W przypadku zleceniobiorców podróż odbywana w związku z wykonywaniem zawartej umowy nie jest podróż służbową w rozumieniu prawa pracy, choć wiele przepisów prawa pracy można stosować analogicznie.
Zasada swobody umów pozwala stronom ustalić, jakie wydatki zleceniobiorcy będą podlegały zwrotowi. Umowa może więc stanowić o obowiązku odbywania podróży oraz regulować zasady finansowania bądź późniejszego rozliczania kosztów.
Wprowadzenie takich zapisów do umowy ma znaczenie przy obliczaniu podstawy opodatkowania i oskładkowania. Kwota zwrotu kosztów podróży może wówczas podlegać wyłączeniu z podstawy tych obciążeń do wysokości kwot, które obowiązują osoby zatrudnione na etacie. Zleceniodawca może zaś zaliczyć te wydatki do kosztów firmy.
Limit zwolnienia
Zleceniobiorca, otrzymując należności z tytułu zwrotu kosztów podróży, uzyskuje przychód podatkowy. Zgodnie bowiem z przepisami ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody uzyskiwane z działalności wykonywanej osobiście uznaje się przychody z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia, uzyskiwane od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.
Z podatku zwolnione są jednak diety i inne należności za czas podróży otrzymywane przez osoby niebędące pracownikami. Do tego grona możemy zaliczyć zleceniobiorców. Ulga ta obowiązuje do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Kilometrówka musi być
Aby otrzymać zwrot, zleceniobiorca musi rozliczyć koszty podróży. W szczególności ma obowiązek udowodnić poniesione koszty rachunkami, fakturami lub biletami.
Stawka kilometrówki
Zleceniodawca ma prawo określić środek transportu do odbycia podróży służbowej, w tym jego rodzaj i klasę. Może też zgodzić się, aby zleceniobiorca wykorzystał własny środek transportu. Wówczas do rozliczenia kosztów podróży służbowej zastosowanie ma rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Wysokość należności zwracanych z tytułu podróży samochodem osobowym zależy od pojemności silnika >patrz tabelka.
Jeżeli zleceniobiorca otrzyma zwrot w kwocie wyższej od stawek z rozporządzenia, to w części przewyższającej te kwoty będą one podlegały opodatkowaniu i oskładkowaniu.
Przykład
Zleceniobiorca, który świadczy prace monterskie na podstawie umowy zlecenia, dostaje zwrot kosztów za dojazd do klienta. Przemieszcza się własnym samochodem o pojemności skokowej silnika 2000 cm3. Zleceniodawca zwraca mu za każdy udokumentowany kilometr 1,5 zł. W umowie znalazły się zapisy o zwrocie zleceniobiorcy kosztów podróży na zasadach przewidzianych rozporządzeniem dotyczącym podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Zgodnie z nim, kwota zwracana za każdy przejechany kilometr samochodem o pojemności powyżej 900 cm3 to 0,84 zł. W tym przypadku od kwoty 0,66 zł za kilometr trzeba odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy i składki.
Nadwyżka ponad określone limity powiększa wynagrodzenie wypłacane zleceniobiorcy i powoduje obowiązek odprowadzenia zaliczki na podatek od kwoty wynagrodzenia.
Również wyłączenie z podstawy wymiaru składek zwrotu kosztów z tytułu odbytych podróży przysługuje do wysokości wyżej wskazanych stawek.
Wydatki na noclegi
Umowa zlecenia może też przewidywać zwrot innych kosztów, np. noclegów czy diet. Często stosuje się tu zapisy analogiczne jak w przypadku rozliczania tych wydatków poniesionych przez pracowników zatrudnionych w państwowych i samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Obecnie stawka podstawowa diety za podróż krajową wynosi 30 zł.
Co ważne, aby dieta przysługiwała w pełnej kwocie, podróż musi trwać ponad 12 godzin. W przypadku krótszych podróży:
- w przedziale między 8 a 12 godzin – przysługuje tylko połowa diety,
- poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje.
Czas podróży liczy się od jej rozpoczęcia do chwili powrotu po wykonaniu zadania służbowego. Dieta nie przysługuje, gdy zleceniodawca zapewnia bezpłatne, całodobowe wyżywienie.
Przykład
Zgodnie z umową zlecenia zleceniobiorca miał dokonać naprawy urządzeń w miejscowości oddalonej o 100 km od miejsca zamieszkania. W umowie znalazły się zapisy o zwrocie kosztów podróży oraz o diecie na zasadach przewidzianych przepisami dotyczącymi podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Zgodnie z umową w przypadku, gdyby prace naprawcze wraz z czasem dojazdu i powrotu trwały dłużej niż 12 godzin, zleceniobiorca ma prawo do diety dziennej w wysokości 50 zł. W związku z tym, że zostanie przekroczona podstawowa stawka 30 zł, od nadwyżki (20 zł) trzeba odprowadzić składki.
Rozliczenia z ZUS
Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) i Fundusz Pracy (FP) jest wynagrodzenie, jakie otrzymał zleceniobiorca, bez uwzględnienia należności z tytułu diet i innych należności z tytułu podróży, do wysokości ustalonej w rozporządzeniu określającym zasady odbywania podróży służbowych pracowników sfery budżetowej.
Przepisy regulujące tę kwestię zawiera rozporządzenie MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tzw. rozporządzenie składkowe). Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 tej regulacji, diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika nie stanowią podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych do wysokości określonej w rozporządzeniu. Zgodnie zaś z § 5 ust. 2 rozporządzenia składkowego, przywołane przepisy mają zastosowanie także przy ustalaniu podstawy wymiaru składek za osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia.
Jeżeli jednak diety i inne należności przewidziane w umowach zlecenia dla zleceniobiorców przekroczą dopuszczalne wartości określone w rozporządzeniu, wypłacona nadwyżka wraz z wynagrodzeniem w umowy zlecenia stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, a także na FGŚP i PF.
Krzysztof Chyba, radca prawny w kancelarii Chajec, Don-Siemion & Żyto
