Powód prywatnego wyjścia pracownika poza wiedzą szefa

Sierpniowa nowelizacja kodeksu pracy usankcjonowała możliwość prywatnych wyjść pracowników w godzinach pracy. Choć wcześniej zwolnienia od obowiązków w celu załatwienia osobistych spraw nie były zakazane, to brakowało stosownego uregulowania, na które podwładny mógł się powołać.

Brak nadgodzin

Poza dopuszczalnością stosowania takich zwolnień, w praktyce problematyczna była również kwestia ich odpracowywania, ponieważ często doprowadzało to do nadgodzin. Przed nowelizacją zatrudnieni mogli odpracowywać swoje zwolnienia wyłącznie w tej samej dobie pracowniczej. „Odrobienie" wyjścia w innym dniu, ponad obowiązujący pracownika limit, wiązało się z koniecznością wypłacenia mu dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Jeżeli zaś nie odpracował takiego zwolnienia, nie przysługiwało mu wynagrodzenie za czas, gdy pracy nie świadczył z powodu wyjścia prywatnego.

Obecnie w dodanym § 2

1

do art. 151 k.p. ustawodawca postanowił, że czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego etatowcowi w celu załatwienia osobistych spraw, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Warunkiem jest jednak to, żeby złożył w tej sprawie pisemny wniosek. Odpracowanie udzielonego zwolnienia nie może jednak  naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Przykład

Pracownik poinformował przełożonego, że w poniedziałek będzie chciał pracować 2 godziny dłużej, ponieważ we wtorek chce odbyć w czasie pracy z dzieckiem wizytę lekarską. W nowym stanie prawnym tych 2 godzin pracy w poniedziałek nie należy traktować jak pracy w godzinach nadliczbowych. Stanowią one bowiem czas odpracowywanego zwolnienia od pracy w kolejnym dniu. Warunkiem jest jednak przedłożenie przez pracownika pisemnego wniosku w tej sprawie.

Pensja bez zmian

Niekwalifikowanie dodatkowo przepracowanego czasu jako pracy w godzinach nadliczbowych to wyjątek od obowiązujących zasad. Za dłuższą dniówkę podwładnemu przysługuje zwykle nie tylko wynagrodzenie, ale też dodatek w wysokości 50 proc., a czasami nawet 100 proc. za każdą godzinę.

Istnieje możliwość, że pracodawcy będą próbować wykorzystać to odstępstwo jako narzędzie do obchodzenia przepisów o pracy w godzinach nadliczbowych. Należy się jednak liczyć z tym, że kwestia udzielania wolnego i jego odpracowywania będzie budziła zainteresowanie ze strony wizytujących zakład inspektorów pracy. Aby uniknąć sankcji, pracodawca powinien przestrzegać kilku zasad.

Zasada 1. Właściwa treść wniosku

Istotne jest przede wszystkim prawidłowe sformułowanie podania przez pracownika. Ustawodawca przewidział wyłącznie pisemną formę wniosku.  Warto stworzyć w zakładzie jeden wzór obowiązujący wszystkich podwładnych. Najlepiej wprowadzić go na podstawie regulaminu pracy, a w przypadku braku konieczności jego sporządzania – w drodze zarządzenia (obwieszczenia).

Na wypadek ewentualnej kontroli, wnioski pracowników należy odpowiednio przechowywać. Czas ich gromadzenia należy dostosować do okresu przedawnienia roszczenia o zapłatę dodatku i wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych za dany dzień.

Zasada 2. Celowe zwolnienie

Jak wskazują na to przepisy, wyjście w ciągu dnia pracownika musi mieć na celu „załatwienie spraw osobistych". Ustawodawca nie zdecydował się jednak na wprowadzenie katalogu sytuacji uprawniających do zwolnień od pracy. Podobnym sformułowaniem posługuje się natomiast w art. 141 k.p., który określa cel udzielania przerwy od pracy. Z całą pewnością nie są to takie wydarzenia w życiu pracownika, jak ślub jego dziecka czy pogrzeb najbliższej osoby. Kwestie udzielania wolnego w tych sprawach reguluje rozporządzenie MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281). Do kręgu spraw osobistych z pewnością należą zaś sprawy związane wyłącznie z osobą pracownika, jak choćby wizyta lekarska, załatwienie sprawy w urzędzie, czy konieczność odebrania chorego dziecka z przedszkola.

Zasada 3. Prawo do odmowy

Wnioskowanie o udzielenie wolnego przez podwładnych powinno dotyczyć takich spraw, których nie można załatwić poza godzinami pracy. Nie bez znaczenia jest również doniosłość przyczyny zwolnienia. Pracownicy nie powinni nadużywać danego im uprawnienia i zwracać się o wolne np. w celu wizyty u kosmetyczki. O ile udzielenie kilku godzin zwolnienia od zadań pracownikowi biurowemu nie powoduje większych utrudnień w funkcjonowaniu zakładu pracy, to już w przypadku podwładnego pracującego na linii produkcyjnej może być kłopotliwe w związku z koniecznością zorganizowania zastępstwa. W takich wypadkach pracodawca może odmówić zwolnienia w konkretnym dniu.

Przykład

Pracownik zatrudniony na produkcji złożył wniosek o zgodę na wyjście prywatne na kilka godzin. W tym dniu pracodawca nie miał jednak możliwości zapewnienia jego zastępstwa z powodu wysokiej absencji chorobowej wśród pracowników. Z tego względu odmówił uwzględnienia wniosku pracownika. Miał do tego pełne prawo.

Zasada 4. Zakaz pytania

Pracodawca może odmówić wolnego także wtedy, gdy ma wątpliwość, czy etatowiec rzeczywiście ma zamiar załatwiać sprawy osobiste. Ustalenie takich okoliczności może się jednak okazać bardzo trudne. Przełożony nie może bowiem żądać wskazania okoliczności uzasadniających potrzebę skorzystania z wolnego. Dane osobowe podwładnego są chronione przepisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Te dane to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Żądając uzasadnienia wniosku o zwolnienie pracodawca może więc wejść w posiadanie także informacji tzw. „wrażliwych" (sensytywnych), których przetwarzanie co do zasady jest zabronione. Ustawa zalicza do nich m.in.: dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz informacje dotyczące orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym (art. 27 ww. ustawy). Podanie przyczyny korzystania ze zwolnienia we wniosku, a następnie jego przechowywanie, mogłoby doprowadzić do przetwarzania danych osobowych, w tym sensytywnych.