Samochód do wynajęcia nie musi być rozliczany na podstawie kilometrówki

- Prowadzę działalność w zakresie sprzedaży oraz wynajmu samochodów (księga przychodów i rozchodów). Na wynajem kupiłem samochód osobowy. Wpisałem go do ewidencji wyposażenia i zaliczyłem bezpośrednio do kosztów. Już przy zakupie podjąłem decyzję, że auto nie będzie użytkowane w firmie dłużej niż jeden rok. Dlatego nie wpisałem go do ewidencji środków trwałych. Czy wydatki na używanie pojazdu muszę rozliczać według tzw. kilometrówki? Uważam, że jest to obowiązkowe tylko przy samochodach, które nie są majątkiem firmy. Wydatki związane z eksploatacją auta to przede wszystkim naprawy i ubezpieczenie. Nie wyobrażam sobie, jak można prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, skoro jest wynajmowany innym osobom i firmom - pisze czytelnik DF.

Przypomnijmy, że do środków trwałych możemy zaliczyć składniki majątku, które:

- są własnością (bądź współwłasnością) podatnika,

- zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,

- są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,

- przewidywany okres ich używania przekracza rok,

- są wykorzystywane bezpośrednio przez podatnika na potrzeby związane z działalnością albo oddane do używania innym podmiotom na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub podobnej.

Składniki majątku spełniające te cechy a przy tym warte więcej niż 3500 zł niewątpliwie należy wpisać do ewidencji środków trwałych i amortyzować.

Natomiast do ewidencji wyposażenia wprowadzamy takie składniki majątku, których wartość początkowa przekracza 1500 zł, ale nie zostały zaliczone do środków trwałych. Ewidencję wyposażenia muszą prowadzić osoby fizyczne, które rozliczają podatek dochodowy na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Jak bowiem wynika z rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia takiej księgi, przez wyposażenie należy rozumieć rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością gospodarczą, niezaliczone do środków trwałych. Zgodnie z objaśnieniami do księgi wartość zakupionego wyposażenia należy wpisywać w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Przedsiębiorca może zaliczyć składnik majątku do środków trwałych, jeśli przewiduje, że będzie go używał dłużej niż rok. Rzecz, która nie spełnia tego warunku, nie może być środkiem trwałym. W konsekwencji samochód osobowy kupiony w celu wynajęcia (na tym będzie polegało jego wykorzystywanie), przez okres krótszy niż rok, stanowi wyposażenie podatnika. Nie można uznać go za taki sam towar, jak np. pojazdy nabyte do dalszej sprzedaży.

Prawidłowe zatem było wpisanie samochodu do ewidencji wyposażenia i bezpośrednie obciążenie kosztów uzyskania przychodów wydatkami na zakup. Dopiero wykorzystywanie auta dłużej niż rok spowoduje konieczność skorygowania rozliczeń - zaliczenie go do środków trwałych i pomniejszenie kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli chodzi o bieżące wydatki obciążające wynajmującego, to należy je rozliczać w całości - bez stosowania limitu tzw. kilometrówki (czyli iloczynu liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr). Są to niewątpliwie koszty związane z utrzymywaniem składnika majątkowego, przynoszącego przychody z najmu (nawet wtedy, gdy akurat nie jest wynajmowany). Trzeba go bowiem ubezpieczyć i utrzymywać wstanie zdatnym do użytku.

Wprawdzie wykładnia gramatyczna art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że kilometrówka dotyczy każdego przypadku używania przez podatnika samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych (bez względu na to, czy jest składnikiem jego majątku, czy nie), jednak moim zdaniem przepis ten nie będzie miał zastosowania w omawianej sytuacji.

Odwołać się tutaj można chociażby do art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej updop), z którego jednoznacznie wynika, że limitem kilometrówki są objęte samochody niestanowiące składników majątku podatników (należące do kogoś innego). I tak samo powinno być w przypadku osób fizycznych. Tym bardziej że, jak słusznie zauważa czytelnik, to nie on będzie faktycznie używał samochodu w sposób, który pozwoli na prowadzenie ewidencji przebiegu. To najemca będzie jeździł autem i to najemca będzie ponosił koszty ograniczone kilometrówką.

Można również argumentować, że czytelnik ponosi koszty związane z uzyskiwaniem przychodu z najmu, a nie koszty używania samochodu osobowego. On go faktycznie nie używa - pojazd jest tylko przedmiotem umowy najmu.

Pogląd, że w przypadku wynajmowania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzają też organy podatkowe. Chociażby Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu w interpretacji z 2 marca 2007 r. (ZD/4061263/06). W odpowiedzi napytanie podatnika, który sam najmował samochody a następnie oddawał je w podnajem (a zatem tutaj dodatkowo auta nie były nawet składnikiem majątku wynajmującego), stwierdził, że przepisy odwołujące się do tzw. kilometrówki dotyczą sytuacji, gdy samochody są faktycznie użytkowane przez podatnika na potrzeby własnej działalności. Wskazuje na to przesłanka "faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika". Ponieważ samochody są faktycznie wykorzystywane przez klientów podatnika (podnajemców), to nie ma on nawet możliwości prawidłowego prowadzenia ewidencji przebiegu, nie mając informacji wymaganych przez przepisy prawa w tym zakresie. Dalej organ podatkowy podkreślił, że art. 16 ust. 1 pkt 51 updop nie obejmuje sytuacji, gdy wynajmowanie samochodów stanowi przedmiot działalności gospodarczej podmiotu. W takim wypadku uznać należy, że stosownie do art. 15 ust. 1 updop kosztem podatnika wypożyczającego pojazdy są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Podobne wnioski można wyciągnąć z interpretacji Małopolskiego Urzędu Skarbowego z 29 lipca 2005 r. (DP1/423-12/1/05/ 54339). Urząd przyznał, że w przypadku gdy podatnik udostępnia swoim klientom samochody zastępcze na czas napraw (przy czym nie stanowią one jego majątku), nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, ponieważ to nie on faktycznie ich używa w przejazdach na potrzeby własnej działalności. Urząd wskazał też na zakres informacji, które ma zawierać ewidencja przebiegu pojazdu. Może je wpisać tylko osoba, która tym samochodem faktycznie jeździ.

Jeżeli zatem organy podatkowe zajmowały takie stanowisko w odniesieniu do podatników wynajmujących samochody niebędące ich własnością, to tym bardziej nieuzasadnione byłoby prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu przez przedsiębiorcę wynajmującego własne auto, które nie może być środkiem trwałym.

Autorka jest doradcą podatkowym, wspólnikiem Spółki Doradztwa Podatkowego Manugiewicz, Trzaska i Wspólnicy