Kontrole w firmach to codzienność, są one wpisane w ryzyko prowadzonej działalności gospodarczej. Do firmy zaglądają fiskus, ZUS i wiele innych służb, np. sanitarnych, inspekcja pracy itp. O zamiarze złożenia przedsiębiorcy wizyty mają obowiązek uprzedzić, i to ?z wyprzedzeniem. Z ustawy ?o swobodzie działalności gospodarczej wynika, że kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeśli w tym czasie inspektorzy pojawią się w firmie – przedsiębiorca musi ich wpuścić. Natomiast gdy minie 30 dni i nie zapukają do jej drzwi, muszą wysłać ponowne zawiadomienie. Inaczej nie mają prawa wejść.

Z zawiadomienia przedsiębiorca powinien się dowiedzieć, w jakim zakresie będzie prowadzona u niego kontrola, czyli – nieco w uproszczeniu – za jaki okres i z jakiej dziedziny będą kontrolowane dokumenty.

Oczywiście od zasady uprzedzania przedsiębiorcy o planowanej kontroli przewidziane są liczne wyjątki >patrz ramka. Gdy zaistnieją, inspektor może pojawić się bez zapowiedzi. I wejść do firmy.

Trzeba umożliwić

Jeśli przedsiębiorca został uprzedzony o kontroli, to musi wpuścić inspektora. Wcześniej jednak ma prawo domagać się od niego okazania dokumentów. Chodzi o legitymację (bez niej nie ma mowy o kontroli). Inspektor powinien też doręczyć przedsiębiorcy upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, chyba że przepisy pozwalają prowadzić ją wyłącznie na podstawie legitymacji.

Z upoważnienia do przeprowadzenia kontroli przedsiębiorca powinien się dowiedzieć przede wszystkim, jaka jest podstawa prawna realizowanej kontroli. Upoważnienie musi też wskazywać organ kontroli, datę i miejsce wystawienia, a także imię i nazwisko inspektora. Nie może w nim zabraknąć również wskazania firmy przedsiębiorcy objętego kontrolą oraz zakresu kontroli, czyli tego, co tak naprawdę będzie sprawdzane. W upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli powinno również się znaleźć pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy. A jest ich całkiem sporo. W praktyce jednak ogranicza się to często jedynie do wskazania aktu prawnego lub przepisów ?z konkretnego aktu, który to zagadnienie reguluje.

Obecność nie jest obowiązkowa

Właściciel firmy, u którego przeprowadzana jest kontrola, może domagać się, by inspektor dokonywał czynności kontrolnych w jego obecności albo osoby przez niego wskazanej. Trzeba jednak pamiętać, by osobę upoważnioną do reprezentowania przedsiębiorcy w trakcie kontroli wskazać na piśmie.

Oczywiście może się zdarzyć tak – i często się zdarza – że inspektorzy pojawiają się ?w firmie, gdy nie ma w niej ani przedsiębiorcy, ani osoby, która go reprezentuje. Nie oznacza to automatycznie, że kontroli nie będzie. Może być ona prowadzona mimo nieobecności wspomnianych osób, ale tylko w ściśle określonych w art. 80 ust. 2 przypadkach. Będzie tak m.in., gdy przeprowadzenie kontroli uzasadnione jest zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego albo gdy jest niezbędne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej mówi też, że w przypadku nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej albo niewskazania na piśmie osoby upoważnionej do reprezentowania przedsiębiorcy w trakcie kontroli (zwłaszcza gdy jest nieobecny) czynności kontrolne mogą być wykonywane w obecności innego pracownika kontrolowanego lub w obecności przywołanego świadka. Tym ostatnim powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę, czyli np. gdy kontrolę prowadzi inspekcja sanitarna, może wezwać na świadka policjanta.

Nie zawsze? w siedzibie

Kontrola powinna być przeprowadzona w siedzibie kontrolowanego przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej. Przeprowadza się ją w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego. Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził ?w wyroku z 21 września 2012 r. ?(I GSK 1593/11), że dniem roboczym w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej może być też sobota – jeśli tylko przedsiębiorca zorganizował pracę swojego zakładu w taki sposób, że ?w sobotę faktycznie wykonuje działalność gospodarczą.

Jeśli przedsiębiorca wyrazi zgodę, cała kontrola albo niektóre tylko czynności mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli. Jest jednak warunek: powinno to usprawnić prowadzenie kontroli.

Przepisy wymagają, by czynności kontrolne były przeprowadzone w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania kontrolowanego przedsiębiorcy. W praktyce pojawiają się jednak różnego rodzaju zakłócenia. Zdarza się, że inspektorzy blokują rachunek bankowy przedsiębiorcy, wstrzymują produkcję bądź sprzedaż. Tego rodzaju zakłócenia praktycznie uniemożliwiają funkcjonowanie przedsiębiorcy, a nie zawsze – co pokazuje życie – zastosowanie tak drastycznych środków rzeczywiście jest konieczne. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej mówi, że gdy przedsiębiorca wskaże na piśmie, że przeprowadzane czynności zakłócają w sposób istotny jego działalność gospodarczą, konieczność podjęcia takich czynności powinna być uzasadniona. Rozwiązanie to jest słuszne. Problem polega jednak na tym, że uzasadnienie zamieszcza się w protokole kontroli, a ten sporządza się po jej zakończeniu. Zastosowanie zbędnych środków zakłócających funkcjonowanie przedsiębiorcy nie może być zatem wstrzymane w toku kontroli.

Kiedy nie trzeba uprzedzać

Zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie dokonuje się, gdy:

- ?kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej;

- ?przeprowadzenie kontroli jest niezbędne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;

- ?kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy z 25 sierpnia 2006 r. o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw (DzU nr 169, poz. 1200 ze zm.);

- ?kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (DzU nr 50, poz. 331 ze zm.);

- ?przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;

- ?przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.