Skłonność do zaniżania odpisów aktualizujących należności lub też próby uniknięcia jego utworzenia pojawiają się w spółkach dość często. Jednak zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) istnieje obowiązek wyceny należności w kwocie wymaganej zapłaty, przy zachowaniu zasady ostrożności. Aktualizacji wyceny należności trzeba dokonać nie rzadziej niż na dzień bilansowy.
Jednostka ma obowiązek tworzenia odpisów aktualizujących wartość należności przynajmniej na dzień bilansowy. Nie ma jednak przeszkód, aby w razie zaistniałej konieczności takie odpisy robić częściej.
Artykuł 35b ust. 1 uor wskazuje, że wartość należności podlega aktualizacji przy uwzględnieniu stopnia prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, gdy mamy do czynienia z:
Ostatni punkt wskazuje konieczność analizy należności pod kątem możliwości ich odzyskania. W przypadku nieprzeterminowanych należności trudno jednoznacznie oszacować prawdopodobieństwo ich nieściągalności. Tylko dysponując doświadczeniem w danej branży, wiedzą o dotychczasowym przebiegu współpracy z kontrahentem czy też informacją o jego aktualnej kondycji finansowej, można podjąć racjonalną decyzję dotyczącą konieczności utworzenia i wysokości odpisu.
Warto zapisać w polityce rachunkowości
W tworzeniu odpisu aktualizującego należności przydatna może się okazać polityka rachunkowości stosowana w jednostce. Umieszczenie w niej wskazówek co do podstaw tworzenia odpisu (na przykład uznanie okresu zaległości w płatności za podstawę ustanowienia odpisu) pomoże uniknąć wielu wątpliwości. Dysponując danymi historycznymi i bieżącymi informacjami, spółka może ustalić przedziały czasowe, według których będzie tworzyła odpisy w odpowiedniej proporcji do okresu przeterminowania płatności. Analizując wiek należności, nie należy mylić terminu wystawienia faktury z datą płatności. Okres zwłoki w ich uregulowaniu trzeba bowiem liczyć od ustalonego terminu zapłaty. Co ważne, do należności o dużej wartości nie można podchodzić szablonowo. Takie przypadki traktuje się odrębnie, pozyskując informacje o przyczynie zwłoki ?i o sytuacji finansowej kontrahenta. Warto też wziąć pod uwagę reakcję dłużnika na prośbę ?o zaległą zapłatę oraz to, czy w umowa z nim zawiera zabezpieczenie transakcji, na przykład w postaci gwarancji lub weksla.
