Dieta przysługuje nawet nad morzem

Czy wczasy nad morzem to podróż służbowa? Wszystko zależy od tego, w jakim celu tam jedziemy. Przykładowo, jeśli przedstawiciel firmy organizującej imprezy integracyjne chce testować ośrodki wypoczynkowe, eskapada ma służbowy charakter.

Reguły rozliczania wyjazdów określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU z 2002 r. nr 236, poz. 1990 ze zm.); dalej rozporządzenie w sprawie podróży krajowych. Ale jak już wspomnieliśmy, firmy spoza budżetówki mogą przyjąć własne reguły rozliczania. Z jednym wyjątkiem - otóż dieta nie może przekraczać 23 zł.

Większość przedsiębiorców stosuje się jednak do wytycznych z rozporządzenia. Skoncentrujmy się więc na nich.

Pracownikowi za krajową podróż służbową przysługują:

- diety,

- zwrot kosztów:

- przejazdów,

- noclegów,

- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Na krajowe jedzenie powinno nam wystarczyć 23 zł na dobę. Tyle wynosi dieta. Naliczamy ją od momentu rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, z tym że:

- jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,

b) ponad12 godzin -przysługuje dieta w pełnej wysokości,

- jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje połowa diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przedsiębiorstwo XYZ z siedzibą w Toruniu wysłało kierownika działu handlowego na negocjacje do Warszawy. Rokowania trwały trzy dni - kierownik wyjechał 9 lipca o godz. 8, a wrócił 11 lipca o godz. 18. Przysługuje mu więc 69 zł (23 zł x 3).

Dieta nie przysługuje:

- w razie delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje stale lub czasowo,

- za czas przebywania w miejscu stałego lub czasowego pobytu - gdy pracownik przebywający w podróży co najmniej10 dni wrócił do niego w dniu wolnym od pracy.

Ponadto nie dostaniemy diety, jeżeli zapewniono nam całodzienne (nie wystarczy jeden posiłek, np. śniadanie w hotelu) bezpłatne wyżywienie.

O środku lokomocji decyduje pracodawca. Od niego zależy, czy podróżować będziemy samolotem w wygodnym przedziale klasy biznes czy po prostu motorowerem. Możemy oczywiście sami wybrać środek transportu, ale może wtedy dojść do nieporozumień przy zwrocie kosztów.

Jeżeli jedziemy pociągiem (autobusem) bądź lecimy samolotem, szef powinien zwrócić nam za bilet.

W podróż służbową możemy także wyruszyć własnym pojazdem. Najczęściej jest to samochód, ale nie ma przeszkód, by na wycieczkę jechać motocyklem lub motorowerem. Pracodawca zwróci nam koszty przejazdu -w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr. Stawki te wynoszą:

- 0,4894 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900cm sześc.,

- 0,7846 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900cm sześc.,

- 0,2161 zł -dla motocykla,

- 0,1297 zł - dla motoroweru.

Przejechane kilometry trzeba wykazać w ewidencji przebiegu pojazdu.

Podczas służbowego wyjazdu pracownik spółki ABC przejechał swoim samochodem (o pojemności silnika do 900 cm sześc.) 600 km. Przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości 293,64 zł (600 x 0,4894 zł).

Pracodawca odda nam również za przejazdy środkami komunikacji miejscowej. Są tu dwie możliwości - albo wypłaci nam ryczałt w wysokości 20 proc. diety (czyli 4,60 zł) za każdą rozpoczętą dobę, albo zwróci nam faktycznie poniesione wydatki (udokumentowane biletami).

Firma z Gdańska wysłała swojego pracownika do Bydgoszczy. Delegacja trwała cztery dni (od 10 lipca rano do 13 wieczorem), a na dojazdy środkami komunikacji miejskiej dostał w sumie 18,40 zł (4 x 4,60 zł).

Ryczałt za dojazdy przysługuje także wtedy, gdy podróżujemy samochodem. Możemy przecież zostawić auto na peryferiach miasta i przemieszczać się autobusem lub tramwajem.

Po wyczerpujących negocjacjach musimy gdzieś przenocować. Jeżeli jest to hotel (pensjonat, schronisko), przedstawiamy pracodawcy fakturę i dostajemy tyle, ile faktycznie zapłaciliśmy. Jeżeli nie mamy dokumentów, pracodawca wypłaca nam ryczałt w wysokości 150 proc. diety (czyli 34,50 zł) za każdy nocleg. Ryczałtu nie dostaniemy:

- jeżeli zapewniono nam bezpłatny nocleg,

- za czas przejazdu,

- jeżeli pracodawca uzna, że mamy możliwość codziennego powrotu do domu.

Trzeba też pamiętać, że ryczałt przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej6 godzin -między godzinami 21 a 7.

Firma powinna oddać nam także za inne inwestycje. A podczas służbowego wyjazdu mogą się zdarzyć różne rzeczy. Jeśli zabłądzimy, pracodawca powinien zrefundować koszt taksówki. Może też zwrócić za parking i przejazd autostradą, bilety wstępu na targi, wydatki na spotkanie z kontrahentem. Muszą one być oczywiście odpowiednio udokumentowane. Przepisy nie określają limitu tych kosztów, pozostawiając to uznaniu pracodawcy. Ale muszą wiązać się z załatwianiem interesów firmy. Dla przedstawiciela producenta mundurków szkolnych sprawą firmową nie będzie np. uczestnictwo w pokazie bielizny erotycznej.

Od 1 stycznia br. do rozporządzenia w sprawie podróży krajowych wprowadzono możliwość przyznania pracownikowi (na jego wniosek) zaliczki na niezbędne koszty podróży. Trzeba ją rozliczyć w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. A do rozliczenia pracownik musi załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki (oprócz diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Jeśli pracownik nie może przedstawić rachunków, powinien złożyć pisemne oświadczenie o wydatkach i przyczynach braku dokumentów. Więcej o nowych regulacjach pisaliśmy w DF z 25 stycznia br.