Godziny dojazdu do miejsca podróży służbowej w ruchomym czasie pracy

Obowiązujące od 23 sierpnia 2013 r. znowelizowane przepisy o czasie pracy wprowadziły bardziej liberalne podejście do rozkładów czasu pracy pracowników. Wystarczy spełnić warunki określone w k.p., aby legalnie planować zatrudnionym czas pracy z naruszeniem doby pracowniczej. Obecnie można też poprzestać na ustaleniu jedynie przedziału czasowego, w którym pracownicy będą samodzielnie decydować o godzinie rozpoczęcia swojej pracy w danym dniu.

Zmianom w tym zakresie nie towarzyszyła jednak nowelizacja przepisów z zakresu podróży służbowej pracowników. Ugruntowane dotychczas poglądy – zarówno doktryny, jak i Sądu Najwyższego – nie odpowiadają na wątpliwości, jakie powstały w związku z wprowadzeniem tzw. elastycznego czasu pracy. Dlatego też kwestie te niejednokrotnie należy doprecyzować w aktach prawa wewnątrzzakładowego, np. w regulaminie pracy.

Czas wyjazdu służbowego

Cały problem związany z zaliczeniem wyjazdu służbowego pracownika do czasu pracy wynika z tego, że ta podróż składa się z różnych okresów. Należy do nich czas:

Wszystkie te okresy mogą się zawierać w ustalonym, zgodnie z grafikiem, czasie pracy obowiązującym pracownika. Może się jednak zdarzyć, że tylko niektóre z nich przypadną w zakresie czasu pracy zaplanowanego podwładnemu na dany dzień.

Zarówno w orzecznictwie jak i doktrynie prawa pracy utarł się jednak pogląd, że do czasu pracy zatrudnionego należy zaliczyć tylko okres dojazdu, pozostawania w miejscu oddelegowania lub powrotu z podróży służbowej, który przypada w normalnych (harmonogramowych) godzinach pracy tej osoby. Zatem co w sytuacji, gdy to pracownik sam decyduje o godzinie, w której ma rozpocząć pracę? Kiedy wystartuje jego czas pracy w podróży służbowej?

W przedziale godzin

Nowe rozwiązania k.p. umożliwiają pracodawcy wprowadzenie (na podstawie art. 1401 § 2) tzw. ruchomego rozkładu czasu pracy. Polega on na możliwości ustalenia jedynie przedziału czasowego, w którym zatrudniony samodzielnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy. Taki rozkład można jednak ustalić jedynie:

Można go też stosować na pisemny wniosek pracownika, bez względu na zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem załogi.

Stosując taki rozkład pracodawca również powinien stosować omówione reguły zaliczania wskazanych  okresów podróży służbowej do czasu pracy. Jednak z racji niestandardowego rozkładu czasu pracy, przewidującego określoną granicami samodzielność pracownika w wyborze godziny rozpoczęcia obowiązków, należy te reguły poddać pewnym modyfikacjom.

Przykład

Pan Wojciech jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy. Wykonuje pracę w ruchomym rozkładzie czasu pracy przewidującym granicę czasową od 8 do 12, w której ma on obowiązek rozpocząć pracę i kontynuować ją przez kolejne 8 godzin. Został wydelegowany w podróż służbową w poniedziałek. Wyjechał z dworca PKP o godz. 8 i przyjechał do miejscowości docelowej o 9, gdzie wykonywał obowiązki służbowe do 15. Następnie odbył godzinną podróż powrotną (od 15 do 16). W takim przypadku należy uznać, że godziną rozpoczęcia jego pracy w tym dniu była 8, tj. najwcześniejsza godzina z przedziału, w którym ma on rozpocząć pracę.  Pracownikowi należy zaewidencjonować w tym dniu pracę przez 8 godzin od 8 do 16.

Przykład

We wtorek pan Wojciech wyjechał w podróż służbową z dworca PKP o godz. 6 i przyjechał do miejscowości docelowej o 10. Następnie po wykonaniu pracy powracał z podróży jadąc pociągiem od 12 do 16. Również w tym przypadku należy zaewidencjonować mu w tym dniu pracę przez 8 godzin (od 8 do 16). Czas dojazdu do miejsca oddelegowania, przypadający przed najwcześniejszą z godzin przedziału czasowego, w którym ma obowiązek rozpocząć pracę, nie zalicza się do jego czasu pracy.

Przykład

W środę pan Wojciech wyjechał służbowo z dworca PKP od godz. 6 i przyjechał do miejscowości docelowej o 10. Następnie po wykonaniu pracy wracał z podróży, jadąc pociągiem od 14 do 18. Także w tej sytuacji pracownikowi należy zaewidencjonować w tym dniu pracę przez 8 godzin (od 8 do 16). Jego czas pracy rozpoczął się ponownie w najwcześniejszej godzinie z ustalonego przedziału i trwał przez kolejne 8 godzin, tak jak to wynika z jego zatrudnienia w podstawowym systemie czasu pracy.

Przykład

W czwartek pan Wojciech wyjechał w delegację z dworca PKP o godz. 10 i przyjechał do miejscowości docelowej o 12. Wykonywał pracę do 18, a potem wracał z podróży pociągiem przez 2 godziny (od 18 do 20). W takim przypadku dojdzie już do pewnej modyfikacji reguł. Pracownikowi należy zaewidencjonować w tym dniu pracę przez 8 godzin (od 10 do 18). Możliwość wyboru godziny pracy między 8 a 12 powoduje, że start czasu pracy oraz doby pracowniczej tej osoby przypada na godzinę rzeczywistego podjęcia aktywności służbowej. W tym przypadku jest to godz. 10, w której rozpoczął on swoją podróż służbową.

Przykład

W piątek pan Wojciech wyjechał z dworca PKP o godz. 7 i przyjechał do miejscowości docelowej o 13. Zakończył wykonywanie obowiązków służbowych, dla których został oddelegowany, o 17. Następnie czekał na pociąg powrotny, który odjeżdżał dopiero o 18. Do północy wracał z podróży służbowej. W takiej sytuacji jego czas pracy należy liczyć od 8, kiedy przypada najwcześniejsza godzina, w której może rozpocząć pracę. Fakt wykonywania przez niego pracy do 17 powoduje, że należy mu zaewidencjonować 1 godzinę nadliczbową w tym dniu. Nie można bowiem przyjąć, że skoro pracownik może rozpocząć pracę w przedziale od 8 do 12, to dla potrzeb konkretnego przypadku pewne godziny odbywania podróży służbowej w tym przedziale zalicza się do jego czasu pracy, a inne nie.

Bez naruszenia doby

W przedstawionym stanie faktycznym  >patrz tabela – nie doszło do wykonywania przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych wynikających z dwukrotnego rozpoczęcia pracy w tej samej dobie pracowniczej. Jest to bowiem dopuszczalne w ruchomym rozkładzie czasu pracy z zakreślonym przedziałem czasowym do rozpoczęcia obowiązków. Jeżeli jednak dłuższa praca wynika z przekroczenia dobowej normy czasu pracy i nie jest związana z dwukrotnym zatrudnieniem w tej samej dobie, trzeba ją rozliczać jako godziny nadliczbowe, tak jak miało to miejsce w sytuacji dotyczącej piątkowej delegacji pracownika.

Ostatni przykład jednoznacznie wskazuje, że reguła stanowiąca, że okresy dojazdu i powrotu pracownika z miejsca oddelegowania przypadające poza jego normalnymi godzinami pracy nie podlegają wliczeniu do czasu pracy, zachowuje aktualność również w ruchomym rozkładzie czasu pracy. Jednak w tym rozkładzie czas pracy  rozpoczyna się od najwcześniejszej godziny ustalonego przedziału czasowego – jeśli podróż służbowa już trwa. Gdy zaś ma się rozpocząć później niż ta najwcześniejsza godzina, to czas pracy wysłanego w delegację startuje wraz z rozpoczęciem podróży służbowej.

W dniu wolnym bez przedziału

Zgodnie z art. 1401 § 2 k.p. rozkład czasu pracy może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla niego dniem pracy. Jaki rozkład będzie obowiązywał zatem w dniu, który nie jest dla podwładnego dniem pracy, a w którym zostaje on wysłany w podróż służbową?

Regulacja w tym zakresie powinna się znaleźć w przepisach wewnętrznych pracodawcy. Jeżeli jej nie ma, należy stosować identyczne reguły postępowania, jakie mają miejsce, gdy dojazd do miejsca oddelegowania odbywa się w dniu roboczym. Nie ma z tym większych problemów, jeżeli pracownik wykorzystuje dzień wolny jedynie na dojazd do miejsca oddelegowania lub powrót z podróży służbowej.

Przykład

Pan Zenon wykonuje pracę od poniedziałku do piątku w ruchomym rozkładzie czasu pracy. Zgodnie z nim ma rozpoczynać zadania między godz. 7 a 12 i kontynuować je przez kolejne 8 godzin. Został oddelegowany na poniedziałkową naradę do Zakopanego. Musiał więc wyjechać dzień wcześniej (w niedzielę) samochodem służbowym. Podróż trwała 7 godzin (od 7 do 14). W poniedziałek pracownik wziął udział w konferencji, która trwała od 9 do 17. W kolejnym dniu (wtorek) od 7 do 14 wracał tym samym środkiem transportu. W tym stanie faktycznym pracodawca powinien zaewidencjonować panu Zenonowi pracę od 9 do 17 w poniedziałek. Rozpoczęcie narady przypadało bowiem w godzinach ustalonego dla niego przedziału czasowego. Natomiast we wtorek jego czas pracy to godz. od 8 do 16 przy założeniu, że po powrocie z podróży pan Zenon kontynuował pracę do 16 we wtorek. Godziny prowadzenia pojazdu od 7 do 8 we wtorek nie należy wliczać do jego czasu pracy, gdyż przypada poza zakresem godzin, w którym ma on rozpocząć pracę w tym dniu.

Gdyby jednak w sytuacji opisanej w przykładzie na naradę oddelegowano większą liczbę pracowników, a pan Zenon musiałby ich zawieźć samochodem służbowym, rozliczenie wyglądałoby nieco inaczej. Cały okres prowadzenia pojazdu w niedzielę byłby dla pana Zenona jego czasem pracy, gdyż dla niego celem podróży byłoby nie tylko uczestnictwo w naradzie, ale też dowiezienie tam innych osób.  Dla pozostałych uczestników podróży (pasażerów), niedziela nie byłaby dniem pracy.

Odmiennie należałoby również zaewidencjonować pracę pana Zenona we wtorek. W związku z przewożeniem innych pracowników jego czas pracy rozpocząłby się o godz. 7, tj. w chwili rozpoczęcia powrotu z podróży.

Dla  pozostałych uczestników czas pracy rozpocząłby się o godz. 8, pod warunkiem, że mają wyznaczony taki sam przedział czasowy na rozpoczęcie pracy w ruchomym rozkładzie.