Jak sporządzamy i prostujemy świadectwo pracy

Pracownik, który rozwiązał umowę o pracę z końcem grudnia 2007 r., wystąpił do nas z żądaniem sprostowania świadectwa pracy w punkcie dotyczącym wykorzystania urlopu wypoczynkowego: 26 dni, w tym za 10 dni wypłacono ekwiwalent pieniężny. Domaga się także wpisania do tej rubryki ekwiwalentu wypłaconego za kilka dni z 2006 r. Czy powinnam to uwzględnić?

Do świadectwa pracy wpisuje się tylko rozliczenie urlopu wypoczynkowego za rok, w którym doszło do rozwiązania stosunku pracy, a nie za lata wsteczne, mimo że faktycznie taka wypłata nastąpiła. Zatem zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.) w pkt 4.1 czytelniczka wskazuje tylko liczbę dni urlopu wypoczynkowego, za który wypłaciła ekwiwalent pieniężny jedynie za 2007 r., gdyż w tym roku doszło do rozwiązania stosunku pracy.

Czy w świadectwie pracy podaje się przyczynę rozwiązania umowy o pracę, czy tylko tryb określony w kodeksie pracy? Zatrudniamy osoby na okres próbny, czas określony oraz nieokreślony, i niektóre domagają się, aby w świadectwie podać przyczynę rozwiązania, np. że chodzi o przyczyny ekonomiczne lub likwidację stanowiska pracy.

Pracodawca musi podać w świadectwie pracy jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określonych w art. 30 § 1 kodeksu pracy, a przy rozwiązaniu stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia dodatkowo wskazuje stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli w tej sprawie. Informacje te są potrzebne, aby ustalić niektóre uprawnienia, np. zasiłek dla bezrobotnych. Niedopuszczalne jest jednak zamieszczenie w tym dokumencie przyczyny rozwiązania umowy o pracę. W razie rozwiązania przez pracodawcę stosunku pracy z przyczyn ekonomicznych wpisuje on jako podstawę prawną art. 30 § 1 pkt 2 k.p. w związku z art. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU z 2003 r. nr 90, poz. 844 ze zm.).

Zwolniliśmy 15 lutego br. (piątek) pracownika w trybie art. 52 § 1 pkt 1 kodeksu pracy z zachowaniem procedury, czyli powiadamiając związki zawodowe oraz podając przyczynę rozwiązania (ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych). W tym samym dniu pracownik podpisał pismo o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy. 18 lutego (poniedziałek) dział kadr przygotował świadectwo pracy, wpisując w jego pkt 4 tryb rozwiązania, i wysłał listem poleconym na adres domowy zwolnionego. Tego samego dnia pracownik złożył pisemną prośbę o zmianę trybu rozwiązania, tj. art. 30 § 1 pkt 1 k.p. – na mocy porozumienia stron. Po ponownym zasięgnięciu opinii organizacji związkowej i wnikliwej analizie sytuacji pracodawca skłania się do zmiany trybu rozwiązania stosunku pracy.

Czy możemy to zrobić i czy mamy wystawić pracownikowi nowe świadectwo pracy? Czy prawidłowe będzie wpisanie 29 lutego 2008 r. jako daty jego wystawienia?

Jeżeli pracodawca uwzględnił wniosek pracownika o zmianę trybu rozwiązania stosunku pracy, powinien wystawić mu nowe świadectwo pracy, jednocześnie usuwając z jego akt osobowych poprzednie świadectwo i niszcząc je. Nowy dokument ma być opatrzony datą jego wystawienia, czyli np. 29 lutego. To, że nowe świadectwo pracy będzie miało datę późniejszą niż rozwiązanie stosunku pracy, tłu-maczy dokumentacja osobowa pracownika. Zawiera ona jego wniosek o zmianę trybu rozwiązania umowy o pracę.

Pod koniec lutego minął pracownikowi, który przebywa na zasiłku rehabilitacyjnym do maja, okres ochronny (272 dni). Listem poleconym za potwierdzeniem odbioru wysłaliśmy mu 25 lutego 2008 r. rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracodawcę z tym dniem (art. 53 § 1 pkt 1b k.p.). Czy postąpiliśmy prawidłowo i z jaką datą wystawiamy świadectwo?

W jaki sposób wypłacić mu ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy, jeżeli nie pojawi się w firmie, a nie znamy numeru jego konta?

Dniem rozwiązania stosunku pracy w tym wypadku będzie dzień, kiedy pracownik poweźmie wiadomość o rozwiązaniu umowy o pracę. W świadectwie pracy pracodawca wpisuje więc datę, która widnieje na zwrotnym poświadczeniu odbioru pisma przez zatrudnionego. Jednocześnie należy naliczyć pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Będzie on przysługiwał za okres wskazany w świadectwie pracy.

Jeśli pracodawca nie zna numeru konta pracownika, powinien skontaktować się z nim i uzgodnić, w jaki sposób ma mu wypłacić to świadczenie.

W spółce zatrudnialiśmy pracownika najpierw na trzymiesięczny okres próbny, następnie na 2/3 etatu, a ostatnie pół roku pracował na 4/5 etatu. Teraz jest w okresie wypowiedzenia. Czy w świadectwie wskazujemy wszystkie te zmiany wielkości etatu z okresami, w jakich następowały, czy wystarczy podać cały okres zatrudnienia i ostatni wymiar czasu pracy?

W pkt 1 świadectwa pracy należy wpisać poszczególne okresy zatrudnienia i wskazać wymiar czasu pracy, w jakim pracownik był zatrudniony.

Czy w świadectwie należy wpisać informację dotyczącą dni nieobecności nieusprawiedliwionej, liczbę godzin nadliczbowych, które pracownik przepracował, oraz informację o wypłacie odprawy emerytalnej/rentowej?

W świadectwie pracy nie należy podawać informacji, których nie przewiduje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. Nie można zatem umieścić w nim danych o liczbie dni nieobecności nieusprawiedliwionej pracownika.

Inaczej wygląda natomiast sprawa z informacją o liczbie godzin nadliczbowych. Rozporządzenie nie wymienia liczby godzin nadliczbowych, które pracownik przepracował w roku kalendarzowym. Zgodnie z art.151 § 3 kodeksu pracy liczba godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym nie może – z pewnymi wyjątkami – przekraczać 150. Maksymalna ich liczba jest więc określona niezależnie od zmian zatrudnienia w roku kalendarzowym. Rozporządzenie nie jest więc zgodne w tym punkcie z wyrażoną w art. 97 § 2 k.p. regułą ogólną, że świadectwo pracy ma zawierać informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych. W tej sytuacji decydujące znaczenie ma art. 97 § 2 k.p. Pracodawca musi więc zamieścić dane o liczbie godzin nadliczbowych, które pracownik przepracował w danym roku kalendarzowym, w pkt 9 świadectwa pracy. W nim należy też podać informację o wypłaceniu odprawy rentowej lub emerytalnej.

Pracownik ma 15 lat pracy w warunkach szczególnych uprawniających do przejścia na wcześniejszą emeryturę oraz 10 lat w komendzie wojewódzkiej milicji obywatelskiej i w świadectwie pracy podano tylko okres i stanowisko, na jakim był zatrudniony. Nie ma tam danych o pracy w warunkach szczególnych. Teraz placówka terenowa ZUS żąda od komendy wojewódzkiej policji świadectwa, w którym będzie określone, że pracownik był funkcjonariuszem milicji obywatelskiej i pracował w warunkach szczególnych. KW policji odmówiła wydania takiego dokumentu. Co ma zrobić pracownik?

Jednym z podstawowych środków dowodowych potwierdzających wykonywanie prac w szczególnych warunkach jest świadectwo wykonywania pracy w szczególnych warunkach. Świadectwa takie wystawiali i wystawiają ci pracodawcy, którzy stosowali i nadal stosują resortowe wykazy stanowisk pracy w szczególnych warunkach. W świadectwie tym zawarta jest m.in. informacja o okresie zatrudnienia ogółem oraz o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach, a także o rodzaju wykonywanej pracy, i musi być wskazane stanowisko. Ponadto pracodawca w świadectwie wykonywania pracy w szczególnych warunkach powinien podać konkretną pozycję i dział wykazu zarządzenia resortowego oraz rozporządzenia prawne dotyczące wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze wskazujące na stanowisko wykonywanej pracy.

Innym dowodem potwierdzającym wykonywanie pracy w szczególnych warunkach jest świadectwo pracy wystawiane przez pracodawcę na podstawie kodeksu pracy, zawierające stosowny wpis. Musi on w nim potwierdzać charakter i stanowisko pracy w szczególnych warunkach (dział wykazu wymienionego w rozporządzeniu w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze albo/i zarządzenia resortowego). Przepisy przewidują, że tylko pracodawca może wystawić zaświadczenie o wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach.

W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę to on musi wystawić odpowiednie dokumenty potwierdzające pracę w szczególnych warunkach. Staje się on bowiem z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy (art. 231 k.p.). Gdy brakuje następcy prawnego zlikwidowanego zakładu pracy, dowodem potwierdzającym wykonywanie pracy w szczególnych warunkach mogą być uwierzytelnione przez archiwistę kserokopie dokumentów poświadczające okresy takiej pracy.

Czytelnik powinien więc ponownie zgłosić się do pracodawcy, aby wystawił mu stosowny dokument poświadczający jego pracę w warunkach szczególnych. Powinien on spełnić prośbę pracownika, mając na uwadze, że tylko pracodawcy wolno wystawić świadectwo o wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach oraz że brak takiego dokumentu uniemożliwia zatrudnionemu przejście na wcześniejszą emeryturę.

Ponadto ustalenie okresów zatrudnienia w szczególnych warunkach na podstawie innych dowodów niż świadectwo pracodawcy (następcy prawnego) jest możliwe w postępowaniu przed sądem.