Nasza firma otrzymała zaliczkę na realizację projektu objętego unijnym dofinansowaniem. Niestety przez nieuwagę jednego z pracowników ze środków tych został zapłacony rachunek za wykonanie usługi zupełnie niezwiązanej z tym projektem. Oczywiście już następnego dnia przelaliśmy dokładnie tę samą ilość pieniędzy na rachunek. Czy taki sposób postępowania jest prawidłowy i nie zostaną naliczone odsetki karne? A jeśli odsetki zostaną naliczone, to od jakiej kwoty i w jaki sposób?

Niestety sam zwrot środków w takiej samej wysokości, w jakiej zostały przelane za wyko-?naną usługę, nie rozwiązuje problemu. ?W opisanym przypadku zaliczka została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem. Środki, jakie z wyprzedzeniem otrzymuje przedsiębiorca na realizację projektu, mogą być wykorzystane tylko i wyłącznie na pokrycie tzw. kosztów kwalifikowanych i w takiej wielkości, jaka wynika z procentowego dofinansowania inwestycji. Poziom ten na pewno ustalony jest ?w umowie o dofinansowanie lub w decyzji.

W przedstawionej sytuacji, aby prawidłowo rozwiązać problem, kwota zaliczki odpowiadająca zapłacie za usługę niezwiązaną z projektem powinna zostać zwrócona wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych. Odsetki można obliczyć, posługując się następującym wzorem: kwota niewłaściwie wykorzystanych środków (tyle, ile zapłacono za usługę niezwiązaną z projektem) pomnożona przez ilość dnia pomnożona przez  stawka podatkowa podzielone przez 365 dni.

Przy tym należy koniecznie zaznaczyć, że ilość dni naliczana jest od dnia przekazania środków na rachunek przedsiębiorcy, a nie od dnia, w którym wpłynęły na jego rachunek do dnia dokonania zwrotu nieprawidłowo wykorzystanej kwoty, czyli do dnia obciążenia rachunku bankowego firmy.

Stawka podatkowa wskazana jest ?w obwieszczeniach ministra finansów ?w sprawie stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych oraz obniżonej stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych. Na stronie internetowej resortu dostępna jest tabela stawek odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, ?w której wskazane są także okresy obowiązywania poszczególnych stawek. Może się bowiem okazać, że w okresie, który trzeba wziąć pod uwagę, obowiązywały różne stawki. W takim wypadku, stosując powyższy wzór, należy wskazać ilość dni dla poszczególnych stawek odsetek za zwłokę oraz zsumować odsetki dla poszczególnych okresów, dla których obowiązywały różne stawki.

Warto zaznaczyć, że nawet gdy okaże się, że w grę wchodzą niewielkie kwoty, które mogą wydawać się nieistotne, to nie należy ukrywać takich nieprawidłowych operacji. Lepiej zadać sobie trud policzenia karnych odsetek i zwrócić je w całości na rachunek. Ten będzie bowiem na pewno kontrolowany po zakończeniu realizacji projektu.