Na podmiocie gospodarczym, który prowadzi działalność w formie osoby prawnej – spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – spoczywa szereg obowiązków związanych z funkcjonowaniem takiej spółki. Jednym z obowiązków zarządu spółki – zgodnie z art. 188 § 1 ustawy z 15 września 2000 r. kodeks spółek handlowych (DzU z 2000 r. nr 94, poz. 1037 z późn. zm., dalej: ksh) jest prowadzenie księgi udziałów z danymi wszystkich wspólników.

Jaka forma i treść

Jest to dokument wewnętrzny spółki, który winien być na bieżąco aktualizowany. Przy czym jako dokument może mieć zarówno formę papierową, jak i formę elektroniczną. Zgodnie ze wskazanym przepisem zarząd prowadzi księgę udziałów, w której wpisuje się nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika. Nadto należy również wpisywać wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów.

Co to oznacza

Wpis w księdze udziałów nie przesądza jednak o tym, kto faktycznie jest wspólnikiem, ponieważ ma znaczenie deklaratywne i pełni funkcję porządkową (wyrok Sądu Najwyższego z 26 lipca 2007 r., V 130/07). Można uznać, że wpis taki ma wręcz charakter ewidencyjny. Oznacza to, że taki wpis niczego nie tworzy ani nie zmienia, a tylko potwierdza zaistniałe zdarzenia prawne.

Takim zdarzenie prawnym jest to, że dany podmiot czy konkretna osoba ma status wspólnika w spółce.

Przykład

Jeśli Katarzyna Nowakowska nie jest wspólnikiem, a została błędnie wpisana w księdze udziałów jako wspólnik „ALFA" Sp. za o.o. z siedzibą w Radomiu, to wpis nie powoduje, że przez to stanie się ona wspólnikiem tej spółki. Jeśli natomiast Aleksander Kowalski nie zostanie wpisany w księdze udziałów jako wspólnik spółki z o.o. „Radość", choć nim w rzeczywistości jest, to brak takiego wpisu nie spowoduje, że w rzeczywistości nie jest on wspólnikiem.

Ten obowiązek koreluje z uprawnieniem wspólników do przeglądania księgi udziałów.

Gdy się zmieniają wspólnicy

Każdorazowa zmiana wspólników – udziałowców wymaga przedłożenia nowej (aktualnej) listy wspólników w sądzie rejestrowym. Lista taka – stosownie do dyspozycji art. 188 § 3 k.s.h. w związku z art. 19 k.s.h. musi być podpisana przez wszystkich członków zarządu. Obowiązkiem każdego z członków zarządu jest więc podpisanie takiej listy. W takim przypadku lista musi być sporządzona na piśmie. Ponadto lista winna zawierać informacje o wspólnikach – dane wspólników (nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną udziałów każdego z nich oraz wzmiankę o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału. Podstawą do sporządzenia takiej listy jest księga udziałów.

Czy tylko sama lista

Zarząd, przedkładając nową listę wspólników sądowi rejestrowemu nie ma obowiązku załączania dokumentów, które stanowią podstawę prawną zmiany wspólników (uchwała Sądu Najwyższego z 22 września 1993 r., III CZP 118/93). Członkowie zarządu nie mają więc obowiązku dokumentowania zmiany stanowiącej podstawę sporządzenia nowej listy wspólników spółki (wyrok NSA w Warszawie z 23 września 2009 r., II FSK 630/08). Wystarczy więc podpis członków zarządu pod aktualną listą wspólników, którym każdy z członków zarządu potwierdza stan faktyczny zgodny .z rzeczywistością.

Odpowiedzialność zobowiązanych

Mimo, że dokonanie wpisu w księdze udziału ma znaczenie deklaratywne, niewypełnienie tego obowiązku może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla zarządu spółki. Chodzi nie tylko o odpowiedzialność cywilną, ale również karną.

Jeśli członek zarządu spółki dopuszcza do tego, że zarząd nie prowadzi księgi udziałów, to podlega karze grzywny w wysokości do 20  tys. zł (art. 594 § 1 pkt 2 k.s.h.).

Nadto, zgodnie z art. 293 § 1 k.s.h. członek zarządu odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną zaniechaniem sprzecznym z prawem, chyba że wykaże brak swojej winy w tym zaniechaniu. W przypadku powstałej szkody członkowie zarządu odpowiadają solidarnie.

Należy zwrócić uwagę, że ustalenie bezprawności nie może się ograniczać tylko do ogólnikowego stwierdzenia, że działanie lub zaniechanie było sprzeczne z prawem. W takim przypadku trzeba wskazać, przytaczając konkretne przepisy prawa, na czym polegała owa sprzeczność zachowania członka zarządu ze wspomnianym przepisem (wyrok Sądu Najwyższego z 9 lutego 2006 r., V CSK 128/05).

Gdy nieprowadzenie księgi udziałów wyrządzi szkodę udziałowcom, to członkowie zarządu mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności odszkodowawczej – naprawienia szkody na zasadach ogólnych.

Przykład

Sąd rejestrowy wezwał zarząd „Europejski Holding Ekonomiczny" sp. z o.o. z siedzibą w Gorzowie Wielkopolskim do złożenia aktualnej księgi udziałów, wskazując siedmiodniowy termin do wykonania wezwania. Zarząd spółki (w osobie prezesa zarządu Krystiana Kwiatkowskiego i wiceprezesa zarządu do spraw ekonomiczno-finansowych Błażeja Janowskiego) nie złożył we wspomnianym terminie aktualnej księgi udziałów. Sąd rejestrowy nałożył na spółkę grzywnę w wysokości 2 tys. zł. Jeśli członkowie zarządu nie wykażą braku swojej winy  w zaniechaniu, są zobowiązani do solidarnego naprawienia powstałej szkody w kwocie 2 tys. zł.