

Istotny jest tu także art. 718 k.c., zobowiązujący biorącego do używania do zwrotu, po zakończeniu użyczenia, użyczonej mu rzeczy wstanie niepogorszonym. Nie ponosi on tylko odpowiedzialności za zużycie będące następstwem prawidłowego używania. Z przepisu tego wynika zatem, że korzystającego z użyczonego samochodu obciążają koszty bieżących napraw.

Nie wchodzi oczywiście w rachubę amortyzacja użyczonej rzeczy przez korzystającego. Warunkiem bowiem dokonywania odpisów amortyzacyjnych w ciężar kosztów firmy jest to, by środek trwały był własnością albo współwłasnością podatnika (art. 22a updof).

Kodeks cywilny, który normuje umowę użyczenia, w tym uprawnienia i obowiązki stron takiej umowy, nie wymaga zawarcia jej na piśmie czy w inny szczególny sposób. Można więc też zawrzeć ją ustnie. Jednak ze względu na ewentualną kontrolę podatkową warto nadać jej formę pisemną. W razie bowiem wątpliwości, to podatnik musi udowodnić, że używał pojazdu w działalności gospodarczej i na jakiej podstawie.