Pracownica niebawem ukończy powszechny wiek emerytalny i zamierza złożyć wniosek o emeryturę. W związku z tym rozpoczęła kompletowanie dokumentacji niezbędnej do ustalenia prawa do tego świadczenia oraz jego wysokości. Okazało się, że jej dawny zakład, w którym uzyskiwała wysokie zarobki, został zlikwidowany. Jak ma znaleźć były zakład?
Poszukiwanie zlikwidowanego zakładu należy rozpocząć od ustalenia jego dokładnej nazwy i adresu, pod którym ostatnio miał siedzibę. Pomogą w tym zachowane dokumenty, np. wszelkie pisma, notatki, wpisy w legitymacji ubezpieczeniowej itp. Jeżeli zakład już nie istnieje, o informację o tym, kto był likwidatorem, należy się zwrócić do właściwego terytorialnie oddziału Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przy sądzie rejonowym. W KRS można uzyskać nazwisko syndyka/likwidatora, który w trakcie likwidacji spółki powinien zadbać o dokumentację osobową i płacową jej załogi. Następnie należy ustalić, do którego archiwum przekazano dokumentację osobową i płacową tego zakładu.
Syndyk czuwa
Trwa postępowanie likwidacyjne mojego byłego zakładu. Kto ma wystawić zaświadczenie ZUS Rp-7?
Gdy postępowanie likwidacyjne bądź upadłościowe trwa, zaświadczenie o zarobkach na druku Rp-7 może wystawić likwidator lub syndyk masy upadłościowej. Syndykowi wolno to zrobić wyłącznie w okresie trwania postępowania upadłościowego. Zaświadczenia o wynagrodzeniu na formularzu ZUS Rp-7 wystawione i podpisane przez syndyka lub likwidatora są prawomocnym środkiem dowodowym w postępowaniu prowadzonym przez ZUS.
Zakończyło się postępowanie likwidacyjne byłego zakładu. Kto powinien wystawić pracownikowi zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach ZUS Rp-7?
Jeżeli proces likwidacji został zakończony, a dawny zakład był przedsiębiorstwem państwowym, o wydanie dokumentacji płacowej jego pracownik powinien zwrócić się do następcy prawnego, tj. utworzonej w wyniku przekształcenia spółki Skarbu Państwa, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa.
Bezpieczne teczki
Moim pracodawcą był prywatny przedsiębiorca. W jaki sposób i gdzie można ustalić jego obecny adres?
Aby dotrzeć do właściciela prywatnego zakładu, należy skontaktować się z właściwym terytorialnie urzędem gminy (dzielnicy) prowadzącym wykaz ewidencji działalności gospodarczej osób fizycznych. Informacje o byłym właścicielu mogą też znajdować się w rejestrach właściwych terytorialnie sądów gospodarczych. W zakładach zatrudniających po 1 stycznia 1991 r. poniżej 20 pracowników okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu oraz okres opłacania składek społecznych i wysokość podstawy wymiaru składek zatrudnionych w nim pracowników może potwierdzić właściwy oddział ZUS.
Mój były zakład to spółka z o.o., która uległa likwidacji. Kto i w jaki sposób powinien chronić i zachować dokumentację osobową i płacową jej załogi?
Likwidowane spółki prawa cywilnego i handlowego muszą dbać o dokumentację pracowniczą we własnym zakresie. Niektóre z nich przekazują ją do dalszego, odpłatnego przechowywania firmom zajmującym się profesjonalnym przechowalnictwem dokumentacji pracowniczej. Do ochrony dokumentacji pracowniczej zobowiązany był likwidator spółki. Informacji o tym, kto nim był, należy szukać we właściwych terytorialnie rejestrach sądowych, a gdy chodzi o firmy prywatne – dane o byłym właścicielu są w rejestrach właściwych terytorialnie sądów gospodarczych lub wydziałach organów administracji państwowej.
Poświadczanie prawdy
Dotarłem do archiwum, w którym zgromadzono dokumentację osobową i płacową mojego byłego zakładu. Czy placówka ta może wystawić mi dokument o pracy i zarobkach ZUS Rp-7?
Archiwa i prywatni przechowawcy nie mogą wydawać zaświadczeń o wynagrodzeniach na druku ZUS Rp-7, ponieważ nie są do tego uprawnieni. Zaświadczenia na druku ZUS Rp-7 mogą wystawiać te jednostki wyłącznie własnym pracownikom, dla których są lub były pracodawcą. Natomiast przy dokumentowaniu okresu zatrudnienia i wynagrodzenia innym osobom niż swoim pracownikom archiwa, przechowawcy, organy założycielskie lub organy nadrzędne – na podstawie posiadanej dokumentacji osobowo-płacowej pracowników zlikwidowanych zakładów – mogą wydawać odpisy, wypisy, wyciągi, kopie dokumentów osobowych i płacowych, uwierzytelnione i podpisane przez osoby kierujące takim archiwum.
Moja dokumentacja płacowa została zlikwidowana po upływie ustawowego okresu przechowywania, ale istnieją teczki osobowe. Czy na ich podstawie następca prawny byłego zakładu może wystawić mi zaświadczenie o wynagrodzeniu?
Gdy dokumentacja płacowa nie istnieje lub uległa zniszczeniu, zaświadczenie o wysokości osiągniętych wynagrodzeń może wydać pracodawca (następca prawny) na podstawie danych zawartych w aktach osobowych pracownika. Wątpliwości powstają wtedy, kiedy wysokość zarobków figuruje na bezimiennych listach płac, z których część lub wszystkie z nich przekazano nowemu pracodawcy w związku z przejęciem części majątku. Jeżeli dotychczasowy zakład przekazał dokumenty płacowe pracowników, z którymi rozwiązano stosunek pracy, zaświadczenie o wynagrodzeniu można wystawić na podstawie uwierzytelnionych kopii list płac. Przy czym potwierdzić powinien to pracownik firmy uprawniony do takich czynności, np. główny księgowy.
W aktach osobowych byłego zakładu znajdują się dane o wysokości stawki godzinowej, ale nie ma informacji o liczbie godzin przepracowanych przez pracownika. Czy w tej sytuacji można ustalić wysokość jego wynagrodzenia?
Nie.
Gdy w aktach osobowych pracownika wynagrodzenie określone jest stawką godzinową, wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru świadczenia wolno ustalić tylko wtedy, gdy zachowały się dane o liczbie godzin, jaką pracownik faktycznie przepracował w konkretnym okresie na określonym stanowisku (dziennie, tygodniowo lub miesięcznie).
Zygmunt Łobejko, specjalista do spraw emerytalnych, były pracownik Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej
