Przedsiębiorca musi prowadzić książkę kontroli

- Prowadzę działalność gospodarczą. Czy jako przedsiębiorca – podatnik muszę prowadzić książkę kontroli? Nie jest mi ona potrzebna. Do czego ma służyć? - pyta czytelnik.

Prowadzenie działalności gospodarczej w obecnych czasach to nie lada wyzwanie dla podatników. W gąszczu przepisów może się zgubić niejeden z nich. Jeden z obowiązków osób prowadzących własną firmę to prowadzenie i posiadanie książki kontroli. Kwestie związane z jej prowadzeniem reguluje ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (dalej: ustawa).

W przypadku kontroli, którą przeprowadza się w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego, posiadanie aktualnie uzupełnionej książki kontroli jest istotne. Wprawdzie za zgodą kontrolowanego, kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, ale tylko gdy może to usprawnić prowadzenie kontroli.

Czynności podejmowane przez kontrolujących powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania kontrolowanego przedsiębiorcy. Jeśli jednak przedsiębiorca pisemnie wskaże, że przeprowadzane czynności zakłócają w sposób istotny działalność gospodarczą przedsiębiorcy, to konieczność podjęcia takich czynności powinna być uzasadniona w protokole kontroli.

Stosownie do art. 81 ust. 1 ustawy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli. Jest to jeden z obowiązków przedsiębiorcy, u którego przeprowadzana jest kontrola. Oprócz prowadzenia i posiadania samej książki kontroli przedsiębiorca powinien również posiadać zbiór upoważnień, a także protokoły poprzednich kontroli.

W jakiej formie

Ustawodawca dopuścił możliwość prowadzenia książki kontroli w formie pisemnej, w formie zbioru dokumentów, a także w formie elektronicznej. Przedsiębiorca musi wprowadzać wpisy i aktualizować dane zawarte w książce kontroli. Występuje przy tym domniemanie, że dane zawarte w elektronicznej książce kontroli znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę. Jeśli przedsiębiorca prowadzi elektroniczna książkę kontroli, to powinien posiadać również jej papierową wersję (przez jej wydrukowanie), celem udostępnienia organowi kontrolującemu. Obowiązek prowadzenia i przechowywania książki kontroli w papierowej wersji wynika z literalnego brzmienia art. 81 ust. 1 ustawy (wyjaśnienia ministra gospodarki przekazane do stosowania przez organy podatkowe w piśmie Ministerstwa Finansów z 12 sierpnia 2009 r. PK4/8012/98/ZAP/09/703). Książka kontroli stanowi jedną całość, a załącznikami do niej są upoważnienia i protokoły wcześniejszych kontroli.

Na żądanie organów kontrolujących przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić im książkę kontroli.

Ograniczony czas trwania

Prowadzenie i posiadanie książki kontroli ma istotne znaczenie, m.in. dlatego, że służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności >patrz ramka. Kontrolujący czerpią z niej informacje jakie kontrole były przeprowadzone u danego przedsiębiorcy i co w ich wyniku ustalono. Ma to związek z istniejącymi w tym zakresie ograniczeniami. Wpisy w książce nie mają zatem znaczenia dla oceny legalności samych czynności kontrolnych i ewentualne braki w tym zakresie nie są przesłanką do stwierdzenia wadliwości samej kontroli. Prawidłowość kontroli jest bowiem oceniana nie na podstawie istniejących wpisów, ale regulujących ją przepisów oraz dokumentów, na podstawie których jest przeprowadzana. Książka dokumentuje więc pewien stan faktyczny, który musi mieć potwierdzenie w istniejącej podstawie prawnej (wyrok NSA z 29 grudnia 2015 r., II OSK 1001/14).

Przedsiębiorców może kontrolować obecnie wiele różnych instytucji, od urzędów skarbowych, urzędów kontroli skarbowej, poprzez inspekcje handlowe czy inne, np. Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Kontrolujący muszą zatem mieć na uwadze, aby nie przekroczyć terminu czasu trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym.

Niezwłocznie

W przypadku wszczęcia kontroli przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli albo kopie odpowiednich jej fragmentów lub też wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli. Kopie i wydruki powinny być poświadczone za zgodność z wpisem w książce kontroli przez samego przedsiębiorcę.

Jakie dane wpisują organy

Książka kontroli zawiera wpisy wprowadzane przez organ kontroli. Wpisy takie obejmują:

1) oznaczenie organu kontroli;

2) oznaczenie upoważnienia do kontroli;

3) zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli;

4) daty podjęcia i zakończenia kontroli;

5) zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych;

6) uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli;

7) uzasadnienie wszczęcia kontroli po okazaniu legitymacji służbowej, na podstawie przepisów szczególnych, przy czym takie wszczęcie może dotyczyć jedynie przypadków, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, a także gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;

8) uzasadnienie zastosowanych wyjątków, o których mowa w art. 79, 80, 82 i 83 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, a więc m.in. wtedy, gdy kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej albo też gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;

9) uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli, (następuje ono m.in. z przyczyn niezależnych od organu kontroli, które wymagają uzasadnienia na piśmie);

10) uzasadnienie czasu trwania przerwy, na czas niezbędny do przeprowadzenia badań próbki produktu lub próbki kontrolnej, jeżeli jedyną czynnością kontrolną po otrzymaniu wyniku badania próbki będzie sporządzenie protokołu kontroli.

Pracownicy organu kontroli dokonując wpisów powinni złożyć swoje podpisy i pieczątki na potwierdzenie złożenia tych wpisów, przy czym mogą to zrobić w rubryce „Inne".

Wpisanie do książki kontroli zaleceń pokontrolnych i stwierdzonych uchybień skutkuje zaleceniem zaprzestania przeprowadzania nieprawidłowych działań (postanowienie NSA z 22 stycznia 2016 r., II GSK 3714/15).

Przedsiębiorca ma również obowiązek samodzielnie dokonywać wpisów w książce kontroli, ale chodzi wyłącznie o wpisy informujące o wykonaniu zaleceń pokontrolnych oraz wpisy o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.

Grzywna za nieudostępnienie

Jeśli przedsiębiorca nie okaże kontrolującym książki kontroli, to nie jest to przeszkodą w prowadzeniu czynności kontrolnych przez kontrolujących. Podstawową funkcją książki kontroli jest bowiem dokumentowanie liczby i czasu trwania kontroli.

Przedsiębiorca, który nie udostępni kontrolującym książki kontroli, może jednak zostać ukarany karą grzywny. Artykuł 83 § 1 kodeksu karnego skarbowego określa, że kto osobie uprawnionej do przeprowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli skarbowej lub czynności kontrolnych w zakresie szczególnego nadzoru podatkowego udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej, w szczególności kto wbrew żądaniu tej osoby nie okazuje księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę lub inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznymi, ukrywa lub usuwa, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. Przy czym w przypadku czynu zabronionego mniejszej wagi, sprawca podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Jeśli przedsiębiorca nie okaże kontrolującym książki kontroli, to odpowiedni zapis o stosownej treści zostanie zamieszczony w protokole kontroli.

W ciągu trzech dni od zwrotu

Jeśli natomiast przedsiębiorca uprzednio udostępnił książkę kontroli innemu organowi, a ten jeszcze jej nie zwrócił, to w takiej sytuacji ma obowiązek okazać książkę kontroli organowi kontrolującemu w terminie trzech dni od dnia zwrotu książki kontroli przez organ, który ją wcześniej posiadał.

Stosownie bowiem do art. 81a ust. 2 ustawy przedsiębiorca jest zwolniony z okazania książki kontroli, jeżeli jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takim przypadku przedsiębiorca okazuje książkę kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie trzech dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez organ kontroli.

Przykład

8 sierpnia 2016 r. pracownicy urzędu kontroli skarbowej zapukali do drzwi firmy ABC prowadzonej przez przedsiębiorcę – pana Krzysztofa Nowaka w celu przeprowadzenia kontroli rzetelności rozliczenia podatku od towarów i usług za marzec 2016 roku. Jednocześnie organ zażądał książki kontroli. Pan Krzysztof wskazał, że żądana książka jest w urzędzie skarbowym, który prowadzi postępowanie w sprawie zwrotu podatku od towarów i usług za okres listopad – grudzień 2015 roku. Oświadczył także, że zarówno książka kontroli, jak i inne dokumenty, które przekazał urzędnikom fiskusa, będą mu zwrócone do 16 sierpnia 2016 roku.

Wizyta urzędników nie może trwać zbyt długo

Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

1) w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;