Nakazuje to art. 94 pkt 1 k.p. Prawidłowa realizacja tego obowiązku oznacza, że na początku zatrudnienia szef określa zadania, jakie pracownik będzie wykonywał w nawiązanym stosunku pracy. Ponadto takie informacje powinien on dostać przy każdej zmianie zakresu obowiązków lub sposobu ich wykonywania.
Należyte wywiązanie się z wymogu poinstruowania etatowca jest istotne, gdy szef nakłada karę porządkową albo zwalnia z posady z powodu niewłaściwego wykonywania zadań. Wówczas podwładny nie może się bronić, twierdząc, że nie został rzetelnie poinformowany. Kryterium oceny pracownika nie mogą bowiem stanowić oczekiwania pracodawcy, o których podwładny nie wie, zawierając umowę, i o których szef nie informuje go w czasie trwania stosunku pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 10 listopada 1998 r., I PKN 428/98).
Lista czynności
Zaznajamianie z zakresem obowiązków następuje zazwyczaj przez wręczenie pracownikowi zakresu czynności/obowiązków (karty stanowiskowej). To odrębny dokument niż umowa o pracę. Niekiedy firmy zamieszczają zakres w samym kontrakcie, np. jako załącznik. To jednak mało korzystne dla pracodawcy, gdyż każda zmiana zakresu czynności wymaga albo zawarcia aneksu, albo wypowiedzenia zmieniającego. Taka forma nie jest natomiast konieczna, gdy zakres obowiązków jest poza umową.
Dokument ten wskazuje czynności (lub przykładowe zadania) wykonywane przez podwładnego na danym stanowisku, bez opisu sposobu ich realizacji. Czynności te powinny odpowiadać rodzajowi pracy określonemu w umowie o pracę. Ich wykaz ustala jednostronnie pracodawca. To przejaw jego uprawnień kierowniczych. Szef pamięta o tym, że ustalony przez niego zakres czynności musi być zgodny z umową o pracę, a dokładniej z rodzajem pracy w niej określonym (lub wskazanym w umowie stanowiskiem pracy, na którym zatrudniono etatowca). Zakres czynności nie może zatem prowadzić do poszerzenia umówionego rodzaju pracy. Przykładowo osobie zatrudnionej jako asystentka-sekretarka nie wolno powierzyć prowadzenia księgowości firmy. Jeżeli jednak szef planuje taką kumulację, rozszerza rodzaj pracy w umowie poprzez aneks albo wypowiedzenie zmieniające.
W praktyce często w zakresie obowiązków narzuca się pracownikowi wykonywanie zleconych przez przełożonych poleceń innych niż czynności podane w wykazie. Tego rodzaju „inne" dyspozycje podwładny ma wykonywać, jeżeli są:
- ?wydane przez właściwego przełożonego lub upoważnionego pracownika i zgodnie z jego kompetencjami,
- ?zgodne z prawem, np. niezgodne będzie ujawnianie danych objętych tajemnicą,
- ?odpowiadają rodzajowi pracy określonemu w umowie o pracę.
Podwładny musi przyjąć i podpisać zakres czynności, który jest zgodny z kontraktem (podpisany dokument trafia do części B akt osobowych). Odmowa może stanowić uzasadnioną przyczynę jej wypowiedzenia (wyrok SN z 3 kwietnia 1997 r., I PKN 77/97). Nie można bowiem mówić o właściwej realizacji obowiązków pracowniczych, jeżeli odmawia się przyjęcia ustalonego zakresu obowiązków.
Działając w zgodzie z uprawnieniami kierowniczymi, szef musi informować podwładnego o zmianach w zakresie obowiązków i dacie ich wejścia w życie. Jeżeli zmiana nie wykracza poza ustalony w umowie rodzaj pracy, nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające czy aneks. Pracodawca bowiem jedynie precyzuje zakres i sposób wykonywania pracy. Taki dokument będzie jednak niezbędny, gdy zakres czynności należy do treści kontraktu. Odmowa przyjęcia zmienionego lub nowego zakresu czynności uzasadnia wypowiedzenie angażu.
Inne sposoby pouczenia
Z żadnego przepisu nie wynika, że szef musi pisemnie zaznajamiać pracownika z zakresem obowiązków i sposobem wykonywania pracy. Może więc te informacje przekazać w dowolnej formie, np. ustnej, udzielonej przez bezpośredniego przełożonego, czy wyznaczonego przez niego innego pracownika, który np. wcześniej wykonywał dane czynności. Stopień szczegółowości instrukcji powinien odpowiadać złożoności pracy oraz wykształceniu i doświadczeniu podwładnego. Jednocześnie także etatowiec powinien w razie wątpliwości co do zakresu obowiązków zwracać się do przełożonego, aby mu je wyjaśnił. Wynika to z pracowniczego obowiązku dbałości o dobro pracodawcy (art. 100 § 2 pkt 4 k.p., wyrok SN z 7 stycznia 1998 r., I PKN 457/97).
Zalety pisemnej informacji
- pracownik nie może powoływać się na brak wiedzy o wymogu, jeżeli wynika on z pisemnego zakresu
- szef zna zakres obowiązków poszczególnych podwładnych ?w razie zmian personalnych
- wskazane w razie wprowadzenia w firmie systemu ocen
Zady pisemnej informacji
- zmiana zakresu obowiązków powinna być podana na piśmie
Zalety ustnej informacji
- kształtowanie na bieżąco zakresu czynności pracownika
Wady ustnej informacji
- w razie sporu z podwładnym co do czynności, jakie powinien wykonywać, brak pisemnego zakresu należy zastępować innymi dowodami