Dni urlopu na żądanie zwanych potocznie kacowym nie ujmuje się w planie urlopowym ani w innych ustaleniach między stronami stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek go udzielić w terminie wskazanym przez pracownika.

Także esemesem

Podwładny ma obowiązek poinformować pracodawcę o niespodziewanym urlopie. Kodeks pracy nie precyzuje jednak, w jakiej formie ma tę informację przekazać. Oznacza to, że nie ma konieczności składania pisemnego wniosku urlopowego. Warto jednak posiadać dowód jego złożenia lub informację, że pracodawca wyraża zgodę na wypoczynek.

Pracownik może poinformować pracodawcę o zamiarze wykorzystania urlopu na żądanie za pomocą m.in.:

W myśl art. 1672 k.p. pracownik musi zgłosić żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Oznacza to, że powinien to zrobić przed rozpoczęciem swojego dnia pracy, tj. przed godziną, w której zaczyna pracę według obowiązującego go rozkładu.  Potwierdził to również Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06) przyjmując równocześnie, że regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie.

Pracownik, który nie zgłosi wniosku w powyższym terminie, nie poniesie konsekwencji, jeśli przyczyną były nadzwyczajne okoliczności. Powinien to jednak zrobić najszybciej, jak tylko będzie miał taką możliwość.

Wymiar bez zmian

Urlop na żądanie nie jest dodatkowym przywilejem. Pochodzi z puli wypoczynku przysługującego pracownikowi w zależności od stażu pracy (20 lub 26 dni).

Prawo do skorzystania z kacowego ma jedynie pracownik, któremu przysługuje urlop wypoczynkowy, czyli osoba zatrudniona na umowę o pracę. Do jego dyspozycji pozostają 4 dni wolnego na żądanie. Wymiar ten nie jest zależny od stażu zakładowego ani wymiaru czasu pracy.

Skorzystanie z urlopu na żądanie jest prawem pracownika. Pracodawca, do którego dojdzie żądanie podwładnego o wolne, ma obowiązek go udzielić. Zgoda szefa może też być dorozumiana. Jeśli więc nie odpowiada on na wniosek o urlop, podwładny może go rozpocząć. Co więcej, jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku  z 26 stycznia 2005 r. (II PK 197/04), nieobecność w pracy po zgłoszeniu przez pracownika żądania  udzielenia urlopu w trybie 1672 k.p., na które pracodawca nie udzielił odpowiedzi, nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

Istotne jest jednak, żeby etatowiec o taki urlop wnioskował. Samowolne udanie się na odpoczynek może bowiem zostać potraktowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych i stanowić podstawę wypowiedzenia umowy. Udzielenie urlopu to jednostronna czynność pracodawcy, zwalniająca z obowiązku świadczenia pracy i usprawiedliwiająca nieobecność zatrudnionego w firmie.

Brak zwolnienia

W wyjątkowych sytuacjach, gdy zagrożone jest dobro lub mienie zakładu, pracodawca może nie udzielić zgody na urlop w trybie żądania. Jak wskazał SN w wyroku z 28 października 2009 r. (II PK 123/09), obowiązek jego udzielenia nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności podwładnego w pracy.

Pracownik ma możliwość skorzystania z 4 dni nieplanowanego urlopu w roku. Sam decyduje, czy będą to kolejne dni, czy też wykorzysta każdy z nich oddzielnie. Wybranie tego urlopu nie jest jednak obowiązkowe. Jeżeli podwładny nie skorzysta z tego prawa, to niewykorzystane dni staną się w kolejnym roku „zwykłym" urlopem wypoczynkowym. Nie zwiększy on wymiaru urlopu na żądanie przysługującego w roku następnym.

Co jednak istotne, nie będzie tu miała zastosowania zasada, aby ten zaległy urlop (traktowany już jako zwykły wypoczynkowy) trzeba było wykorzystać do 30 września.

Przykład

Pracownik uprawniony do 20 dni urlopu wypoczynkowego, w 2012 r. wykorzystał jedynie 2 z 4 dni urlopu na żądanie. Łącznie w tym roku nie wykorzystał 8 dni urlopu wypoczynkowego (w tym 2 na żądanie). Zaległy urlop będzie musiał wykorzystać do 30 września 2013 r., przy czym już wyłącznie jako urlop zaplanowany.

—Angelika Ciastek-Zyska, radca prawny