Zatrudniamy pracownika, który do celów służbowych używa prywatnego samochodu. Pracownik jest jednak tylko jego użytkownikiem. Czy mimo to możemy wypłacać mu ryczałt? A jaką zawrzeć umowę i z kim?
- pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.
Z przepisów dotyczących używania prywatnych pojazdów do celów służbowych nie wynika, że samochód musi być własnością pracownika. Zdaniem ekspertów zatrudniony może wykorzystywać w pracy samochód, którego nie jest właścicielem, ale ma prawo go używać na podstawie dowolnego tytułu prawnego.
Przedsiębiorcy pytają, jakie stosować wówczas przepisy. Zdaniem ekspertów odpowiednie jest tu rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).
Pracownika, który jest użytkownikiem, leasingobiorcą, dzierżawcą czy najemcą pojazdu, traktuje się tak, jakby był jego właścicielem. Pracodawca zawiera z nim umowę cywilnoprawną, w której zobowiązuje się do udziału w kosztach eksploatacji pojazdu.
Na tym jednak formalności się nie kończą. Co miesiąc bowiem zatrudniony musi składać oświadczenie, w którym potwierdza, że faktycznie używał samochodu na potrzeby firmy.
Co do zasady za używanie prywatnego samochodu w jazdach lokalnych pracownik otrzymuje miesięczny ryczałt. Zamiast niego pracownika można rozliczać na zasadach tzw. kilometrówki. Jeżeli zwrot kosztów będzie niższy niż ryczałt, to pracodawca pokryje różnicę.
Rozliczenie na zasadach kilometrówki stosuje się w jazdach zamiejscowych. Wtedy liczą się faktycznie przejechane kilometry.
