Gdzie i po co spotykają się wspólnicy

Co do sposobu oznaczenia terminu, to ustawa precyzuje, że nie wystarczy wskazać dzień, ale trzeba też podać konkretną godzinę.

Kiedy, w którym miejscu i w jakim celu

Oznaczenie dnia następuje poprzez wskazanie konkretnego dnia kalendarzowego. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych zwyczajne zgromadzenie wspólników albo zwyczajne walne zgromadzenie powinno się odbyć w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (art. 231 § 1 k.s.h. oraz art. 395 § 1 k.s.h.). Przy wyznaczaniu terminu zgromadzenia pamiętać też trzeba o minimalnych terminach, jakie muszą upłynąć od momentu wysłania zawiadomienia albo publikacji ogłoszenia o zwołaniu do momentu odbycia zgromadzenia (art. 238 § 1 k.s.h. oraz art. 402 § 1 i 3 k.s.h. i art. 4021 § 2 k.s.h.).

Oznaczenie godziny raczej nie wymaga komentarza. Oczywiście musi to być godzina według czasu miejsca odbycia zgromadzenia, ale ponieważ zgromadzenia muszą się odbywać na terenie Polski, to problem jest czysto teoretyczny.

Z całą pewnością komentarza wymaga oznaczenie miejsca odbycia zgromadzenia. Praktyka wskazuje, że jest to zaraz po porządku obrad najbardziej kontrowersyjny element zawiadomienia albo ogłoszenia. Dość często jest wykorzystywany do działań nielojalnych, aby uniemożliwić niektórym wspólnikom albo akcjonariuszom wzięcie udziału w zgromadzeniu. Wszystko dlatego, że kodeks spółek handlowych nie precyzuje warunków, jakie musi spełniać dookreślenie miejsca odbycia zgromadzenia. Art. 234 § 1 k.s.h. w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a art. 403 k.s.h. w odniesieniu do spółki akcyjnej wprowadzają regułę, zgodnie z którą zgromadzenie odbywa się w siedzibie spółki. Pamiętać jednak trzeba, że zgodnie z art. 41 k.c. siedziba to nie konkretny lokal w konkretnym budynku znajdującym się w danej miejscowości, ale miejscowość, w której urzęduje zarząd spółki. I w zasadzie w tym właśnie rozumieniu posługuje się tym pojęciem kodeks spółek handlowych. Do miejscowości, w której siedzibę ma giełda, jako miejscu odbycia walnego zgromadzenia spółki publicznej odwołuje się chociażby art. 403 k.s.h.

W rezultacie zgromadzenia mogą się odbywać w siedzibie spółki, w miejscu wskazanym w umowie spółki albo statucie, a dodatkowo w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w każdym innym miejscu, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to uprzednio zgodę na piśmie, a w odniesieniu do spółki akcyjnej publicznej – także miejscowości będącej siedzibą giełdy, na której notowane są papiery danej spółki. W każdym tym przypadku warunek podstawowy jest jednak jeden – miejsce zgromadzenia musi się znajdować na terytorium Polski.

Nie ulega wątpliwości, że gdyby poprzestać na wskazaniu w zaproszeniu albo ogłoszeniu o zwołaniu zgromadzenia jedynie miejscowość, w której ma się ono odbyć, byłoby to niewystarczające. Stąd, choć wprost to nie wynika z przepisu, przyjmuje się, że zaproszenie albo ogłoszenie o zwołaniu zgromadzenia powinny wskazywać nie tylko miejscowość, w której zgromadzenie ma się odbyć, ale też dokładny adres miejsca odbycia zgromadzenia, a gdy nawet adres może się okazać nie wystarczający, to także podanie dalszych danych.

Dotyczy to w szczególności takich miejsc jak rondo ONZ 1 w Warszawie, czyli 36-piętrowy budynek w centrum Warszawy, w którym swoje biura ma ok. 100 firm.

Określenie miejsca odbycia zgromadzenia w tym budynku tylko poprzez wskazanie w zaproszeniu albo ogłoszeniu adresu rondo ONZ 1 w Warszawie jest niewystarczające, w szczególności gdy dana spółka w tym miejscu nie ma swojego biura. To samo dotyczy zwoływania zgromadzenia w hotelach albo wynajętych salach konferencyjnych czy kancelariach prawnych albo notarialnych. Warto wówczas w zaproszeniu albo ogłoszeniu wyraźnie wskazać miejscowość, adres i dookreślenie miejsca poprzez wskazanie, że jest to np. sala konferencyjna hotelu – zwykle o łatwej do zapamiętania nazwie, albo sala konferencyjna określonej firmy, albo kancelaria prawna lub notarialna. Wtedy z całą pewnością uniknie się zarzutu, że ktoś mógł się zgubić albo po prostu nie wiedzieć, gdzie ma się udać.

Jaki temat obrad

Oprócz dnia, godziny i miejsca zaproszenie albo ogłoszenie o zgromadzeniu powinny wskazywać szczegółowy porządek obrad. I znów, ustawa nie precyzuje, co znaczy ów szczegółowy porządek obrad. Nie wskazuje też żadnego wzorca szczegółowości, jaki powinien być w takim przypadku zachowany. Jednocześnie, jeżeli potraktuje się to stwierdzenie zbyt dosłownie, można po prostu sparaliżować zgromadzenie.

Dlatego w porządku obrad nie ma potrzeby podawać ostatecznej treści uchwał, jakie mają być podjęte na zgromadzeniu. Definiuje się w nim sprawy, a nie ich rozwiązania. Stąd punkt porządku obrad powinien brzmieć np.: podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania zarządu za rok 2014, a nie: podjęcie uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania zarządu za rok 2014.

To jest bardzo drobna różnica. Ale w drugim przypadku, gdyby zgromadzenie chciało podjąć uchwałę o niezatwierdzeniu sprawozdania zarządu za rok 2014, to de facto wykraczałoby poza przyjęty porządek obrad. Jeszcze bardziej oczywiste staje się to przy uchwałach absolutoryjnych. Jeżeli sformułujemy punkt w porządku obrad w ten sposób: podjęcie uchwały o udzieleniu absolutorium, to tylko taką uchwałę będzie można poddać pod głosowanie, nawet jeżeli zostanie zgłoszony wniosek o poddanie pod głosowanie uchwały o nieudzieleniu absolutorium.

Tak samo punkt porządku obrad powinien brzmieć: podjęcie uchwały w sprawie odwołania członków rady nadzorczej, a następnie powołania nowych do pełnienia funkcji członków rady nadzorczej, albo wręcz: podjęcie uchwał w sprawie zmian w radzie nadzorczej, a nie: podjęcie uchwały o odwołaniu Jana Kowalskiego z funkcji członka rady nadzorczej.

Przedmiotem obrad zwyczajnego walnego zgromadzenia powinno być:

- rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;

- powzięcie uchwały o podziale zysku albo o pokryciu straty;

- udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków (art. 231 § 2 k.s.h. oraz art. 395 § 2 k.s.h.). Przedmiotem zwyczajnego walnego zgromadzenia może być również rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego grupy kapitałowej w rozumieniu przepisów o rachunkowości oraz inne sprawy niż wymienione powyżej (art. 231 § 5 k.s.h. oraz art. 395 § 5 k.s.h.).

Tylko raz w roku

Tym właśnie różni się zwyczajne zgromadzenie wspólników albo zwyczajne walne zgromadzenie od innych, zwanych nadzwyczajnymi, że odbywa się tylko raz do roku i jego przedmiotem są sprawy wskazane w art. 231 § 2 k.s.h. oraz w odniesieniu do spółki akcyjnej w art. 395 § 2 k.s.h. Nie wyklucza to tego, aby porządek obrad zwyczajnego zgromadzenia był szerszy. Można objąć nim każdą inną sprawę należącą do kompetencji zgromadzenia, np. zmianę umowy spółki albo statutu czy właśnie zmiany w składzie organów.