Wysokość kwot zależy od tego, do jakiego państwa jedziemy. Ale diety i ryczałty za nocleg są wyższe niż przy podróżach krajowych.
Pracodawca może jednak przyjąć własne reguły rozliczania. Pamiętając oczywiście o tym, że dieta nie może być mniejsza niż 23 zł za dobę (tyle, ile wynosi dieta krajowa).
Jeśli tego nie zrobi, obowiązuje go rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU z 2002 r. nr 236, poz. 1991 ze zm.); dalej rozporządzenie w sprawie podróży zagranicznych.
Diety zagraniczne są wyższe niż krajowe, pracownik może jednak stracić, jeśli firma stosuje własne zasady rozliczania wyjazdów. Musi wprawdzie przyznać minimalną dietę (23 zł), ale to dużo mniej niż stawki określone w rozporządzeniu (np. dieta we Francji wynosi 45 euro, w Niemczech 42 euro, a na Litwie 33 euro).
Firma handlowa wysłała pracownika na targi do Belgii. Obowiązuje tam dieta w wysokości 45 euro za dobę. Jednak pracodawca w regulaminie wynagradzania zastrzegł, że diety za podróż zagraniczną będą zmniejszane o połowę w stosunku do obowiązujących w rozporządzeniu. W związku z tym pracownikowi przysługuje tylko 22,50 euro.
Dietę naliczamy w następujący sposób:
- za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,
- za niepełną dobę podróży:
- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
- ponad 8 do12 godzin -przysługuje 1/2 diety,
- ponad12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Rozporządzenie w sprawie podróży zagranicznych nakazuje pomniejszenie diety wtedy, gdy pracownik otrzymał częściowe wyżywienie. Przy czym ustawodawca określił procentowy udział poszczególnych składników diety:
- śniadanie - 15 proc.,
- obiad - 30 proc.,
- kolacja - 30 proc.,
- inne wydatki - 25 proc.
Jeżeli pracownik otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), dostaje 25 proc. diety.
Dieta nie przysługuje pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie. Jeżeli jednak ekwiwalent jest od niej niższy, ma prawo do wyrównania (do wysokości diety).
Zagranicę możemy polecieć samolotem, popłynąć statkiem albo wyruszyć samochodem. O sposobie podróżowania decyduje pracodawca. Powinien zwrócić nam za bilet, chyba że jedziemy własnym autem. Wtedy przysługuje nam zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, która wynosi:
- 0,4894 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc.;
- 0,7846 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc.
Firma krawiecka wysłała pracownika do Pragi na prezentację nowych materiałów do produkcji.
Pojechał własnym autem (o pojemności do 900 cm sześc.), przejeżdżając 1200 km. Od pracodawcy dostał zwrot kosztów w wysokości 587,28 zł (1200 x 0,4894 zł).
Rozporządzenie w sprawie podróży zagranicznych nie przewiduje natomiast wyjazdu motocyklem lub motorowerem. Można oczywiście skorzystać z tego środka lokomocji, ale pracodawca nie musi nam zwrócić kosztów przejazdu (jeśli zwróci, będą opodatkowane).
Pracownikowi przysługuje także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której korzystał z noclegu.
Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej może dostać ryczałt w wysokości10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.
Ryczałty te nie przysługują, jeżeli:
- pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym),
- strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,
- pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.
Jak już jedziemy za granicę, to z reguły na kilka dni. Pracodawca zwróci nam za noclegi -do wysokości limitu. Nasze wydatki potwierdza rachunek hotelowy.
Firma może oddać więcej, niż wynosi limit, ale tylko w uzasadnionych przypadkach. O tym, jakie przypadki są "uzasadnione", decyduje nasz przełożony. Przykładowo można argumentować, że nocleg w hotelu, w którym odbywała się prestiżowa konferencja, znacznie ułatwił udział w spotkaniach i nawiązanie kontaktów z uczestnikami.
Nie dostaniemy rekompensaty, jeżeli pracodawca lub zagraniczny kontrahent zapewnia nam bezpłatny nocleg.
Jeżeli pracownik nie ma rachunku za nocleg, przysługuje mu tylko ryczałt w wysokości 25 proc. limitu. Nie nalicza się go za czas przejazdu.
Pracownik firmy usługowej wyjechał na negocjacje do Francji. Noc spędził u kuzynki i na drugi dzień wrócił do Polski. Kwota limitu na nocleg wynosi 120 euro, ale od pracodawcy dostanie tylko 30 euro (120 x 25 proc.).
Jeżeli podczas wyjazdu ponieśliśmy inne wydatki, pracodawca powinien nam je zwrócić. Mogą to być opłaty za wynajęcie samochodu, parkingi i autostrady, bilety wstępu na targi, wydatki na spotkania z kontrahentami.
W pewnych wypadkach pracownikowi przysługuje też zwrot kosztów przewozu bagażu i leczenia.
Jak liczyć początek i koniec zagranicznej podróży służbowej? Przy środkach komunikacji:
- lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
- lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
- morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.
Jak czytamy w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 marca 2000 r. (I SA/Lu 1747/98): "Czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju, bez uwzględniania pory dziennej lub nocnej, godziny zmiany daty itp., a dobę stanowi czas każdych 24 godzin niezależnie od godziny, w której ten okres czasu się zaczyna".
Przed odjazdem pracownik dostaje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Zaliczka może być w złotówkach, ale pracownik musi się na to zgodzić.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie rachunków nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie - jakie poniósł wydatki i dlaczego nie są udokumentowane. Wydaje się, że jest to możliwe także wtedy, gdy dokumenty pracownikowi skradziono.
