Są głosy, że protokół z negocjacji powinien być nie tylko przygotowywany na bieżąco, ale wręcz symultanicznie, oraz że każde spotkanie negocjacyjne powinno się kończyć podpisaniem przez wszystkich jego uczestników cząstkowego protokołu. Postuluje się również, aby kandydaci mogli zgłaszać swoje zastrzeżenia do treści protokołu na bieżąco.
Taka interpretacja wydaje się nakładać na uczestników postępowania nadmierne trudności. Konieczność przygotowywania protokołu w sposób symultaniczny niweczyłaby charakter negocjacji, które są procesem dynamicznym i mają charakter zbliżony do negocjacji komercyjnych. Strony prezentują problemy, które są przedmiotem dyskusji, a w kolejnych etapach negocjowane są postanowienia projektu umowy koncesji.
Mozolne działanie
Wystarczy sobie wyobrazić konieczność przenoszenia na papier wszystkich wypowiedzi uczestników podczas wielogodzinnych negocjacji, a następnie czytanie tego tekstu przez wszystkich uczestników, dyskutowanie ewentualnych modyfikacji (przy czym nie można wykluczyć, iż na tym tle nie powstaną rozbieżności). Jednocześnie składanie podpisów przez kandydatów pod protokołem czy też konieczność jego akceptacji przez kandydatów jest koncepcją niewynikającą z przepisów. Trudno też taką wykładnię oprzeć na zasadach prowadzenia postępowania określonych w art. 6 ustawy o koncesji (zasady: przejrzystości, ochrony konkurencji, równego i niedyskryminacyjnego traktowania).
Każdy kandydat bowiem na tych samych zasadach będzie mógł się zapoznać z treścią protokołu po jego ujawnieniu, przy czym jeżeli oceni protokół jako wadliwy i skutkujący możliwością powstania szkody po jego stronie, to przysługuje mu zawsze możliwość weryfikacji działań koncesjodawcy poprzez złożenie skargi do sądu administracyjnego na czynność podjętą z naruszeniem przepisów ustawy o koncesji.
Jednocześnie należy pamiętać o charakterze pomocniczym negocjacji. Ten etap postępowania ma służyć głównie pozyskaniu od kandydatów przez koncesjodawcę informacji potrzebnych do przygotowania opisu warunków koncesji w sposób korzystny dla niego, a mianowicie taki, który pozwoli mu uzyskać najlepsze możliwe oferty. Dla kandydatów z samej treści protokołu nie wynikają żadne negatywne formalne konsekwencje. Zasada równego i niedyskryminacyjnego traktowania też nie zostanie naruszona, albowiem protokół zostanie ujawniony przed złożeniem ofert i każdy z oferentów będzie mógł uzyskać jednakową wiedzę w celu przygotowania oferty.
