Wymiar urlopu wypoczynkowego po zmianie etatu

O tym, że przepisy dotyczące wypoczynkowych uprawnień podwładnych wymagają sprecyzowania, nie trzeba przekonywać ani pracodawców, ani ekspertów, ani nawet urzędników resortu pracy. Zapewne każdemu co innego doskwiera i zapytany o to, co należy zmienić w dziale siódmym kodeksu pracy, wymieniłby różne regulacje. Można w nim jednak wskazać te przepisy, które z pewnością wymagają szybkiej modyfikacji. Oto przykłady.

Ile wypoczynku po zmianie wielkości etatu

Kodeks pracy nie wskazuje, jak należy ustalać dni nabytego już urlopu wypoczynkowego w razie zmiany wymiaru czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego. Kodeks uzależnia ilość wypoczynku zarówno od okresu zatrudnienia pracownika (20 dni przy krótszym niż dziesięć lat i 26 dni przy co najmniej dziesięcioletnim stażu), jak i od tego, czy jest zaangażowany na cały etat czy tylko na jego część. Urlopowe dni zatrudnionego w niepełnym wymiarze należy ustalić proporcjonalnie do jego etatu, biorąc za podstawę podane wielkości.

Problem pojawia się, jeśli podwładny w roku kalendarzowym zmienia wymiar etatowej współpracy. Jak obliczyć wypoczynek, nie podpowie ani kodeks pracy, ani rozporządzenie wykonawcze.

Etatowa zwyżka

Jeśli w trakcie roku zwiększa się aktywność podwładnego, sprawa jest prostsza, choć i tak nieunormowana w przepisach. Można przyjąć, że z 1 stycznia podwładny nabył całą przysługującą mu, np. półetatową, pulę urlopową na ten rok i należy proporcjonalnie podwyższyć labę za te miesiące, w których pracuje w pełnym wymiarze.

Dodatkową trudnością jest, gdy do takiej zmiany dochodzi w trakcie miesiąca. Nie sprawdzi się tu prosta zasada obliczenia wolnego za pierwszą półetatową część roku, a następnie dodanie wolnego nabytego już po zmianie godzin pracy do pełnego etatu. Aby w takich okolicznościach ustalić prawidłowy wymiar urlopu, trzeba przeprowadzić bardziej skomplikowane kalkulacje >patrz ramka.

Spadek do połowy

Gorzej jest, gdy mamy do czynienia z obniżką etatu. W takiej sytuacji istnieją dwie koncepcje, jak określić urlopowe uprawnienia pracownika. Pierwsza zakłada proporcjonalne zmniejszenie nabytego wypoczynku. Ma to odzwierciedlać nowy status zatrudnionego.

Według drugiej wymiar urlopu należy ustalać odrębnie dla okresu zatrudnienia w pełnym i niepełnym wymiarze, a następnie zsumować otrzymane wyniki. Za takim sposobem opowiada się zarówno Państwowa Inspekcja Pracy, jak i większość ekspertów.

Jest jeszcze trzecia opcja. Trybunał Sprawiedliwości ?w postanowieniu z 13 czerwca 2013 r. w sprawie Bianca Brandes przeciwko Land Niedersachsen (C-415/12) wskazał, że decyzja, jak liczyć wymiar urlopu, zależy od tego, czy pracownik miał faktyczną możliwość wykorzystania wakacji przed obniżką etatu. Jeśli nie wziął ich przed tą zmianą, ale miał ku temu sposobność, to niewykorzystany urlop należy proporcjonalnie zmniejszyć. Jeśli nie miał możliwości, należy zachować nabyte już uprawnienia, a następnie zsumować je z uzyskanymi po zmianie wymiaru czasu pracy.

Co należałoby rozumieć przez „brak faktycznej możliwości wykorzystania urlopu"? Zapewne każdą usprawiedliwioną nieobecność etatowca, czyli chorobę, urlop macierzyński, rodzicielski czy wychowawczy.

– Koncepcja Trybunału Sprawiedliwości nie ?w pełni odpowiada problemom występującym w praktyce i przesłanka faktycznej możliwości wykorzystania urlopu wprowadzi u nas niepotrzebny zamęt. Warto postawić pytanie, jak długo musi trwać ta faktyczna niemożliwość, aby pracownik zachował prawo do urlopu po zmianie etatu. Czy dwutygodniowe zwolnienie lekarskie wystarczy? Dlatego uważam, że koncepcja o odrębnym liczeniu urlopu za okres pracy na pełnym i niepełnym etacie, bez wdawania się ?w dywagacje, czy pracownik mógł go wykorzystać czy nie, jest bardziej praktyczna – twierdzi Tomasz Sancewicz, starszy prawnik w CMS Cameron McKenna.

Idą zmiany

Ministerstwo Pracy dostrzega ten problem i chce wprowadzić do kodeksu pracy przepis, z którego wprost wynikałoby, że przy zmianie etatu w trakcie roku kalendarzowego wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do okresów zatrudnienia w poszczególnych wymiarach czasu pracy. Jeśli natomiast do zmiany doszłoby w trakcie miesiąca, powinno się uwzględnić wymiar pracy na pierwszy dzień miesiąca

Jak ma to wyglądać w praktyce? Trzeba będzie ustalać wypoczynek za poszczególne miesiące kalendarzowe, odrębnie dla zatrudnienia w kolejnych miesiącach w poszczególnych częściach etatu. Jeśli zmiana nastąpi w trakcie miesiąca, liczyć się będzie obowiązujący podwładnego wymiar czasu pracy ?w pierwszym dniu danego miesiąca. Zmiana etatu od drugiego czy 30. dnia miesiąca nie będzie wpływała na ilość wolnego za ten miesiąc.

Takie zasady wynikają z założeń do projektu nowelizacji kodeksu pracy przygotowanego przez resortowych urzędników.

Kiedy prawo do wolnego na starcie kariery

Osoba, która debiutuje na rynku pracy, nie może od razu liczyć na wakacje. Pracownik, który podejmuje pierwsze w życiu zatrudnienie, w roku kalendarzowym, w którym zaczął pracować, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 k.p.). To oznacza, że temu, kto podjął pierwszą pracę, urlop należy się:

- ?z dołu po przepracowaniu pełnego miesiąca (niekoniecznie kalendarzowego),

- ?w wysokości 1/12 urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Przykładowo zatrudnionemu od 7 kwietnia od ?8 sierpnia przysługuje urlop za cztery pełne przepracowane miesiące. Z art. 153 k.p. wynika, że podstawą obliczenia jest tu wymiar urlopu przysługującego pracownikowi po roku pracy. To oznacza, że ta osoba ma prawo do wypoczynku w wymiarze 4/12 z rocznego 20-dniowego wymiaru, czyli 6,66 dnia.

Tego wyniku nie zaokrągla się jednak w górę do pełnego dnia, gdyż nie jest to urlop proporcjonalny. Przeliczenie przysługującego etatowcowi wypoczynku na godziny przewidziane w art. 154

2

§ 1 k.p. następuje dopiero przy jego udzielaniu (a więc w fazie realizacji nabytego już prawa). Wynik 6,66 można więc przełożyć na godziny i dokładnie w tym wymiarze dać podwładnemu. Nie ma też przeszkód, aby zaokrąglić urlop do pełnego dnia, ale przy pierwszej pracy zależy to tylko od dobrej woli pracodawcy. Ważne jest jednak, aby pierwszy wypoczynek nie przekroczył w roku maksymalnie 20 dni.

Obecna konstrukcja art. 153 k.p. jest niekorzystna dla podejmujących pierwszą etatową aktywność ?w grudniu. Taki podwładny nigdy nie nabędzie prawa do pierwszego urlopu. Pierwsze dni wypoczynku, na jakie może liczyć, to tzw. urlop kolejny. To zaś oznacza, że 1 stycznia z góry nabędzie już prawo do pełnych 20-dniowych wakacji.

Niestety, w założeniach do nowelizacji nie ma propozycji zmiany art. 153 k.p.

Jak dać pierwszą przerwę w pracy

Po pierwszym miesiącu etatowego debiutu nabywa się prawo do 1,66 dnia wolnego. Co do zasady wypoczynku udziela się w dniach, ale rozlicza w godzinach.

Problem pojawia się, gdy miesięcy, za które pracownikowi ułamkowo wylicza się wakacje, było więcej, ?a po wykorzystaniu urlopu pozostaje niewykorzystana końcówka w godzinach. Jak sobie z nią poradzić? Rozwiązania są dwa.

Minutka po minutce

Jedno wynika z rzeczywistego wyliczenia należnego urlopu i wtedy można go udzielić w godzinach. ?Art. 154

2

§ 4 k.p. dopuszcza to jedynie wtedy, gdy część urlopu pozostała do wybrania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy etatowca w dniu, na który ma przypadać wolne. To najczęściej zdarza się właśnie u debiutujących na etatowej posadzie.

Skoro cała dniówka robocza (osiem godzin) liczy 480 minut, to 0,34 dnia będzie stanowić około ?163 minuty (nieco ponad 2 godziny 40 minut). Pracownik może więc w dniu, kiedy wystąpi o tę końcówkę, przyjść o tyle później do firmy lub z niej wcześniej wyjść. Choć te godziny odnotowuje się w jego ewidencji czasu pracy, nie można za nie uszczuplić pensji. Trzeba policzyć za nie wynagrodzenie urlopowe, które nie różni się u osób ze stałą stawką miesięczną.

Drugi sposób rozliczenia kłopotliwej pozostałości polega na udzieleniu urlopu na pełny dzień. Pracodawca jako zarządzający zakładem zawsze może poprawić los podwładnego. Oczywiście lepiej to z nim ustalić, np. że kilkugodzinna końcówka zostanie dołączona do wykorzystywanego urlopu jako cała dniówka. Zapewne takie rozwiązanie ucieszy pracownika, ale szef musi pamiętać, aby jednakowo potraktować innych znajdujących się w zbliżonej sytuacji. Gdyby taki ekstraprzywilej uzyskała tylko jedna osoba, szef naraziłby się na słuszny zarzut nierównego traktowania zatrudnionych.

W nagłej potrzebie

Przy godzinowym udzielaniu takiego wypoczynku pracodawca może mieć do czynienia jeszcze z jednym kłopotem. Chodzi o cztery dni urlopu na żądanie. Jeśli podwładny po dwóch miesiącach zgromadzi 3,32 dnia wolnego i zechce je wybrać w żądaniowym trybie ?(art. 167

2

k.p.), szef udzieli mu trzech dni od ręki. Gorzej, jeśli od razu będzie chciał wykorzystać i tę końcówkę. Wówczas, udzielając mu 2,5 godzin wolnego, szef będzie miał do rozliczenia 5,5 godziny w żądaniowym trybie (0,32 dniówki to 154 minuty, czyli niewiele ponad 2,5 godziny). Końcówka ta jest o tyle problematyczna, że po kolejnym miesiącu pracy i nabyciu ?1,66 dnia laby pracownikowi nie wystarczy urlopowych minut na wybranie jej bez przeliczania nowej puli na minuty (5,5 godziny to 330 minut, czyli 0,69 dniówki).

Możliwości są dwie – albo szef podaruje podwładnemu brakujący w rozliczeniach kwadrans (0,03 dniówki wynikające z rachunków 0,66 – 0,69 = -0,03), albo dokona kolejnych kilkuetapowych rachunków i znów zostanie z urlopową resztą do rozliczenia. Po zamianie 1,66 dniówki na minuty wychodzi ich 797. Zdjęcie z tej puli 330 minut, czyli pozostałych do wybrania w żądaniowym trybie 5,5 godziny, oznacza, że etatowiec ma do wykorzystania 467 minut, czyli niepełną dniówkę.

Krok po kroku

Jak policzyć niepełnoetatowcowi

Uniwersalny sposób obliczania wolnego u osób, których czas pracy jest różny w poszczególnych miesiącach roku, wygląda następująco:

Krok 1.

Obliczamy roczny wymiar czasu pracy etatowca ?w godzinach (po zsumowaniu godzin półetatowych ?z pełnoetatowymi otrzymamy roczny godzinowy wymiar czasu pracy tej osoby).

Krok 2.

Ustalamy roczny wymiar czasu pracy pełnoetatowego podwładnego w godzinach (w 2014 r. jest to 2000 godzin).

Krok 3.

Roczny wymiar czasu pracy konkretnego pracownika dzielimy przez roczny godzinowy wymiar czasu pracy pracownika pełnoetatowego.

Krok 4.

Otrzymany iloraz to średnioroczny wymiar czasu pracy podwładnego. Mnożymy go przez wymiar urlopu (20 ?lub 26 dni – w zależności od stażu).

Krok 5.

Zaokrąglamy wynik do pełnego dnia w górę.

Taki sposób wyliczania potwierdza PiP w stanowisku ?z 22 lipca 2010 r. w sprawie wymiaru urlopu wypoczynkowego pracowników niepełnoetatowych (GPP–110-4560-9-2/10/PE/RP, http://prawo.rp.pl/artykul/514827.html).