Pracodawcą jest jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna zatrudniająca pracowników. W zakładzie może być kilka osób, które są uprawnione do reprezentowania pracodawcy.
Nadane uprawnienia
Mogą to być osoby wchodzące w skład zarządów lub osoby spoza tego kręgu, np. dyrektorzy czy kierownicy. Należy jednak pamiętać, aby zlecającym podróż służbową była zawsze osoba uprawniona do podejmowania takich działań. O ile nie ma to większego znaczenia dla pracowników, o tyle może to być ważne dla organów np. kontroli skarbowej czy biegłych rewidentów badających sprawozdania finansowe. Mogą one nie uznać poniesionych wydatków za koszty uzyskania przychodów, gdy okaże się, że polecenie wyjazdu pochodziło od osoby nieuprawnionej do takich działań.
Na piśmie
Przepisy nie określają ani też nie narzucają, w jakiej formie pracodawca ma wydać polecenie wyjazdu służbowego. Do celów dowodowych i rozliczeniowych stosuje się jednak formę pisemną.
Dokument taki powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko pracownika, czas trwania podróży służbowej (od – do), miejsce rozpoczęcia i zakończenia delegacji oraz podpis kierującego w podróż służbową (przełożonego lub kierownika jednostki).
Dawniej powszechnie stosowaną praktyką było potwierdzanie odbycia podróży służbowej w miejscu docelowym poprzez np. przystawienie pieczątki i złożenie podpisu z datą. Obecnie nie trzeba poświadczać wyjazdu. Wystarczy podpis kierującego w delegację.
