To pracownik ma uprzedzić przełożonego o – z góry wiadomej lub możliwej do przewidzenia – przyczynie jego nieobecności w firmie. Taki obowiązek nakłada na niego § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm., dalej rozporządzenie).

Niezwłocznie, czyli kiedy

Jeśli pojawią się przyczyny uniemożliwiające pojawienie się w pracy, wówczas – zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia –pracownik musi niezwłocznie zawiadomić szefa o przesłance wykluczającej jego stawiennictwo i prognozowanym czasie nieobecności. Jednak czas przekazania przez etatowca tych informacji nie jest dowolny. Powinno to nastąpić najpóźniej w drugim dniu absencji. Podwładny ma natomiast całkowitą swobodę w wyborze sposobu zawiadomienia przełożonego o przyczynie i okresie nieobecności, chyba że przepisy obowiązujące u pracodawcy go precyzują (patrz przykład wyciągu z regulaminu pracy). Jeśli ich nie ma, etatowiec zawiadamia osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie bądź za pośrednictwem innego środka łączności albo poczty. Przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego (patrz przykład e-maila zawierającego usprawiedliwienie absencji oraz przewidywany jej czas).

Przykład

Pani Iga nie mogła w poniedziałek o 8 stawić się w pracy, gdyż zachorowała na zapalenie płuc. W firmie nie obowiązuje regulamin pracy precyzujący sposób zawiadamiania przełożonego o powodach i przewidywanym okresie nieobecności podwładnych. O 7.30 wysłała e-maila do swojego szefa z informacją o przyczynie swojej absencji oraz o tym, że na 10 ma umówioną wizytę lekarską. O 9.20 otrzymała potwierdzenie odbioru tej wiadomości. Następnego dnia jej syn dostarczył kadrowej zwolnienie lekarskie obejmujące tygodniową nieobecność. Zachowanie pani Igi było właściwe.

Przykład

W ABC sp. z o.o. obowiązuje regulamin pracy, w świetle którego o niemożliwej do przewidzenia przyczynie i czasie nieobecności w firmie, podwładni muszą – maksymalnie w ciągu 2 dni (do 15 drugiego dnia absencji) – zawiadomić telefonicznie kadrową, ewentualnie jej zastępcę. A ta – z rozmowy z nieobecnym lub z otrzymanej od niego wiadomości tekstowej (sms) – sporządza notatkę służbową, którą niezwłocznie po napisaniu przekazuje w formie mailowej prezesowi albo wiceprezesowi zarządu.

W niedzielny wieczór syn pani Oktawii miał wypadek. Wprawdzie – po opatrzeniu ran – został wypisany ze szpitala w „stanie ogólnym dobrym", ale pani Oktawia uznała, że w poniedziałek i wtorek powinna zostać z nim w domu. SMS do kadrowej z informacją o tym wysłała we wtorek o 16. Ponieważ postąpiła wbrew postanowieniom regulaminu pracy, przełożony pani Oktawii może wymierzyć jej karę upomnienia albo nagany.

Jeżeli sposób zawiadomienia o przyczynie nieobecności pracownika określa regulamin pracy, nie może on być mniej korzystny, niż wynika z rozporządzenia.

Później też trzeba powiadomić

Sąd Najwyższy w wyroku z 16 czerwca 2004 r. (I PK 639/03)

podniósł, że „w wykonaniu ciążącego na pracowniku obowiązku, o którym mowa w § 2 ust. 1–3 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, pracownik powinien z własnej inicjatywy (osobiście lub za pośrednictwem osoby trzeciej), w sposób wiarygodny i bez nieuzasadnionej zwłoki powiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania swej nieobecności w pracy. Niewywiązanie się z tego obowiązku wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa pracownika stanowi ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.)".

Niedotrzymanie 2-dniowego terminu na powiadomienie o nieobecności w pracy mogą usprawiedliwić jedynie szczególne okoliczności. Chodzi tu zwłaszcza o obłożną chorobę etatowca połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. W takiej sytuacji pracownik powinien wypełnić ten informacyjny obowiązek niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 2 dni po ustaniu przeszkody uniemożliwiającej zawiadomienie pracodawcy w sposób opisany wyżej (§ 2 ust. 3 rozporządzenia).

Jednak pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem, nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia. „Nieusprawiedliwienie w terminie nieobecności w pracy i opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia stanowią odmienne rodzajowo naruszenia obowiązków pracowniczych" – tak uznał SN w wyroku z 4 grudnia 1997 r. (I PKN 416/97).

Przykład

Pani Donata miała wypadek samochodowy. Po przewiezieniu do szpitala przez 3 dni była nieprzytomna. Jest rozwódką. Nie ma żadnych krewnych. Mieszka sama. Czwartego dnia rano, gdy tylko odzyskała świadomość i została przewieziona z oddziału intensywnej opieki medycznej na ogólną salę chorych, działając zgodnie z firmowym regulaminem pracy, telefonicznie powiadomiła szefową o przyczynie swojej nieobecności oraz powodzie opóźnienia w zgłoszeniu tej informacji. Jej zachowanie było prawidłowe. Przełożona nie może zatem wyciągnąć wobec niej żadnych konsekwencji służbowych z tytułu tego opóźnienia.

Przykład

Sytuacja jak w przykładzie poprzednim. Pani Donata powiadomiła pracodawcę o przyczynie swojej absencji w firmie dopiero po wyjściu ze szpitala, co nastąpiło po 7 dniach od odzyskania przez nią przytomności. Szefowa pani Donaty może więc nałożyć na nią karę porządkową, ponieważ ze zwłoką wypełniła swój obowiązek informacyjny.

Autorka jest adwokatem

Przykład wyciągu regulaminu pracy X sp. z o.o. w Płocku

REGULAMIN PRACY X SP. Z O.O. ZS. W PŁOCKU

§ 6.1. Pracownik powinien usprawiedliwić nieobecność w pracy, zawiadamiając o przyczynie i przewidywanym czasie jej trwania, bezpośredniego przełożonego, ewentualnie – w przypadku nieobecności ww. – jego zastępcę. Za skuteczne zawiadomienie uznaje się wysłanie przez nieobecnego pracownika, opatrzonej jego imieniem i nazwiskiem, wiadomości tekstowej na służbowy telefon komórkowy bezpośredniego przełożonego, ewentualnie – w przypadku nieobecności ww. – jego zastępcy.

2. Wykaz służbowych telefonów komórkowych znajduje się u asystentki prezesa zarządu, a ponadto jest on umieszczony na stronie internetowej X sp. z o.o. w zakładce „kontakt".